De overheid heeft er door diverse maatregelen, zoals de loondoorbetalingsplicht gedurende twee jaar en het aanscherpen van de re-integratieregels, voor gezorgd dat verzuim voor bedrijven tot grote kosten kan leiden. Meer dan voorheen staan werkgevers over het algemeen daarom stil bij de risico’s die zij en hun medewerkers op het gebied van ziekte en arbeidsongeschiktheid lopen.
Door structurele aandacht te besteden aan verzuimmanagement, kan de werkgever in de meeste gevallen voorkomen dat verzuim een langdurig karakter krijgt. Op die manier worden ook meteen de nadelige gevolgen beperkt die aan langdurig verzuim verbonden zijn. In de praktijk blijkt dat een bedrijf dat veel aandacht aan gezondheid en welzijn besteedt, daar gemotiveerde werknemers voor terugkrijgt die plezier in hun werk hebben en een hoge productiviteit realiseren. Een goed verzuimbeleid levert over het algemeen dan ook veel meer op dan de werkgever erin moet investeren.
Drie elementen verzuimbeleid
Een goed verzuimbeleid bestaat in feite uit drie vaste elementen:
- preventie
- verzuimbegeleiding
- re-integratie
Verzuimpreventie
Het belangrijkste onderdeel van verzuimbeleid is preventie. Voorkomen is immers beter dan genezen. Door te zorgen voor veilige en gezonde arbeidsomstandigheden, kan veel verzuim worden voorkomen.
Verzuimbegeleiding
Het tweede element van een goed verzuimbeleid is verzuimbegeleiding. Deze begeleiding is gericht op een zo spoedig mogelijk herstel van de zieke. Als verzuim zich voordoet, moeten werknemer en werkgever weten wat hun te doen staat. In controlevoorschriften of een verzuimprotocol kunnen de noodzakelijke procedures worden vastgelegd. Van groot belang is of er risico bestaat op langdurig verzuim. Als dit het geval is, moet alle partijen snel actie ondernemen. De Wet verbetering poortwachter stelt op dit punt belangrijke eisen aan werkgever, werknemer en arbodienstverlener(s).
Re-integratie
Het derde element van verzuimbeleid is re-integratie. Sinds de invoering van de Wet verbetering poortwachter moeten werkgever en werknemer op dit punt aan belangrijke eisen voldoen. Zo moeten zij samen een plan van aanpak opstellen en moet de werkgever – indien nodig – niet alleen vervangend werk aanbieden in het eigen bedrijf, maar desnoods ook in een ander bedrijf. Het kan verstandig zijn daarbij specialistische hulp van een arbodienst of een re-integratiebedrijf in te roepen.
Verzuimprotocol
Zoals hierboven aangegeven zijn controlevoorschriften of een verzuimprotocol van belang om een goed ziekteverzuimbeleid te kunnen uitvoeren.
Hoe sneller de re-integratie begint, des te sneller een zieke werknemer weer aan de slag kan. Daarom is het van belang dat voor alle betrokkenen duidelijk is wat er wanneer door wie moet worden gedaan. Dat kan door de procedures voor de ziek- en herstelmeldingen en andere afspraken aangaande verzuim vast te leggen in een verzuimprotocol.
Het verzuimprotocol maakt onderdeel uit van het verzuimbeleid en kan ook dienen als leidraad voor een plan van aanpak of re-integratieverslag als de ziekte langer lijkt te gaan duren.
Medisch gevoelige informatie
Een verzuimprotocol is wel gebonden aan een aantal voorwaarden. In sommige verzuimprotocollen worden afspraken gemaakt die in beginsel niet van de werknemer kunnen of mogen worden verwacht. Een voorbeeld hiervan is medische informatie. De werknemer kan niet worden verplicht medisch gevoelige informatie aan de werkgever te verschaffen. De werkgever mag dus niet vragen naar de ziekte of de klachten van de werknemer. Doet de werkgever dit wel, dan hoeft de werknemer hier geen antwoord op te geven.
In het verzuimprotocol mag wel worden opgenomen dat de werkgever de volgende informatie mag vragen:
- het telefoonnummer en (verpleeg)adres;
- de vermoedelijke duur van het verzuim;
- de lopende afspraken en werkzaamheden;
- of de werknemer onder een van de vangnetbepalingen van de Ziektewet valt (maar niet onder welke vangnetbepaling hij valt);
- of er een derde schuld heeft aan het verzuim, wellicht kan de schade worden verhaald (regresrecht)
Procedure bij ziekmelding
Daarnaast wordt over het algemeen ook de procedure bij ziekmelding meegenomen in het verzuimprotocol. Op deze manier weet de werknemer voor welk tijdstip, waar en op welke wijze hij zich moet ziekmelden.
Tip! Laat de werknemer de ziekmelding altijd persoonlijk doorgeven aan de leidinggevende. Dit betekent dat een sms-bericht/ e-mail/ WhatsApp-bericht/ bericht via sociale media of het inspreken van een voicemail niet wordt geaccepteerd.
Bereikbaarheid
De werknemer moet zoveel mogelijk bereikbaar zijn voor de werkgever en/of de arbodienst. Dit betekent niet dat de werknemer te allen tijde bereikbaar hoeft te zijn. De werkgever kan niet van de werknemer verwachten dat hij gedurende een vast tijdstip thuis aanwezig is, zodat de werkgever hem telefonisch kan bereiken. Indien blijkt dat de werknemer structureel niet bereikbaar is, kan de werkgever overwegen een maatregel op te leggen. Over het algemeen wordt in het verzuimprotocol opgenomen dat de werknemer gedurende een bepaalde periode aan het begin van het ziekteverzuim thuis moet blijven. Als werkgever moet je er wel rekening mee houden dat je de werknemer hier niet strikt aan kunt houden. Als de werkgever of de arbodienst de werknemer thuis wil bezoeken, is het aan te raden dit met de werknemer te overleggen. De werknemer is overigens niet verplicht hieraan mee te werken. De werkgever kan een huisbezoek dus niet afdwingen en aan het weigeren hiervan geen gevolgen verbinden.
Medewerking aan re-integratie
In het verzuimprotocol kan worden opgenomen wat van de werknemer wordt verwacht tijdens de re-integratie. Als de werknemer niet willen meewerken heb je als werkgever de mogelijkheid het salaris op te schorten, dan wel te stoppen. Ook hierover kunnen afspraken in het verzuimprotocol worden opgenomen.
Overige afspraken
Bovenstaande zijn een aantal van de belangrijkste afspraken in een verzuimprotocol. Indien een verzuimprotocol wordt opgesteld, worden over het algemeen ook de volgende afspraken hierin meegenomen:
- Deskundigenoordeel
- Second opinion bij andere bedrijfsarts
- Ziekmelding vanuit het buitenland
Schakel een arbodeskundige in
Als de werknemer bij beginnende klachten meteen contact opneemt met een arbodeskundige, kan vaak veel ellende worden voorkomen. Het is daarom belangrijk om werknemers te wijzen op de mogelijkheid om met zo’n deskundige te overleggen. De werkgever is volgens de Arbowetgeving verplicht om in de risico-inventarisatie en -evaluatie (RI&E) aandacht te besteden aan de toegang van de werknemers tot een preventiemedewerker of (al dan niet gecertificeerde) arbodeskundige.
Preventief middel
Tijdig overleg met een deskundige heeft belangrijke voordelen. Door met het werk samenhangende gezondheidsproblemen op tijd te signaleren en naar oplossingen te zoeken, kan je voorkomen dat werknemers ziek worden en uitvallen. De werkgever moet de werknemer in de gelegenheid stellen om zelf het initiatief te nemen voor deze preventieve actie. Dit moet de werknemer bij voorkeur onder werktijd kunnen doen, zonder hiervoor een verklaring te hoeven geven.
Advies bij het opstellen van verzuimbeleid nodig?
Wij kunnen jou ondersteunen als casemanager, waarbij we je begeleiden en adviseren, zodat je conform alle wettelijke eisen handelt. Meer weten over onze rol bij het opstellen of actualiseren van goed verzuimbeleid. Neem dan contact met ons op.