Meer weten over de WKR en de cafetariaregeling? Volg ons webinar op 3 november a.s. Schrijf je nu in!
In dit artikel:
Wat is de cafetariaregeling precies?
Welke voordelen biedt de cafetariaregeling?
De cafetariaregeling in combinatie met de Werkkostenregeling
Bronnen en doelen in de cafetariaregeling
Vastlegging is verplicht
Tips om de cafetariaregeling beheersbaar te houden?
Wat moet je doen als je een cafetariaregeling wilt invoeren?
Wat is de cafetariaregeling precies?
De cafetariaregeling is een systeem waarbij werknemers een deel van hun brutoloon, vakantiebijslag, bonussen, overwerktoeslagen of een dertiende maand kunnen omruilen voor andere arbeidsvoorwaarden, bijvoorbeeld een (lease)fiets, extra vakantiedagen, vervoer, scholing, bedrijfsfitness, extraterritoriale kosten (kosten die buitenlandse werknemers maken om in Nederland te kunnen werken) en verhuiskosten.
Welke voordelen biedt de cafetariaregeling?
Omdat belaste loonbestanddelen worden uitgeruild tegen voor de werknemer onbelaste loonbestanddelen, betaalt een werknemer minder loonheffing. Daarnaast biedt de cafetariaregeling flexibiliteit aan de werknemer. Hij kan de arbeidsvoorwaarden binnen de voorwaarden van de regeling zelf aanpassen aan zijn persoonlijke behoeften.
Voor jou als werkgever is het voordeel dat je de voorzieningen waaruit de werknemer kan kiezen, niet zelf hoeft te betalen. Bovendien is hij over een deel van het loon (ter grootte van de waarde van de uitgeruilde voorziening) geen premies werknemersverzekeringen en werkgeversheffing Zorgverzekeringswet verschuldigd.
Let op dat er ook nadelige effecten kunnen optreden voor werknemers als gevolg van het uitruilen van bruto loonbestanddelen. Een nadeel kan zijn dat loongerelateerde uitkeringen lager worden. Hierbij gaat het bijvoorbeeld om een WW-uitkering of Ziektewetuitkering. Aan de andere kant kunnen in specifieke gevallen diverse inkomensafhankelijke toeslagen juist hoger worden als gevolg van een lager loon.
De cafetariaregeling in combinatie met de Werkkostenregeling
Onbelaste vergoeding
De werkkostenregeling (WKR) bepaalt hoeveel belastingvrije vergoedingen en verstrekkingen je als werkgever mag geven. Binnen de cafetariaregeling kunnen werknemers belast loon ruilen voor onbelaste vergoedingen. Deze onbelaste vergoedingen kunnen gericht vrijgesteld zijn binnen de WKR. Voorbeelden hiervan zijn het omruilen van belast brutoloon voor vakliteratuur of het omruilen van de dertiende maand voor een aanvulling van de reiskostenvergoeding voor woon-werkverkeer tot het gericht vrijgestelde bedrag per kilometer. Hierbij wordt belast loon omzet in vrijgesteld loon.
Belast loon inruilen
Werkgevers kunnen er ook voor kiezen om de werknemer belast loon in te laten ruilen tegen een niet vrijgestelde voorziening, zoals een (elektrische) fiets. De werknemer ruilt ook hierbij belast loon in, maar de werkgever wijst de voorziening dan aan als eindheffingsloon binnen de WKR, voor zover mogelijk nog ten laste van zijn vrije ruimte.
Als de vrije ruimte wordt overschreden, is de werkgever een eindheffing van 80% verschuldigd over het bovenmatige gedeelte. Een goed vormgegeven cafetariaregeling voorkomt deze overschrijding zo veel als mogelijk en benut de fiscale voordelen optimaal.
Een cafetariaregeling is gebaseerd op de uitwisseling van verschillende loonbestanddelen, gecategoriseerd in bronnen en doelen. De bron omvat het loonbestanddeel dat wordt geruild, zoals het reguliere periodieke loon, vakantiebijslag, bonussen, overwerktoeslagen of een dertiende maand.
De gekozen doelen binnen een cafetariaregeling vallen doorgaans onder de Werkkostenregeling (WKR). Afhankelijk van het type doel, wordt dit wel of niet toegerekend aan de vrije ruimte binnen de WKR. Veelvoorkomende doelen zijn onder andere vervoer, scholing, bedrijfsfitness, extraterritoriale kosten en verhuiskosten.
Welke voorwaarden gelden er bij de invoering van een cafetariaregeling?
Bij het opzetten van een cafetariaregeling is het allereerst van belang om na te gaan of er een cao van toepassing is die al voorwaarden stelt over het uitruilen van loonbestanddelen. Het is belangrijk dat de regeling voldoet aan de cao en aan de vereisten uit de wet. Let er hierbij op dat de werknemer minimaal het netto equivalent van het wettelijk minimumloon ontvangt.
Overige voorwaarden die van belang zijn:
- De werknemer moet expliciet afzien van het toekomstige brutoloonbestanddeel dat hij uitruilt vóórdat het loonbestanddeel fiscaal geacht wordt te zijn genoten.
- De werkgever moet de werknemer informeren over de gevolgen voor loongerelateerde uitkeringen (vanuit onder meer de Werkloosheidswet en Ziektewet), pensioengrondslag en vakantiegeld.
- De uitruil werkt in principe ook door in pensioenopbouw, maar onder voorwaarden mag die doorwerking buiten beschouwing blijven.
- De regeling moet voldoende realiteitswaarde hebben en doorwerken in loongerelateerde regelingen.
- Het uit te ruilen brutoloonbestanddeel moet nog worden uitbetaald. Loon dat al uitbetaald is kan later niet alsnog uitgeruild worden.
- Het moet gaan om een structurele wijziging, veelal over tenminste zes maanden.
- De uitruil mag geen betrekking hebben op een vergoeding, verstrekking of terbeschikkingstelling in het kader van het noodzakelijkheidscriterium.
Vastlegging is verplicht
De werknemer moet op de hoogte zijn van de gevolgen die de cafetariaregeling heeft voor loongerelateerde uitkeringen, vakantiegeld, een eventuele dertiende maand en mogelijk pensioenopbouw. Een werknemer moet deze gevolgen bewust beseffen en aanvaarden. De ‘bewuste aanvaarding’ kan je regelen met een aanvulling op de arbeidsovereenkomst.
In een aanvulling op de arbeidsovereenkomst kunnen werkgever en werknemer ook de individuele keuze van de werknemer vastleggen, zoals het doel, de bron die wordt ingezet, het bedrag en de periode. Ook kan je hierin de eventuele gevolgen bij uitdiensttreding opnemen. Om de pensioenopbouw in stand te houden, is het bovendien verplicht om een schriftelijke vastlegging te hebben.
Tips om de cafetariaregeling beheersbaar te houden?
Om een cafetariaregeling beheersbaar te houden, is het raadzaam om:
- De regeling structureel en schriftelijk vast te leggen, zowel op collectief als individueel niveau.
- Een bovengrens voor het aantal aanvragen per kalenderjaar op te stellen (maximeren).
- Te zorgen voor duidelijke communicatie over de gevolgen voor netto loon, uitkeringen en pensioen.
- De administratie goed en efficiënt in te richten, bijvoorbeeld via HR-software en gekoppeld aan de salarisadministratie.
- Regelmatig te toetsen of er voldoende vrije ruimte is binnen de WKR om de uitruil fiscaal gunstig te laten verlopen.
- Proforma loonberekeningen aan te bieden aan werknemers die willen weten wat de uitruil voor hen betekent.
- De regeling jaarlijks te evalueren en aan te passen aan veranderende wetgeving of cao-afspraken
Wat moet je doen als je een cafetariaregeling wilt invoeren?
De introductie van een cafetariaregeling doe je bij voorkeur niet alleen. De specialisten van Sigma helpen je hier graag bij. We organiseren informatiesessies om de regeling uit te leggen, geven schriftelijke informatie en bieden persoonlijke begeleiding voor vragen en ondersteuning.
Naast een goede start vinden we een goede opvolging even belangrijk. Om die reden monitoren en evalueren wij de cafetariaregeling samen met jou. Zo zorgen we ervoor dat deze effectief en efficiënt blijft. Zo geven wij inhoud aan waardevol werkgeverschap. Benieuwd naar de mogelijkheden van de cafetariaregeling voor jouw organisatie? Neem contact met ons op!
