Sigma Personeelsdiensten

5 voordelen van digitale HR-workflows

digitale HR-workflows

Sinds de coronacrisis is de vraag ernaar alleen maar meer toegenomen; digitale workflows voor de HR- en salarisadministratie. We zien elkaar minder, dus de vraag naar een digitale afhandeling van werkstromen is vanzelfsprekend gegroeid. Bij Sigma waren we hier ook vóór de coronacrisis al druk mee bezig. Logisch, want digitale workflows bieden veel voordelen. In dit blog zetten we 5 van deze voordelen voor je op een rij. 

Digitale HR-workflows

Bij Sigma geloven we in de kracht van innovatie en digitalisering. Daarom zijn we al enkele jaren geleden gestart met de ontwikkeling van Hubbae: een slimme applicatie waarmee onder andere de registratie van nieuwe medewerkers in de salarisadministratie volledig is gedigitaliseerd. Maar ook daarvoor waren we al bezig met het implementeren van digitale HR-workflows voor bijvoorbeeld verlofregistratie en declaraties. Veel HR- en salarisprocessen zijn repetitief en kunnen door middel van digitale workflows eenvoudiger én efficiënter worden gemaakt. We zetten 5 voordelen en concrete voorbeelden voor je op een rij.

  1. Snellere processen
    Digitalisering bespaart tijd, dat is algemeen bekend. Dit geldt ook voor het gebruik van digitale HR-workflows. Binnen Hubbae wordt dit duidelijk zichtbaar bij het onboarden van een nieuwe werknemer. In het handmatige proces worden documenten als een loonheffingsverklaring en formulier voor persoonlijke informatie handmatig ingevuld, gescand, gemaild en verwerkt. Een tijdrovende klus die vaak zorgt voor vertraging in het proces. Met een digitale workflow zijn al deze handmatige stappen verleden tijd. De dataverzameling verloopt volledig digitaal wat het proces aanzienlijk versneld.
  2. Geen dubbel werk meer
    Simpele werkzaamheden, zoals het opvoeren van een nieuwe werknemer in de salarisadministratie, zorgen voor veel dubbel werk. Denk aan de persoonsgegevens die door een nieuwe medewerker bij jou worden aangeleverd op een papier. Deze worden vervolgens door jou als werkgever via e-mail aangeleverd bij de salarisverwerker, waarna de salarisadministrateur diezelfde gegevens weer overtypt in de salarissoftware. Een digitale workflow neemt al dit dubbele werk uit handen. De benodigde data wordt digitaal opgehaald bij de bron (de nieuwe medewerker), aangevuld door de werkgever en zodra compleet automatisch verwerkt in de salarisadministratie. Een stuk efficiënter!
  3. Volledige dataverzameling
    Veel handmatig werk kost niet alleen veel tijd (en geld), maar zorgt ook voor een grotere foutgevoeligheid. Een typfoutje is nou eenmaal zo gemaakt. Daarnaast komt het regelmatig voor dat er zaken worden vergeten. Denk bijvoorbeeld aan een nieuwe werknemer die zijn IBAN nummer vergeet in te vullen. Binnen een digitale workflow is er geen ruimte om dit soort benodigde informatie achterwegen te laten. Wordt het veld leeggelaten, dan kan het proces simpelweg niet worden afgerond.  Op deze manier wordt eenvoudig volledige dataverzameling gerealiseerd.
  4. Duidelijke verantwoordelijken
    In een workflow wordt altijd gewerkt volgens een vast stappenplan. Waar je in een handmatig proces nog de verleiding had om voor de voortgang een stap over te slaan, is dit bij een digitale workflow vaak onmogelijk. Zo wordt in Hubbae bijvoorbeeld bij elke stap een verantwoordelijke aangewezen en via de e-mail op de hoogte gebracht. Zo weet iedereen op het juiste moment wat er van hem of haar verwacht wordt. Dit komt de snelheid en kwaliteit van het proces ten goede.
  5. Transparante status
    Bij handmatige processen ben je vaak snel het overzicht kwijt. Je hebt gevraagd aan een collega om een actie uit te voeren, maar je kan alleen de status achterhalen door het persoonlijk aan deze collega te vragen. Bij digitale HR-workflows heb je altijd inzage in het volledige proces. Je ziet dus als eigenaar van de workflow wat de actuele status is en wie, wanneer, welke stap heeft afgerond. In Hubbae vinden we dit terug in het zogenaamde ‘log’. Denk bijvoorbeeld aan het aanbod vaste arbeidsomvang voor oproepkrachten. In de log kun je eenvoudig zien wanneer je het aanbod hebt verstuurd en of een werknemer al heeft gereageerd. Dit zorgt voor overzicht en helpt je om grip te houden op al je processen.

Ook aan de slag met digitale HR-workflows?

Benieuwd hoe jij kan profiteren van digitale HR-workflows? Lees meer over onze salarisadministratie dienstverlening of vraag direct een vrijblijvende demo aan Samenwerken met Sigma betekent dat we je ondersteunen bij het zo efficiënt mogelijk inrichten van alle zaken op het gebied van salaris- en personeelsadministratie. Daarbij combineren we de voordelen van digitalisering met de kracht van persoonlijk advies. Zo maken we het verschil.

HR-workflows voor onze klanten

Ben je al klant van Sigma? Dan kun je nu direct al met digitale workflows aan de slag via onze Hubbae applicatie!  Gebruik van de applicatie is gratis en je kunt eenvoudig inloggen met jouw bestaande Nmbrs logingegevens. Meer weten over Hubbae? Lees hier meer over deze slimme applicatie of bekijk onze eerdere artikelen over onboarding en aanbod vaste arbeidsomvang. Heb je vragen? Bezoek de supportpagina of neem contact met ons op.

HR-workflows