Vergeet dit niet bij het overlijden van een medewerker

Checklist bij het overlijden van een medewerker

In onderstaande checklist lees je aan welke zaken je moet denken bij het overlijden van een medewerker.

Binnen het bedrijf

• Stel je collega’s op de hoogte van het overlijden van een medewerker. Zorg ervoor dat de manager of directeur de naaste collega’s persoonlijk op de hoogte stelt. Stuur naar andere collega’s een e-mail met daarbij eventueel een kopie van de rouwkaart.
• Stem goed af wie namens het bedrijf en de collega’s contactpersoon is. Deze persoon heeft contact met de nabestaanden en toont medeleven namens het bedrijf. Overleg met de nabestaanden of ze condoleancebezoek, aanwezigheid bij de uitvaart, een rouwadvertentie en bloemen bij de uitvaart op prijs stellen. Wanneer bezoek welkom is, zorg er dan voor dat minimaal de leidinggevende en iemand van HR gaan.
• Geef werknemers de mogelijkheid om hun condoleances over te brengen aan de nabestaanden. Leg op een centrale plaats in het bedrijf een condoleanceboek neer of open een condoleanceregister op het intranet. Informeer de werknemers hier duidelijk over.
• Plaats een rouwadvertentie.
• Informeer werknemers over de details van de uitvaart en stel ze in de gelegenheid om naar de uitvaart te gaan. Dat kan belangrijk zijn voor het rouwproces. De ervaring leert dat aanwezigheid bij de uitvaart door de nabestaanden zeer wordt gewaardeerd. Informeer de werknemers of je hen buitengewoon verlof verleent voor het bijwonen van de uitvaart of dat zij hiervoor verlof moeten aanvragen. Stem wel goed af wie er naar de uitvaart gaan en houd rekening met eventuele coronamaatregelen.
• Houd er rekening mee dat bepaalde afdelingen op de dag van de uitvaart niet of nauwelijks bezet zullen zijn. Regel bijvoorbeeld telefoonopvang door andere afdelingen. Als het bedrijf gesloten is, vermeld dit dan eventueel in de rouwadvertentie.
• Informeer externe contacten over het overlijden van de werknemer. Zorg dat een collega de afspraken overneemt of annuleer deze.

Nabestaanden

• Stuur zo snel mogelijk na het overlijden een condoleancebrief aan de nabestaanden. Geef in deze brief aan op welke termijn je hen informeert over de afwikkeling van het dienstverband.
• Maak na de uitvaart een afspraak met de nabestaanden over de afwikkeling van het dienstverband en het retourneren van de persoonlijke eigendommen. Zet de informatie over de afwikkeling van het dienstverband duidelijk op schrift, zodat de nabestaanden dit naderhand in alle rust na kunnen lezen.

Afwikkeling van het dienstverband

• Als een werknemer overlijdt, eindigt de arbeidsovereenkomst automatisch (van rechtswege). Bij het overlijden van een medewerker hoef je dus geen actie te ondernemen om het dienstverband te beëindigen. Het maakt niet uit of er sprake was van een tijdelijk of vast contract.
• De betalingsverplichting loopt nog kort door, omdat je verplicht bent om de nabestaanden van de werknemer een overlijdensuitkering te betalen en omdat er nog een eindafrekening van de dienstbetrekking komt.
• De verplichte overlijdensuitkering is gelijk aan het bedrag van het loon waarop de werknemer voor zijn overlijden recht had over één maand, gerekend vanaf de dag van het overlijden. In de (collectieve) arbeidsovereenkomst kan een langere periode dan één maand zijn bepaald.
• Bij overlijden van de werknemer mag je zijn levenslooptegoed – voor zover daar nog sprake van is – aan de erfgenamen ter beschikking stellen. Voor de loonheffingen, met uitzondering van de werknemersverzekeringen, is het levenslooptegoed in dat geval loon uit tegenwoordige dienstbetrekking van de overleden werknemer.
• Stel de eindafrekening op. Betrek hierin onder meer (en voor zover van toepassing): het laatste salaris, vakantietoeslag/vakantiegeld, afrekening gratificaties, winstdelingen, personeelsobligaties, afrekening vakantiedagen, afrekening leaseauto, verlofsparen en levensloop.
• Breng de personeels- en salarisadministratie op de hoogte.
• Licht de relevante instanties, zoals de collectieve ziektekostenverzekeraar, in over het overlijden van de werknemer. De Basisregistratie Personen geeft het overlijden automatisch door aan UWV, pensioenfonds en Belastingdienst.
• Als een werknemer overlijdt als gevolg van een arbeidsongeval, ben je verplicht om dit te melden bij de Arbeidsinspectie. De inspectie stelt daarna zo snel mogelijk een onderzoek in naar de toedracht van het ongeval. Als je een ongeval aan de Arbeidsinspectie hebt gemeld, moet je ook de bedrijfshulpverlening, ondernemingsraad of de personeelsvertegenwoordiging hiervan op de hoogte brengen.

Bij het overlijden van een medewerker spelen emoties een grote rol, maar vergeet de zakelijke aspecten die je in gang moet zetten niet uit het oog. Zoals je hierboven kunt lezen is er heel wat dat je moet regelen. Heb je vragen over de zaken die je moet afwikkelen als een werknemer overlijdt? Neem contact met ons op. Wij geven je graag advies.