Stap 1. Constateren
Je constateert disfunctioneren, verwijtbaar handelen of (ver)storend gedrag.
Stap 2. Gesprek met disfunctionerende medewerker
Je spreekt de werknemer daarop aan en vraagt hem om zijn reactie: Wat is er gebeurd? Hoe is het zo gekomen? Wat doen we eraan? Als dat in de situatie kan bevestig je schriftelijk het gesprek en/of je geeft de werknemer een schriftelijke waarschuwing. Je noteert in elk geval het voorval en het gesprek daarover als agendapunt voor het eerstvolgende beoordelings- of functioneringsgesprek.
Stap 3. Voorstel verbetertraject
Op het moment waarop je vindt dat het functioneren, het handelen en/of het gedrag van de werknemer moet verbeteren, geef je dit aan bij de werknemer. Ook leg je uit dat je een verbetertraject wilt ingaan, wat dit inhoudt en wat je van de werknemer verwacht.
- Welke (concrete en meetbare) punten moet de werknemer, wat jou betreft, verbeterd hebben aan het einde van het traject?
- Per wanneer start het verbetertraject?
- Wat houdt het verbetertraject in?
- Hoelang duurt het traject?
- Wie gaat (gaan) de werknemer begeleiden?
- Op welke datum vindt het afrondende gesprek plaats?
- Wanneer wordt geëvalueerd? (bijvoorbeeld eens per twee weken) en wat wordt dan geëvalueerd? (bijvoorbeeld: we stellen iedere maand concrete en meetbare targets vast die we een maand later evalueren).
Vermeld duidelijk dat je de werknemer hulp en begeleiding biedt bij zijn verbetertraject en dat je van de werknemer verwacht dat hij aangeeft wat hij denkt nodig te hebben om te verbeteren. Het is belangrijk om heel duidelijk te zijn over de consequenties die volgen als de werknemer niet (voldoende) verbetert (bijvoorbeeld herplaatsing, degradatie of ontslag). Leg dit goed schriftelijk vast en laat de werknemer voor akkoord – of in elk geval voor ontvangst – tekenen.
Stap 4. Eerste gesprek
Start het verbetertraject met een eerste gesprek waarin jij en de werknemer met elkaar afspreken welke (concrete en meetbare) punten bij het eerstvolgende evaluatiemoment (bijvoorbeeld na een maand) verbeterd moeten zijn. Leg dit goed schriftelijk vast en laat de werknemer voor akkoord – of in elk geval voor ontvangst – tekenen.
Stap 5. Volgende gesprekken
Bij de volgende gesprekken neem je de verbeterpunten stap voor stap door en kijk je of de gemaakte afspraken door de werknemer zijn nagekomen. Heeft de werknemer zich niet aan alle afspraken gehouden, stel dat dan met elkaar vast en vraag de werknemer duidelijk waarom het niet is gelukt. Wijs de werknemer er nogmaals op wat de consequenties zijn als hij niet verbetert. Vraag hem of er iets is wat je als werkgever kan doen om de werknemer te helpen bij het nakomen van de gemaakte afspraken. Stel vervolgens de afspraken vast die bij het volgende evaluatiemoment moeten zijn nagekomen. Herhaal dit consequent, ook als de werknemer zijn functioneren naar tevredenheid verbetert en ook als gedurende het verbetertraject geen enkele verbetering te bespeuren is. De afspraken zijn gemaakt om een verbetertraject in te gaan en die afspraken moeten worden nagekomen. Leg alle gesprekken goed schriftelijk vast en laat de werknemer steeds voor akkoord – of in elk geval voor ontvangst – tekenen.
Stap 6. Einde verbetertraject met disfunctionerende medewerker
Aan het begin van het verbetertraject is een einddatum van het traject vastgesteld. Plan een eindgesprek in en maak de balans op: heeft de werknemer zijn functioneren voldoende verbeterd op de punten die aan het begin van het traject zijn afgesproken?
Zo ja, waarom? Zijn er punten die de komende tijd nog extra aandacht verdienen? Is het goed om na een paar maanden weer bij elkaar te komen om te zien of het nog steeds goed gaat? Leg dit duidelijk schriftelijk vast en laat de werknemer voor akkoord – of in elk geval voor ontvangst – tekenen.
Zo nee, waarom niet? Wat is hiervan de consequentie?
- Is verlenging van het verbetertraject nodig? Spreek dan weer een duidelijk en afgebakend traject af met concrete en controleerbare verbeterpunten.
- Is herplaatsing in een andere (lagere) functie of op een andere afdeling nodig?
- Is beëindiging van het dienstverband noodzakelijk? Bekijk dan eerst binnen de organisatie of herplaatsing mogelijk is.
- Is beëindiging in onderling overleg mogelijk? Ofwel door beëindiging met wederzijds goedvinden ofwel – door opzegging met instemming van de werknemer?
- Is beëindiging in onderling overleg niet mogelijk? Dan kun je een ontbindingsverzoek bij de kantonrechter indienen. Leg dit goed schriftelijk vast en laat de werknemer voor akkoord – of in elk geval voor ontvangst – tekenen. Bewaar alle gespreksverslagen en correspondentie in het personeelsdossier van de werknemer. Verstrek kopieën van deze documenten aan de werknemer. Op deze manier kun je goed aantonen welke stappen je hebt genomen om het functioneren van de werknemer te verbeteren. En dat je je als goed werkgever hebt gedragen.
Vraag je je af of je de juiste stappen bij de opbouw van een dossier van een disfunctionerende medewerker hebt gezet? Of heb je andere vragen? Neem dan contact met ons op. Onze specialisten denken graag met je mee.