Sigma Personeelsdiensten

De werkkostenregeling, hoe en wat?

De werkkostenregeling, hoe en wat

De werkkostenregeling

De werkkostenregeling (WKR) is voor werkgevers dé manier om onbelast vergoedingen te verstrekken aan werknemers. Maar wat mag wel en wat mag niet? In dit blog vertelt loonbelasting specialist Joanita de Pagter meer over de WKR en de manier waarop zij ondernemers ondersteunt deze regeling zo goed mogelijk te benutten. 

In beginsel vormen alle vergoedingen, verstrekkingen en terbeschikkingstellingen loon en dient daarop
loonheffing te worden ingehouden en afgedragen. Via de werkkostenregeling is het mogelijk om bepaalde vergoedingen, verstrekkingen en terbeschikkingstellingen belastingvrij aan de werknemers te geven. Goed inzicht in je situatie helpt om optimaal te kunnen profiteren van de regeling.

Gerichte vrijstellingen en nihil waarderingen

Onder de WKR vallen gerichte vrijstellingen, die onbelast aan de werknemer mogen worden vergoed zoals
(vaste) reiskostenvergoedingen en Arbo-voorzieningen. Kosten voor maaltijden met een zakelijk karakter, zijn
ook gericht vrijgesteld. Ook is in het Belastingplan 2022 een nieuwe gerichte vrijstelling aangekondigd voor het thuiswerken.

Nihil waarderingen vallen ook onder de werkkostenregeling, hierbij wordt het voordeel van de werknemer op nihil gesteld. Gedacht kan worden aan voorzieningen op de werkplek, zoals koffie, thee en fruit, maar ook wijn, bier en bitterballen.

Het is van belang om te bepalen onder welke categorie de vergoeding, verstrekking of terbeschikkingstelling valt. Gerichte vrijstellingen en nihil waarderingen zijn immers onbelast. Wanneer het loonbestanddelen betreft die niet onder één van deze categorieën vallen, kan zo’n bestanddeel alleen onbelast aan de werknemer worden toegekend als gebruik wordt gemaakt van de vrije ruimte.

Vrije ruimte

Werkgevers mogen in 2021 onder de WKR 3% van de eerste €400.000,- van de totale fiscale loonsom plus 1,2% van de resterende loonsom van de organisatie, dit is de zogenaamde vrije ruimte, belastingvrij besteden aan vergoedingen en verstrekkingen voor werknemers. Over de vergoedingen die boven de vrije ruimte uitkomen, moet een eindheffing van 80% betaald worden. In ‘normale jaren’ ging veel van de vrije ruimte op aan teamuitjes en borrels. Tijdens de coronacrisis waren deze activiteiten beperkt. Hierdoor houd je wellicht meer vrije ruimte over en dat kan heel interessant zijn!

Ook de kosten die je maakt binnen de vrije ruimte moeten betaald worden. Maar let wel, je arbeid is je kapitaal. Het is belangrijk om je medewerkers fit en gemotiveerd te houden. Dankzij de vrije ruimte van de WKR, kun je dit op een voordelige manier realiseren. Hierbij kan je denken aan het geven van een onbelaste thuiswerkvergoeding of een goed ingerichte (thuis) werkplek. Ook een onbelaste kerstgratificatie of een bonus is mogelijk.

Uitruil

De meest interessante optie is wellicht de uitruil van loonbestanddelen. Deze optie leidt tot een win-winsituatie voor werkgever én werknemer! Je kunt je medewerkers vragen om een deel belast loon uit te ruilen voor een (netto) vergoeding of verstrekking die je in de vrije ruimte onderbrengt, denk bijvoorbeeld aan een fiets of laptop. Het voordeel voor de medewerker is feitelijk de belastingkorting, want hij levert een bruto bedrag in en krijgt daarvoor de netto waarde terug. Jij verlaagt hiermee het brutoloon en betaalt daardoor minder werkgeverslasten.

Deze uitruil kan verder uitgebouwd worden door het overschot aan vakantie-uren van medewerkers in te zetten. Door de vakantie-uren extra te verlonen ter waarde van bijvoorbeeld een fiets of laptop, voorkom je een duur stuwmeer aan vakantie-uren. Gelijktijdig is je werknemer blij met de fiets/laptop zonder het gevoel te hebben iets te moeten inleveren. Normaliter is het uitbetalen van vakantie-uren een dure optie voor de werknemer. Bij voldoende vrije ruimte, kan je de uitbetaling van die vakantie-uren in de vrije ruimte onderbrengen. Zo verminder je de reserve voor vakantie-uren, terwijl je werknemer er meer aan overhoudt. Hetzelfde kan worden toegepast op de vakantietoeslag.

Het laatste aandachtspunt is dat het niet is toegestaan om ‘zo maar’ iets aan te wijzen als eindheffingsloon en in de vrije ruimte onder te brengen, het zogenaamde gebruikelijkheidscriterium moet in acht worden genomen. Hierbij wordt gekeken naar de hoogte van de vergoeding en de aard hiervan. Het is van belang dat bestanddelen juist en vooraf (schriftelijk) worden aangewezen als eindheffingsloon, dit kan bijvoorbeeld in een interne notitie of personeelshandboek. Voor posten die in de vrije ruimte worden gebracht geldt de eis dat dit blijkt uit de administratie.

Wil je ook snel en efficiënt inzicht in jouw persoonlijke WKR-situatie? Doe de WKR-check! Benieuwd naar de mogelijkheden voor jouw onderneming? Laat dan je gegevens bij ons achter om een vrijblijvend WKR-check voorstel aan te vragen. Wij nemen dan zo snel mogelijk contact met je op.