Sigma Personeelsdiensten

Praktische tips voor het voeren van een verzuimgesprek

Verzuimgesprekken zijn een essentieel onderdeel van een goed verzuimbeleid en een essentieel instrument om ziekteverzuim te verlagen. Een verzuimgesprek is een gesprek tussen een leidinggevende en zieke medewerker over het verzuim. Zo’n gesprek gaat over de praktische consequenties en niet over de medische kant van de ziekte. Daarnaast kan je tijdens zo’n gesprek bekijken of de oorzaak van de ziekte (mede) in de werksfeer ligt.

Een prettig en effectief verzuimgesprek voeren Gebruik onze checklist

Om frequent verzuim te verminderen en langdurig verzuim te voorkomen moet de manager zich in het gesprek invoelend naar de werknemer opstellen, al is het ook belangrijk om grenzen te stellen en duidelijkheid te scheppen. Bij het terugkeergesprek staan evaluatie en monitoring centraal.

Het voeren van verzuimgesprekken heeft vele voordelen. Een goed verzuimgesprek levert het volgende op:

  • Snelle re-integratie bevorderen
  • Achterliggende problemen achterhalen
  • Onterechte of onnodige ziekmeldingen voorkomen
  • Toekomstig verzuim beperken
  • Op de hoogte van de situatie van de werknemer blijven
  • De werknemer blijft op de hoogte van de situatie binnen het bedrijf
  • De drempel voor de werknemer om na ziekte terug te keren verlagen

Het verzuimgesprek

Er zijn drie momenten voor een verzuimgesprek:

  • Bij de ziekmelding
  • Gedurende het herstelproces bij langdurig verzuim (minimaal eens per zes weken)
  • Bij terugkeer op het werk

Zorg ervoor dat bij elk gesprek van tevoren is bepaald wat het doel van het gesprek is. Maak van elk gesprek een samenvatting en voeg dat in het personeel- of re-integratiedossier.

Verzuimgesprek bij ziekmelding

Het eerste verzuimgesprek vindt meteen bij de telefonische ziekmelding plaats. Dit gebeurt altijd onverwachts, dus weet wat je in het geval van zo’n gesprek moet doen.

Bij een ziekmelding moet minimaal het volgende worden besproken:

  • De globale situatie van de werknemer
  • Werkzaamheden en afspraken die moeten worden waargenomen, verzet of afgezegd
  • Afspraken over het verdere proces van ziekteverzuim, zoals de afspraak om later opnieuw contact op te nemen en te kijken hoe het gaat

De werknemer hoeft niet in detail te treden over de aard en oorzaak van zijn ziekte. Als leidinggevende mag je daar zelfs niet naar vragen. Aan de bedrijfsarts moet de werknemer wel medische informatie verstrekken. Het komt vaak voor dat een werknemer uit zichzelf vertelt wat er medisch aan de hand is. Met deze informatie moet uiterst zorgvuldig worden omgesprongen. Vertel dus niet aan het team wat de zieke heeft, tenzij dat van tevoren goedgekeurd is door de medewerker.

Dit kun je wel vragen:

  • Wil je vertellen wat er aan de hand is?
  • Kun je een inschatting geven van hoelang je afwezig zult zijn?
  • Kunnen we aanpassingen doen waarmee je weer aan het werk kunt?
  • Waar kan ik je bereiken?

Verzuimgesprek bij frequent verzuim

Als frequent ziekteverzuim wordt genegeerd kan dit leiden tot langdurig ziekteverzuim of een toename van het ziekteverzuim in de organisatie. Daarom is het belangrijk dat je daar bij frequent ziekteverzuim met de werknemer over in gesprek gaat. Houd de volgende aandachtspunten in gedachten.

  • Maak een aparte afspraak om het frequent ziekteverzuim te bespreken
  • Achterhaal tijdens het gesprek de oorzaken
  • Vraag aan de werknemer of en hoe hij denkt dat het verzuim verholpen kan worden
  • Vraag aan de werknemer of hij eventueel aanpassingen nodig heeft
  • Maak afspraken en leg deze vast
  • Maak een vervolgafspraak voor evaluatie en bijstelling van de gemaakte afspraken

Verzuimgesprek tijdens verzuimperiode

Als het verzuim langer dan een aantal dagen gaat duren, moet er meer gebeuren: de bedrijfsarts moet ingeschakeld worden, het plan van aanpak moet worden gemaakt, er moet overlegd worden met de bedrijfsarts en met de werknemer moet minimaal eens in de zes weken een gesprek worden gevoerd.

Deze laatste gesprekken zijn soms behoorlijk gecompliceerd. Om zulke gesprekken constructief en goed te laten verlopen zijn twee dingen belangrijk: een goede voorbereiding en sociaal inzicht.

Praktische tips voor het voeren van een verzuimgesprek

Voorbereiding van het verzuimgesprek

Om te beginnen moet de leidinggevende het doel van het gesprek vaststellen. Wat wil je bereiken met het gesprek? Vervolgens moet je je grondig verdiepen in de situatie en de omstandigheden van de werknemer. Voorbereiden betekent ook vooruitkijken. Hoe zal de werknemer reageren? Welke belangen en wensen heeft de werknemer? Hoe kun je daarop anticiperen? Je moet ook van tevoren weten welke eisen je mag en/of moet stellen aan de werknemer. We raden aan om daarbij overleg te voeren met de bedrijfsarts en andere betrokkenen, zoals HR en/of de casemanager.

Actiepunten bij de voorbereiding zijn:

  • Stel de onderwerpen vast
  • Informeer de werknemer over de inhoud van het gesprek
  • Wees op de hoogte van de hele situatie van de werknemer
  • Verplaats jezelf in de situatie van de zieke werknemer
  • Overleg met de bedrijfsarts
  • Overleg met interne betrokkenen en deskundigen
  • Anticipeer op mogelijke reacties van de werknemer
  • Zorg voor een ruimte waar niemand het gesprek kan verstoren
  • Bepaal welk soort afspraken je met de werknemer wilt maken

Sociaal inzicht

Voor het voeren van een effectief verzuimgesprek is sociaal inzicht noodzakelijk. In de eerste plaats omdat de werknemer ziek is. In de tweede plaats omdat er een machtsverschil is tussen jou en de zieke werknemer. En in de derde plaats omdat de gespreksstof zich meestal niet voor het puntsgewijs afwerken van actiepunten leent. Als je denkt dat je niet over genoeg vaardigheden beschikt, biedt een communicatietraining wellicht uitkomst.

Hieronder vind je enkele punten waar je bij het voeren van verzuimgesprekken extra op moet letten:

  • Stel de werknemer op zijn gemak
  • Laat merken dat je het beste met de werknemer voorheeft
  • Geef de werknemer ruimte voor zijn inbreng
  • Luister naar de werknemer
  • Controleer of je de werknemer goed begrepen heeft
  • Vat tijdens het gesprek geregeld samen wat er is besproken
  • Stel open vragen
  • Je hoeft het niet eens te zijn met de werknemer
  • Wees je bewust van jouw (machts)positie
  • Breng rust in het gesprek
  • Maak duidelijke afspraken
  • Rond het gesprek af

Realiseer je je verder dat een zieke werknemer vanzelfsprekend wordt beïnvloed door het feit dat hij zich ziek voelt. Hierdoor kan hij anders reageren dan men gewend is. Als je hier tactvol en adequaat op inspeelt, voorkom je miscommunicatie.

Let ten slotte tijdens een verzuimgesprek op de non-verbale communicatie. Gedrag zoals harder praten, wegkijken, armen voor de borst kruisen of de handen krampachtig toeknijpen, zijn signalen waar je wat mee moet. Benoem de signalen die je ziet en vraag de werknemer wat er aan de hand is.

Terugkeergesprek

Als de werknemer weer (gedeeltelijk) terugkeert naar de werkplek, moet je ook een gesprek voeren. In deze gesprekken kunnen de volgende zaken aan de orde komen:

  • De gezondheidssituatie van de werknemer op het moment van terugkeer
  • In hoeverre de werknemer zijn taken weer oppakt
  • Of aanpassing van de werkplek of werkzaamheden nodig is
  • Of de werknemer zich direct weer onder de collega’s begeeft of dit langzaam opbouwt
  • De stand van zaken wat betreft de taken van de werknemer
  • De algemene stand van zaken binnen het bedrijf of team waar de werknemer actief is
  • De stappen die ondernomen moeten worden om nieuw ziekteverzuim te voorkomen
  • Welke begeleiding de werknemer verder nog nodig heeft
  • Eventueel een vervolgafspraak om te evalueren hoe de terugkeer verloopt

Verzuimgesprekken zijn een essentieel onderdeel van een goed verzuimbeleid en een essentieel instrument om ziekteverzuim te verlagen. Een verzuimgesprek is een gesprek tussen een leidinggevende en zieke medewerker over het verzuim. Zo’n gesprek gaat over de praktische consequenties en niet over de medische kant van de ziekte. Daarnaast kan je tijdens zo’n gesprek bekijken of de oorzaak van de ziekte (mede) in de werksfeer ligt.

Als werkgever heb je meer invloed op ziekteverzuim dan je denkt. Inzicht is daarbij belangrijk. Sigma Personeelsdiensten helpt je graag inzicht te verkrijgen en biedt je handvatten om hier meer grip op te krijgen. Lees meer over onze stapsgewijze aanpak of neem contact met ons op. Wij vertellen je graag meer over verzuimbegeleiding!