Stap 1
Als werkgever en werknemer moet je besluiten of:
- de bestaande arbeidsovereenkomst met de expat wordt gehandhaafd en eventueel wordt voorzien van een addendum (bijlage) met betrekking tot de uitzending;
- de bestaande arbeidsovereenkomst ‘slapend’ wordt gemaakt en daarnaast een lokaal contract wordt aangeboden;
- de bestaande arbeidsovereenkomst wordt beëindigd en een nieuw lokaal contract wordt overeengekomen.
Stap 2
Kies een rechtskeuze over de vraag welk arbeidsrecht in beginsel op de overeenkomst van toepassing is of wordt.
Stap 3
Als het niet om een incidentele uitzending gaat, bevelen wij het opstellen van een uitzendpolicy aan. Maak hierbij onderscheid tussen zakenreizen, kortdurende, middellange en lange uitzendingen.
Stap 4
Stel vast hoe de heffingsbevoegdheid van de arbeidsinkomsten van de desbetreffende expat over de verschillende landen is verdeeld.
Stap 5
Stel vast welk sociaal stelsel van toepassing is. Als een ander sociaal stelsel van toepassing is dan dat van het werkland, moet een A1-verklaring of certificate of coverage worden gevraagd bij de bevoegde sociale zekerheidsautoriteit van het desbetreffende land.
Stap 6
Als het sociale stelsel van een ander land van toepassing is, moet worden nagegaan of en in hoeverre de aanspraken naar aard en strekking overeenkomen met de Nederlandse aanspraken op sociale verzekeringen. Een en ander is van belang voor de fiscale behandeling van de premies bij het zogeheten bruto/netto traject.
Stap 7
Stel vast of de expat voor het werken in het werkland moet beschikken over een tewerkstellingsvergunning.
Stap 8
Zorg dat de expat een BSN-nummer aanvraagt bij de gemeente.
Stap 9
Zorg dat de identiteit van de expat wordt vastgesteld aan de hand van een geldig ID-document zoals beschreven in artikel 1 Wet op de Identificatieplicht.
Stap 10
Zorg dat de 30%-regeling binnen vier maanden na indienstneming wordt aangevraagd om ervoor te zorgen dat die terugwerkt tot de datum van indiensttreding. Om voor de 30%-regeling in aanmerking te komen moet:
- de expat in het buitenland zijn aangeworven;
- de expat beschikking hebben over specifieke deskundigheid (salarisnorm);
- die specifieke deskundigheid schaars zijn in Nederland;
- de expat in de afgelopen 24 maanden voor de uitzending tenminste meer dan 16 maanden op meer dan 150 km van de Nederlandse grens hebben gewoond.
Stap 11
Met betrekking tot pensioen is het van belang om vast te stellen of de expat deelneemt aan een zuiver pensioen zoals opgenomen in de Wet op de loonbelasting 1964. Is dat niet het geval, dan kan overwogen worden om dat pensioen te laten aanwijzen.
Stap 12
Wordt deelgenomen aan een onzuivere pensioenregeling, dan moet de aanspraak worden belast en is te zijner tijd de uitkering belast.
Stap 13
Bij vertrek van de expat uit Nederland moet, als er fiscaal gefacilieerd pensioen is opgebouwd, rekening worden gehouden met conserverende aanslagen inkomstenbelasting.
Als werkgever krijg je misschien te maken met zaken waar je niet een-twee-drie antwoord op hebt. De stappen die je moet nemen als je een expat in dienst wilt nemen horen daar misschien wel bij. Onze specialisten denken daarin graag met je mee. Neem hiervoor contact met ons op.