Sigma Personeelsdiensten

6 HR-taken die je medewerkers zelf kunnen uitvoeren

Bij Sigma Personeelsdiensten komen we regelmatig bij ondernemers over de vloer. Wat opvalt, is dat veel HR afdelingen belast worden met administratieve HR-taken. Verlofaanvragen, verhuizingen, adreswijzigingen en jubilea; het wordt soms al te makkelijk ‘op het bordje’ van de HR afdeling gelegd. Andere bedrijven belasten de leidinggevende met deze taken, die het vervolgens goedgekeurd neerlegt bij zijn collega’s van de HR-administratie. De procedures, vaak op papier en/of in Excel, zijn omslachtig, tijdrovend en de kans op fouten is groot. Met Sigma Online kan dit heel eenvoudig beter. Daarmee kun je namelijk bepaalde HR-taken door je medewerkers zélf laten uitvoeren.

Met Sigma Online kunnen je medewerkers heel eenvoudig zelf de nodige taken uitvoeren. Denk aan aanpassingen in hun stamgegevens, verlofaanvragen en declaraties. Zelfs digitaal ondertekenen is mogelijk! Het laat zich raden dat deze werkwijze tijdwinst oplevert, zowel voor jou als werkgever als voor je medewerkers. Bovendien werken efficiënte processen als niet alleen een stuk prettiger, ze maken ook een professionelere werkgever van je.

1. Digitaal de stamgegevens wijzigen

Gaat je medewerker verhuizen, verandert zijn bankrekeningnummer of treedt hij in het huwelijk? Het zijn voorbeelden van gebeurtenissen in de privésituatie van jouw medewerker die doorgevoerd dienen te worden in de stamgegevens. Doorgeven kan heel eenvoudig met een digitaal formulier, dat eveneens digitaal geaccordeerd wordt door de leidinggevende of eventueel HR afdeling. Na goedkeuring worden de wijzigingen automatisch doorgevoerd in de personeelsadministratie en waar nodig in de salarisadministratie. Dit laatste is bijvoorbeeld nodig als een verhuizing invloed heeft op de reiskostenvergoeding.

2. Verlof aanvragen

Het aanvragen van verlof is misschien wel het schoolvoorbeeld van de kracht van digitalisering met Sigma Online. In plaats van papieren verlofaanvragen die je organisatie doorgaan om handtekeningen te verzamelen voor akkoord en Excel-lijsten waarop het verlofsaldo wordt bijgehouden, is de handige app van Sigma Online een verademing. De aanvraag is zo ingediend. Je medewerker ziet zelfs wie van de collega’s nog meer aan- of afwezig zijn. Na aanvraag kan deze digitaal worden goed- of afgekeurd. Daarmee wordt ook direct het verlofsaldo aangepast. Zo eenvoudig kan het zijn!

3. Declaraties indienen

De verwerking van declaraties is eveneens een voorbeeld van hoe omslachtig ‘papieren’ procedures zijn. Digitaal declareren betekent voor de werknemer het eenvoudig uploaden van bonnen van parkeren, tol of benzine. De leidinggevende fiatteert dit digitaal waardoor de uitbetaling direct plaatsvindt via de volgende salarisbetaling. Vanzelfsprekend worden de kosten ook via de juiste journaalposten ingeboekt en de bonnen bewaard in het personeelsdossier.

HR-taken

4. Digitaal ondertekenen en workflow volgen

Sigma Online biedt de mogelijkheid om arbeidsovereenkomsten digitaal te ondertekenen. Zeker in een bedrijf waar relatief veel mensen in dienst treden, komt dit de efficiency ten goede. Niet alleen is het zowel voor de werknemer als voor jou als werkgever erg handig (het scheelt veel papieren rompslomp!), maar ook maakt Sigma Online het mogelijk om de workflow digitaal te volgen. Dit betekent dat je dus steeds inzichtelijk hebt wat de status van de verschillende contracten is: wie moet nog ondertekenen en wie moet gemaand worden dit te doen.

5. Uren oproepkrachten verwerken

Sigma Online kent een eenvoudige functie voor het boeken van uren in het systeem. Het is goed bruikbaar voor bijvoorbeeld oproepkrachten om hun uren digitaal door te geven en te laten accorderen. Daarna worden de uren automatisch meegenomen op de volgende loonstrook.

6. Alle persoonsgegevens doorgeven

Wie Sigma Online combineert met Hubbae neemt de leidinggevende heel wat taken uit handen. Vaak is hij het die een indiensttreding in orde maakt en vervolgens een stapel documenten aanlevert bij de HR-administratie. Met Hubbae leg je deze taak bij de bron: de werknemer. Door zelf alle persoonlijke gegevens digitaal aan te leveren, inclusief scan van het identiteitsbewijs, wordt heel veel administratieve rompslomp voorkomen. De informatie van de werknemer wordt namelijk direct digitaal op de juiste plaatsen opgeslagen en verwerkt.

Meer weten of stappen zetten?

Wil je weten wat wij voor jou en jouw bedrijf kunnen doen en hoe wij de overstap naar Sigma Online voor jou zo eenvoudig mogelijk maken? Samenwerken met Sigma betekent dat we je ondersteunen bij het zo efficiënt mogelijk inrichten van alle zaken op het gebied van salaris- en personeelsadministratie. Daarbij combineren we de voordelen van digitalisering met de kracht van persoonlijk advies. Zo maken we het verschil. Lees meer over onze salarisadministratie dienstverlening of neem direct contact met ons op voor een vrijblijvende (online) demo!