Sigma Personeelsdiensten

Sigma Personeelsdiensten als verwerker

Als Sigma Personeelsdiensten hebben we een verwerkersovereenkomst opgesteld voor de diensten waar wij optreden als verwerker. Onder de nieuwe wetgeving is een verwerker een partij die in opdracht van een bedrijf gegevens verwerkt. Een verwerker mag dit alléén doen met het doel dat hem via de opdracht wordt opgedragen. De diensten waar wij optreden als verwerker en uitvoerder in opdracht, en met specifieke instructies, van je als klant zijn:

  • Het verwerken van salarissen.
  • Overeengekomen specifieke werkzaamheden.
  • Het opstellen van fiscale aangiftes.
  • Het invullen van aanvragen, formulieren, etc.

Als je klant bij ons bent of wordt voor deze diensten, zullen wij een verwerkersovereenkomst met je afsluiten. Hiermee voldoe je voor wat betreft die diensten aan de nieuwe privacywetgeving.

Sigma Personeelsdiensten als verantwoordelijke

Voor alle andere diensten, zoals advieswerkzaamheden, geldt dat Sigma Personeelsdiensten verantwoordelijke is. Met de wettelijke term ‘verantwoordelijke’ wordt degene aangeduid die beslist over het doel en de middelen voor de verwerking van persoonsgegevens. De verantwoordelijke beslist of persoonsgegevens verwerkt worden, om welke soort verwerking het gaat, welke persoonsgegevens verwerkt worden en voor welk doel en op welke manier de verwerking plaatsvindt. Binnen Sigma Personeelsdiensten zijn de volgende ondernemingen verantwoordelijke voor de verwerking van persoonsgegevens:

  • Sigma Personeelsdiensten B.V.
  • Sigma P&O B.V.

Privacy Officer

Voor al je vragen over deze verklaring kun je terecht bij de Privacy Officer van Sigma Personeelsdiensten, namelijk:

Naam:                  R. (Roy) Schuitemaker
Tel:                        0113 239 400
E-mail:                 privacy@sigmapersoneel.nl

Welke persoonsgegevens verwerken wij?

Sigma Personeelsdiensten verwerkt je persoonsgegevens doordat je gebruik maakt van onze diensten en/of omdat je deze zelf actief aan ons verstrekt. De wettelijke betekenis van het begrip ‘verwerken’ is heel ruim en houdt onder meer in: het verzamelen, bewaren, raadplegen, gebruiken en verwijderen van persoonsgegevens. Afhankelijk van de door jou gebruikte diensten verwerken wij de volgende persoonsgegevens:

Persoonsgegevens
Bankrekeningnummer Verlofgegevens
Belonings-, uitkerings- of pensioengegevens Beroep en betrekking
Burgerservicenummer (BSN) E-mailadres
Financiële bijzonderheden Functioneringsgegevens
Geboortedatum Gegevens betreffende arbeidsongeschiktheid
Gerechtelijke gegevens Geslacht
Internetbrowser en apparaat type Kenteken
Kopieën van legitimatiebewijzen Loonheffingsnummer
Lidmaatschappen Naam, Adres- en Woonplaatsgegevens (NAW)
Locatiegegevens (IP-adres bijv.) Toegangs- of identificatiegegevens
Opleidingsgegevens Verzuimgegevens
Profiellinks social media Vrijetijdsbesteding en interesses
Telefoonnummer(s)

 

Waarom verwerken wij persoonsgegevens?

Sigma Personeelsdiensten verwerkt je persoonsgegevens voor de volgende doelen:

  1. Het leveren van overeengekomen diensten.
  2. Het leveren van ondersteuning.
  3. Het verzenden van facturen en de invordering van betalingen.
  4. Het verzenden van gerichte marketing en reclame, updates en promotionele aanbiedingen op grond van uw communicatievoorkeur.
  5. Om u te kunnen bellen of e-mailen indien dit nodig is om onze dienstverlening uit te kunnen voeren.
  6. Om u te informeren over wijzigingen van onze diensten en producten.
  7. Sigma Personeelsdiensten analyseert uw gedrag op de website om daarmee de website te verbeteren en het aanbod van producten en diensten af te stemmen op uw voorkeuren.
  8. Sigma Personeelsdiensten verwerkt ook persoonsgegevens als wij hier wettelijk toe verplicht zijn, zoals gegevens die wij nodig hebben voor onze belastingaangifte en controle van onze eigen administratie door de extern accountant.
  9. Tot slot verwerkt Sigma Personeelsdiensten bepaalde gegevens voor historische en/of statistische doeleinden.

Van wie verwerken wij persoonsgegevens?

Wij verwerken persoonsgegevens van personen met wie wij direct of indirect een relatie willen krijgen, hebben of hebben gehad. Hierbij kan gedacht worden aan:

  • Potentiële klanten, bestaande klanten, hun vertegenwoordigers en hun belanghebbenden.
  • Alle medewerkers en andere natuurlijke personen die aan een bedrijf of organisatie zijn verbonden waar wij een relatie mee hebben.
  • Bezoekers van onze website (sigmapersoneel.nl).

Hoe lang bewaren wij gegevens en op basis van welke grondslag?

Sigma Personeelsdiensten bewaart je persoonsgegevens niet langer dan strikt nodig is om de doelen te realiseren waarvoor je gegevens worden verzameld, tenzij de wet van ons vraagt om het langer te bewaren. Hoe lang wij welke gegevens precies bewaren, hangt ook af van de diensten waarvoor de gegevens zijn verzameld. Waar persoonsgegevens van sommige diensten al na 7 jaar niet meer bewaard hoeven te worden, verlenen wij ook adviesdiensten waar je als klant vertrouwd op een langere bewaartermijn. Hieronder zijn voor de belangrijkste diensten en activiteiten de bewaartermijnen van de persoonsgegevens beschreven. Ook na afloop van die periode kunnen we gegevens langer bewaren indien nodig. Dit doen wij dan enkel met jou uitdrukkelijke, schriftelijke (waaronder e-mail) toestemming.

Verwerking: Klantbeheer
Onderstaande persoonsgegevens worden verwerkt en bewaard zolang je klant bij ons bent en alleen met jou uitdrukkelijke toestemming. Als je om wat voor reden dan ook geen klant meer bij ons bent, worden de gegevens 7 jaar bewaard voor de doelen zoals eerder in deze privacyverklaring aangegeven.

(Categorie) Persoonsgegevens
Naam, Adres- en Woonplaatsgegevens (NAW)
Telefoonnummer(s)
E-mailadres
Burgerservicenummer (BSN)
Geboortedatum
Geslacht
Bankrekeningnummer
KvK nummer
Profiellinks social media
Vrijetijdsbesteding en interesses


Verwerking: personeels-,  salarisadministratie & -advisering
Voor deze verwerking geldt de wettelijke verplichting om gegevens 7 jaar te bewaren. Overige gegevens (bijvoorbeeld in het kader van advisering) worden niet langer dan noodzakelijk bewaard. Onderstaande gegevens kunnen verwerkt worden wanneer je gebruik maakt van onze personeels-, salarisadministratie of -adviseringsdiensten.

(Categorie) Persoonsgegevens
Belonings-, uitkerings- of pensioengegevens
Beroep en betrekking
Financiële bijzonderheden
Gegevens betreffende arbeidsongeschiktheid
Gerechtelijke gegevens
Kopieën van legitimatiebewijzen
Lidmaatschappen
Opleidingsgegevens
Toegangs- of identificatiegegevens
Verlof- en verzuimgegevens
Kentekens

 

Communicatie & Marketing (nieuwsbrieven, mailingen en evenementen)
Wij vinden het belangrijk om met onze klanten, of potentiële klanten en relaties te communiceren. Daarvoor kunnen wij onderstaande gegevens gebruiken, die actief door jou zelf zijn verstrekt. Deze gegevens worden bewaard zolang je jou toestemming hebt gegeven. Je kunt je eenvoudig via iedere nieuwsbrief, mailing of uitnodiging voor een evenement uitschrijven uit ons systeem.

(Categorie) Persoonsgegevens
Naam, Adres- en Woonplaatsgegevens (NAW)
Telefoonnummer(s)
E-mailadres
Geslacht
Beroep en betrekking
Locatiegegevens (IP-adres bijv.)
Beeld- en geluidsopnamen

Met wie delen wij uw gegevens?

Met bedrijven die je gegevens verwerken in onze opdracht, sluiten wij een verwerkersovereenkomst om te zorgen voor eenzelfde niveau van beveiliging en vertrouwelijkheid van je gegevens. Sigma Personeelsdiensten blijft verantwoordelijk voor deze verwerkingen.

Daarnaast verstrekt Sigma Personeelsdiensten je persoonsgegevens aan andere derden. Sigma Personeelsdiensten deelt je persoonsgegevens met verschillende derden als dit noodzakelijk is voor het uitvoeren van de overeenkomst, om te voldoen aan een eventuele wettelijke verplichtingen, of met je uitdrukkelijke toestemming en alléén voor de in deze privacyverklaring opgesomde doelen.

Afhankelijk van de door jou gebruikte diensten geven wij – alleen met jou toestemming – je gegevens door aan de volgende (categorieën van) derden:

Categorie derden Naam / Beschrijving Doel
Belastingdienst Belastingdienst. Voor het doen van loonaangifte.
Financieel dienstverleners Pensioenfondsen / -verzekeraars. Loonopgaven.
Arbodiensten Diverse arbodiensten. Verzuimmeldingen.

 

De van toepassing zijnde rechtsmacht (ook wel jurisdictie genoemd) van de hierboven genoemde partijen betreft altijd Nederland, tenzij anders is vermeld.

Cookies, of vergelijkbare technieken, die wij gebruiken

Een cookie is een klein tekstbestand dat bij het eerste bezoek aan deze website wordt opgeslagen in de browser van je computer, tablet of smartphone. Sigma Personeelsdiensten gebruikt functionele, analytische en tracking cookies in haar website www.sigmapersoneel.nl.

  • Functionele cookies: dit zijn cookies met een puur technische functionaliteit. Deze zorgen ervoor dat de website naar behoren werkt en dat bijvoorbeeld uw voorkeursinstellingen onthouden worden.
  • Tracking cookies: dit zijn cookies die uw surfgedrag bijhouden zodat we voor uw relevante informatie kunnen tonen.
  • Analytische cookies: deze cookies gebruikt om de gebruiksvriendelijkheid van de website te kunnen verbeteren en het gebruik van (delen van) de website te kunnen meten.

Bij je eerste bezoek aan onze website hebben wij je al geïnformeerd over deze cookies en toestemming gevraagd voor het plaatsen ervan. Je kunt je altijd zelf afmelden voor cookies door je internetbrowser zo in te stellen dat deze geen cookies meer opslaat. Daarnaast kun je ook alle informatie die eerder is opgeslagen via de instellingen van je browser verwijderen.

Omdat wij als Sigma Personeelsdiensten transparant willen zijn over welke gegevens wij van je verzamelen vindt je hieronder een overzicht van de cookies die wij gebruiken:

Naam cookie Functie Bewaartermijn
_utma Deze cookie van Google Analytics houdt bij hoeveel keer een bezoeker de website van Sigma Personeelsdiensten heeft bezocht, wanneer het eerste bezoek was en wanneer het laatste bezoek plaatsvond. 2 jaar
_utmb Deze cookie van Google Analytics registreert het tijdstempel van het exacte moment waarop een bezoeker de website binnenkomt. 30 minuten
_utmc Deze cookie van Google Analytics registreert het tijdstempel van het exacte moment waarop een bezoeker de website verlaat. 1 jaar
_utmt Deze cookie van Google Analytics geeft het type bezoek aan, bijvoorbeeld een webpagina, een afbeelding etc. 3 minuten
_utmz Deze cookie van Google Analytics houdt bij waar de bezoeker vandaan kwam, welke zoekmachine u heeft gebruikt, op welke link u heeft geklikt en welk zoekwoord u heeft gebruikt. 6 maanden
PHPSESSID De cookie hoort bij PHP (een programmeertaal om de website te kunnen laten functioneren) en zorgt ervoor dat de website gegevens kan opslaan die niet kunnen worden opgeslagen zonder dat ze eerst naar een geschikte bestandsindeling te converteren. Op de website van Sigma Personeelsdiensten wordt deze gebruikt om een gebruikerssessie tot stand te brengen en om deze gegevens door te geven via een tijdelijke cookie, die doorgaans een sessie-cookie genoemd wordt. Wanneer de browsersessie beëindigd wordt.
SERVERID Deze cookie wordt gebruikt zodat de website van Sigma Personeelsdiensten weet welke server is gebruikt voor het bezoeken van de website. 1 jaar

 

Welke rechten heb je? Gegevens inzien, aanpassen of verwijderen

Je hebt het recht om je persoonsgegevens in te zien, te corrigeren of te verwijderen. Daarnaast heb je het recht om je eventuele toestemming voor de gegevensverwerking in te trekken of bezwaar te maken tegen de verwerking van je persoonsgegevens door Sigma Personeelsdiensten. Ook heb je het recht op gegevensoverdraagbaarheid. Dat betekent dat je bij ons een verzoek kunt indienen om de persoonsgegevens die wij van je beschikken in een computerbestand naar jou of een ander, door je genoemde organisatie, te sturen.

Je kunt een verzoek tot inzage, correctie, verwijdering, gegevensoverdraging van je persoonsgegevens, een verzoek tot intrekking van je toestemming of een bezwaar op de verwerking van je persoonsgegevens sturen naar de Privacy Officer (privacy@sigmapersoneel.nl).

Om er zeker van te zijn dat het verzoek tot inzage door je is gedaan, vragen wij je een kopie van je identiteitsbewijs met het verzoek mee te sturen. Maak in deze kopie je pasfoto, MRZ (machine readable zone, de strook met nummers onderaan het paspoort), paspoortnummer en Burgerservicenummer (BSN) zwart. Dit ter bescherming van je privacy. We reageren zo snel mogelijk, maar uiterlijk binnen vier weken, op je verzoek.

Hoe beveiligen wij persoonsgegevens?

Sigma Personeelsdiensten neemt de bescherming van je gegevens serieus en neemt passende maatregelen om misbruik, verlies, onbevoegde toegang, ongewenste openbaarmaking en ongeoorloofde wijziging tegen te gaan. Voor toelichting op welke beveiligingsmaatregelen wij nemen, zie www.sigmapersoneel.nl/beveiliging. Als je de indruk hebt dat je gegevens niet goed beveiligd zijn of er aanwijzingen zijn van misbruik, neem dan contact op met de Privacy Officer (privacy@sigmapersoneel.nl).

Wijzigen van privacyverklaring

Sigma Personeelsdiensten is gerechtigd om deze privacyverklaring te updaten door een nieuwe versie te plaatsen op de website. Het is dit kader aan te raden om regelmatig de website en de betreffende pagina waarop de privacyverklaring wordt weergegeven, te raadplegen om zeker te zijn dat je kennis hebt van enige wijzigingen. Daarnaast zullen wij je per e-mail op de hoogte brengen van belangrijke wijzigingen in deze privacyverklaring.

Andere websites

De website kan mogelijks hyperlinks bevatten naar andere websites. In geen geval is Sigma Personeelsdiensten verantwoordelijk voor het privacy beleid of de privacy praktijken van enige derde partij.

Klachten

Wanneer je klachten hebt betreffende de manier waarop Sigma Personeelsdiensten je persoonsgegevens verzamelt, gebruikt en/of verwerkt, kan je een klacht indienen bij de Privacy Officer (privacy@sigmapersoneel.nl).

Je kunt ook, als je het niet eens bent met een bepaalde verwerking van uw persoonsgegeven, een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens. Zie hiervoor www.autoriteitpersoonsgegevens.nl.

Download hier de privacyverklaring in PDF.

Voor het laatst gewijzigd op: 22 maart 2019.