Sigma Personeelsdiensten

De voorwaarden van een persoonlijk keuzebudget

Een persoonlijk of individueel keuzebudget (voorheen bekend als de cafetariaregeling, het cafetariasysteem of arbeidsvoorwaarden à la carte) moet aan bepaalde vereisten voldoen, zodat je onbelaste looncomponenten tegen belaste looncomponenten kunt uitruilen. Neem onderstaande stappen om tot een door de Belastingdienst geaccepteerd persoonlijk keuzebudget te komen.

De voorwaarden van een persoonlijk keuzebudget

Stap 1

Bepaal het deel van de brutobeloning van de werknemer dat het persoonlijk budget vormt voor de inzet, naar keuze van de werknemer.

Stap 2

Bepaal het deel van het keuzebudget dat de werknemer voor brutolooncomponenten kan inzetten. Hieronder vallen zaken zoals salaris, vakantiegeld, vakantiedagen, bonus, overwerkvergoeding en een 13e maand.

De volgende punten zijn hierbij belangrijk:

  • Civielrechtelijk is het van belang dat het verlaagde salaris niet in strijd komt met de Wet op het minimumloon en/of met het volgens de algemeen verbindend verklaarde cao-loon.
  • Bij een vermindering van de oorspronkelijk overeengekomen arbeidsduur van maximaal 10% heeft – mits deze aan de overige voorwaarden voldoet – de verlaging geen effect op het pensioengevend salaris.

Stap 3

Bepaal voor welke doelen de werknemer het keuzebudget kan inzetten.
Om effect van het keuzebudget te hebben ligt het voor hand om de doelen vast te stellen welke óf gericht zijn vrijgesteld óf deel uitmaken van de vrije ruimte van de werkkostenregeling.

Stap 4

Zorg dat de gekozen doelen als werkkosten zijn aangewezen. Deze onbelaste vergoedingen of verstrekken moeten de gebruikelijkheidstoets kunnen doorstaan.

Let op!
Denk er bij de vaststelling van de onbelaste vergoedingen of verstrekkingen aan dat volgens de Belastingdienst vergoedingen, verstrekkingen en terbeschikkingstellingen in het kader van het noodzakelijkheidscriterium geen onderdeel van het persoonlijk keuzebudget mogen uitmaken.

Stap 5

Stel een regeling op, die de werknemers informeert. Let er overigens op dat de regeling aan tenminste driekwart van alle werknemers of aan driekwart van een zelfstandig deel van de werknemers (een bepaalde afdeling of iets dergelijks) openstaat. Dit geldt uitsluitend voor de goedkeuring dat een arbeidsvermindering van maximaal 10% geen gevolgen heeft voor het pensioengevend loon. Let er ook op dat de regeling realiteitswaarde heeft.

Stap 6

Zorg ervoor dat de regeling in werking treedt vóórdat werknemers het recht hebben op de vastgestelde vergoedingen, verstrekkingen of terbeschikkingstellingen.

Stap 7

Leg de regeling schriftelijk vast en stel hem ter beschikking aan de werknemers.

Stap 8

Sluit met de werknemers een schriftelijke overeenkomst. Hierin geven zij aan voor welke vergoedingen, verstrekkingen of terbeschikkingstellingen zij hebben gekozen en welke belaste looncomponenten zij daarvoor gaan inzetten. Deze overeenkomst is een aanvulling op hun arbeidsovereenkomst. Door te tekenen aanvaarden de werknemers bewust het feit dat bij uitruil van looncomponenten de grondslag van het loon voor een eventuele uitkering op grond van de sociale verzekeringen, huur-, zorg- of kindertoeslag en diensttijdvrijstelling verlaagt.

Stap 9

Bepaal de datum waarop de regeling in werking treedt en tot wanneer de regeling geldt.

Heb je advies nodig bij het bepalen van een persoonlijk of individueel keuzebudget en vraag je je af hoe je bovenstaande stappen zet? Neem contact met ons op. Wij denken graag met je mee!