Toen veel werknemers door corona gedwongen thuis moesten gaan werken, namen veel werkgevers maatregelen. Door de snelle veranderingen werden op korte termijn arbo- en ICT-middelen geregeld voor de thuiswerker en ook in de vergoedingensfeer werden vaak aanpassingen gedaan. Omdat thuiswerken een belangrijke rol blijft spelen, zien steeds meer werkgevers in dat een compleet thuiswerkbeleid noodzakelijk is.
In de praktijk merken we dat veel werkgevers nog worstelen met de fiscale gevolgen van thuiswerken. Inzicht hierin is wel zo handig bij het opstellen of optimaliseren van een thuiswerkbeleid. In deze blog lees je meer over de fiscale gevolgen van thuiswerken en de diverse relevante vergoedingen.
Dagvergoeding voor thuiswerken
Een thuiswerkvergoeding die per thuiswerkdag wordt uitbetaald is tot op heden de meest voorkomende vergoeding. Een werkgever mag deze onbelast vergoeden aan de werknemer als aan de voorwaarden van gerichte vrijstellingen wordt voldaan. Als de gerichte vrijstelling niet van toepassing is heeft de werkgever de volgende keuzes:
- Uitbetalen als brutoloon van de werknemer. Hierdoor worden loonheffingen ingehouden en betaalt de werkgever sociale premies over het toegekende bedrag
- De werkgever kan de vergoeding ook aanwijzen als eindheffingsloon. Voor de werknemer is de thuiswerkvergoeding dan alsnog netto loon. De aanwijzing moet dan wel gebruikelijk zijn. De vergoeding valt dan in de vrije ruimte van de Werkkostenregeling. Over het bedrag boven de vrije ruimte betaalt de werkgever 80 procent eindheffing.
Gerichte vrijstelling
In het Belastingplan 2022 introduceerde de regering een gerichte vrijstelling voor thuiswerken. Als werkgever mag je de thuiswerkvergoeding onbelast toekennen, als deze is aangewezen als eindheffingsloon. Hierdoor valt de thuiswerkvergoeding niet meer in de vrije ruimte van de Werkkostenregeling.
Samenloop met reiskostenvergoeding
Het is niet mogelijk om op één werkdag de thuiswerkvergoeding én de reiskostenvergoeding voor woon-werkverkeer naar de vaste werkplek toe te kennen. Als werkgever moet je dus kiezen welke van de twee vrijstellingen wordt toegepast. Reist de werknemer op een thuiswerkdag naar een andere plek dan de vaste werkplek (een zakelijke reis), dan kunnen beide vrijstellingen wel tegelijk worden toegepast. Lees ons eerdere artikel over de gerichte vrijstelling voor thuiswerkkosten.
Omdat de samenloop van de thuiswerkvergoeding en de reiskostenvergoeding voor veel werknemers gevolgen heeft voor het netto salaris, is het van belang om de reispatronen van je werknemers in beeld te krijgen. Bovendien mag vanaf januari 2022 een thuiswerkdag niet meer als reisdag worden aangewezen en verwacht het kabinet dat je afspraken maakt met je werknemers en deze ook schriftelijk vastlegt wanneer ze structureel van aard zijn.
ICT middelen
Om de thuiswerkplek in te richten zijn (ICT) middelen nodig. Om deze middelen onbelast te kunnen verstrekken of vergoeden is het zogenaamde noodzakelijkheidscriterium van belang. Als je als werkgever vindt dat een voorziening noodzakelijk is voor het kunnen vervullen van de dienstbetrekking door de werknemer, kan je deze onbelast vergoeden of verstrekken. Dit criterium is van toepassing op gereedschap, mobiele communicatiemiddelen, computers en aanverwante apparatuur. Denk hierbij aan computers, laptops, tablets, mobiele telefoons, smartphones, simkaarten en internet-dongels. Ook abonnementen voor internet en mobiele telefonie vallen hier onder.
Internetvergoeding
Wij krijgen veel vragen over een internetabonnement en de fiscale mogelijkheden voor een vergoeding. Vind het je het als werkgever noodzakelijk dat je werknemer voor het thuiswerken een internetaansluiting heeft (noodzakelijkheidscriterium), dan mag je deze onbelast vergoeden. De vergoeding valt dan onder de gerichte vrijstelling voor noodzakelijke voorzieningen. Het privévoordeel dat de werknemer heeft, is geen loon. Het is hierbij niet van belang of de werknemer fulltime of voor enkele dagen per week voor werkdoeleinden gebruikmaakt van de internetaansluiting. Uiteraard staat het je als werkgever wel vrij om de vergoeding naar rato toe te passen. De gerichte vrijstelling blijft ook gelden als de werknemer een eigen bijdrage voor het internetabonnement betaalt.
3-in-1 pakket
Vaak zie je dat de internetaansluiting onderdeel uitmaakt van een 3-in-1 pakket (internet, telefoon, televisie). Het is dan aan jou als werkgever om te bepalen welk deel van de factuur voor het internetgedeelte is. Enkel dit gedeelte valt dan onder de gerichte vrijstelling. Besluit je toch het gehele samengestelde bedrag te betalen, dan is het resterende bedrag belast loon, tenzij je dit aanwijst als eindheffingsloon in de vrije ruimte van de Werkkostenregeling.
Arbovoorzieningen
Voorzieningen bij de werknemer thuis die voortkomen uit het bij jouw geldende arbobeleid, kun je ook onbelast vergoeden door gebruik te maken van de gerichte vrijstelling. Denk bijvoorbeeld aan een beeldschermbril, bureau, bureaustoel of een bureaulamp.
Eén van de overige voorwaarden om van deze gerichte vrijstelling gebruik te maken is dat de werknemer geen eigen bijdrage voor de arbovoorziening betaald. Kiest de werknemer echter voor een luxere/duurdere uitvoering van de arbovoorziening dan mag hij voor de meerprijs een eigen bijdrage betalen. Voor het basisbedrag mag je als werkgever de gerichte vrijstelling blijven toepassen.
Thuiswerken en de vrije ruimte binnen de Werkkostenregeling (WKR) in de praktijk
Hoe geven werkgevers invulling aan de verschillende vergoedingen en verstrekkingen voor het thuiswerken? We geven je graag enkele voorbeelden.
1. Onbelaste vergoeding voor een thuiswerkplek
Veel bedrijven geven een eenmalige vergoeding voor het inrichten van een ergonomische werkplek. Medewerkers kunnen dan binnen een vastgesteld budget declaraties indienen voor de inrichting van de thuiswerkplek. Daarnaast zijn er organisaties die kiezen voor een vaste thuiswerkvergoeding voor bijvoorbeeld gas, water, licht, koffie/thee en toiletpapier. Ook voor het internetgebruik thuis zien we vaak vergoedingen voorbij komen. Deze vergoedingen gaan vaak ten koste van de vaste reiskostenvergoeding.
2. Thuiswerken en de vaste reiskostenvergoeding
Sommige werkgevers blijven de vaste reiskostenvergoeding doorbetalen, ook al werken hun werknemers op grote schaal thuis. Andere werkgevers hebben de reiskostenvergoeding (deels) stopgezet en zetten daar een thuiswerkvergoeding tegenover. Stopzetten wordt over het algemeen als eerlijker ervaren, omdat de werknemer die dichtbij woont dan minder geld zou krijgen dan een collega die ver weg woont, terwijl beiden geen reiskosten maken.
3. Vaste onkostenvergoeding
Om werknemers tegemoet te komen in de kosten die ze maken voor thuiswerken, kiezen sommige werkgevers voor een vaste onkostenvergoeding. De vaste reiskosten zijn geschrapt en kunnen apart worden gedeclareerd. Daarnaast stellen ze aan thuiswerkers (bijvoorbeeld elke vijf jaar) een budget beschikbaar om hun thuiskantoor in te richten. Ook worden er soms afspraken gemaakt over ‘het recht om onbereikbaar te zijn’.
4. Digitale applicatie
Een digitale applicatie kan helpen om administratieve rondslomp te voorkomen. Afhankelijk van waar ze die dag werken, krijgen werknemers een onbelaste thuiswerkvergoeding. Dit geven ze per dag aan in de app. De app registreert woon-werkverkeer op basis van gps. In dit geval staat daar een reiskostenvergoeding tegenover en is er geen thuiswerkvergoeding.
5. Thuiswerken vastleggen
Nu thuiswerken een blijvertje blijkt te zijn, zijn bedrijven er aan toe om dit nieuwe beleid te verankeren in de arbeidsvoorwaarden en een thuiswerkovereenkomst en/of – beleid. De fiscale duiding van de verschillende vergoedingen en verstrekkingen is daarbij een belangrijk aandachtspunt om mee te nemen. Ik adviseer je om in je overeenkomst al aan je aanwijsverplichting vanuit de Werkkostenregeling te voldoen.
Vragen over de vrije ruimte binnen de werkkostenregeling?
Dit overzicht geeft je hopelijk opheldering en inspiratie over de fiscale gevolgen van thuiswerken. Vanzelfsprekend verschillen de aandachtspunten per organisatie. Ziet dit artikel dus niet als een juridisch advies. Wij helpen graag bij het op maat bepalen van een passende vergoedingenstructuur en het opstellen of verder optimaliseren van het thuiswerkbeleid. Neem hiervoor contact met ons op.
Benut jij de WKR al optimaal?
Snel en efficiënt inzicht in jouw persoonlijke WKR-situatie? De WKR-check biedt uitkomst! Laat je gegevens bij ons achter om een vrijblijvend WKR-check voorstel aan te vragen. Wij nemen dan zo snel mogelijk contact met je op.