Op 1 januari 2022 is de onbelaste thuiswerkvergoeding ingevoerd voor de dagen dat de werknemer thuis werkt. Daarvoor kon de vaste reiskostenvergoeding worden bepaald op basis van het aantal werkdagen van de werknemer, ook al werd er niet of nauwelijks naar de vaste werkplek gereisd.
Vanaf 2022 moet de reiskostenvergoeding worden vergoed op basis van het werkelijk gemaakte reisdagen. Beide vergoedingen kunnen niet naast elkaar onbelast worden verstrekt. Dat betekent extra administratielasten, omdat werknemer en werkgever de thuiswerkdagen en reisdagen moeten bijhouden.
Vaste vergoeding
Het is voortaan ook mogelijk om met een vaste reiskosten- en thuiswerkvergoeding te werken. Voor de reiskostenvergoeding bestond die optie al, namelijk de ‘128/214-dagenregeling’. Deze regeling is nu aangepast aan de situatie dat werknemers vaker thuiswerken.
128/214-regeling
De 128/214-regeling houdt in dat als een werknemer minstens 128 dagen per jaar naar de vaste werkplek reist, de reiskostenvergoeding op jaarbasis mag worden berekend alsof de werknemer op 214 werkdagen reist. Met deze formule wordt al rekening gehouden met incidenteel thuiswerken, ziekte en vakantie. Deze regeling kan nu ook worden toegepast voor het toekennen van een vaste thuiswerkvergoeding. Maar let op: de thuiswerk- en reiskostenvergoeding moeten allebei pro rata worden berekend op basis van het aantal reisdagen en thuiswerkdagen.
Schriftelijke afspraken
Voor het geven van zo’n vaste vergoeding is het noodzakelijk om schriftelijk afspraken te maken over de verdeling van de thuiswerk- en reisdagen. Het is dan niet nodig om een aparte registratie bij te houden.
Fiets van de zaak
Bij de terbeschikkingstelling van een fiets neemt de administratieve last toe wanneer daarnaast een reiskostenvergoeding wordt betaald voor het reizen met een privévervoermiddel, bijvoorbeeld de auto. Immers, de werkgever en werknemer zullen dan per dag moeten vastleggen hoe is gereisd om vast te stellen of en zo ja hoeveel reiskostenvergoeding die loonperiode kan worden betaald.
Lastenverlichting
Om de lasten te verlichten is nu goedgekeurd dat, een beetje vergelijkbaar met de vaste reiskostenvergoeding en thuiswerkvergoeding, de werknemer en werkgever afspraken maken hoeveel dagen per week/maand de werknemer met de ter beschikking gestelde fiets reist en op hoeveel welke dagen per week/maand hij met privévervoer reist. Voor de vergoeding mag dan van die afspraken worden uitgegaan. Incidentele afwijkingen leiden ook hier niet tot een aanpassing van de afspraken en de vergoedingen.
Belangrijk is om de gemaakte afspraken met de werknemers goed vast te leggen en te monitoren dat volgens die afspraken wordt gereisd én volgens dat patroon de reiskostenvergoeding wordt betaald.
Voorbeeld
Werknemer en werkgever spreken met elkaar af dat de werknemer op 2 dagen per week op de door de werkgever ter beschikking gestelde fiets komt, 2 dagen per week met de eigen auto en 1 dag wordt thuisgewerkt. De afstand woon-werk is 15 km enkele reis. De waarde van de fiets is € 3.000. Gemakshalve is uitgegaan dat er 4 weken in een maand zijn begrepen. In werkelijkheid is dat uiteraard niet het geval.
De uitwerking is dan als volgt:
- 2 dagen fiets: bijtelling van 7% van de door de fabrikant of importeur publiekelijk bekendgemaakte Nederlandse consumentenadviesprijs: 7% x € 3.000 = € 210 x 2/5 = € 84 per maand
- 2 dagen auto: (15 km x 2) x € 0,21 x 2 = € 12,60 x 10 dagen = € 126 per maand
- 1 thuiswerkdag € 2,15 per dag x 4 = € 8,60 per maand
Heb je vragen over de administratieve lasten bij de onbelaste reiskostenvergoeding en fiets van de zaak? Neem gerust vrijblijvend contact met ons op. Onze specialisten adviseren je graag!