Sigma Personeelsdiensten

Het planningsgesprek anno 2021

planningsgesprek

De tijd van functionerings- en beoordelingsgesprekken ligt al ver achter ons. Een dergelijke gesprekkencyclus is niet meer van deze tijd, voornamelijk vanwege het eenrichtingsverkeer in de communicatie. Werknemers willen gehoord worden en op hun manier kunnen bijdragen aan de bedrijfsdoelen. In een moderne gesprekscyclus ligt de focus daarom op talenten en de ontwikkeling van medewerkers. Er is sprake van een voortdurende dialoog, waardoor je als leidinggevende goed inzicht krijgt in de ontwikkeling, kwaliteiten en het persoonlijk welzijn van je medewerkers. Aan het begin van het jaar start je met het planningsgesprek.

Het planningsgesprek

De start van het nieuwe jaar is voor veel werkgevers hét moment om een blik op de nabije toekomst te werpen. Soms is er een nieuwjaarsbijeenkomst waarbij je de doelen kenbaar maakt, maar het komt ook voor dat de medewerkers een brief ontvangen waarin de werkgever de doelen en verwachtingen uiteenzet. Deze doelen kun je meenemen in het planningsgesprek dat je aan het begin van het jaar met iedere medewerker voert.

Wees goed voorbereid

Zorg dat je de planningsgesprekken inplant. Wie het op zijn beloop laat, ontdekt in het tweede kwartaal dat een deel van de gesprekken nooit is gevoerd. En dat terwijl ze heel belangrijk zijn. In deze gesprekken leg je de organisatiedoelen naast de doelen en ontwikkelmogelijkheden van de medewerkers. Belangrijk thema: wat kun jij als medewerker bijdragen om deze doelen te behalen en wat heb je daarvoor nodig? Dit laatste is belangrijk voor iemands persoonlijke ontwikkelproces.

Contact door het jaar heen

Als in jouw bedrijf sprake is van een moderne gesprekscyclus heb je regelmatig contact met je medewerkers. Feedback geven en even sparren kan namelijk ook ‘on the job’. Regelmatig kort contact is effectiever dan één keer in de zes maanden een gesprek. Houd contact, zoek elkaar op. Probeer wel na het planningsgesprek minimaal nog één keer formeel samen te zitten om te kijken waar de medewerker staat en of bijsturing wenselijk of noodzakelijk is.

Oog voor talent

Natuurlijk maak je resultaatafspraken, maar talent en de (persoonlijke) ontwikkeling staan centraal. Kunnen je medewerkers hun talenten voldoende inzetten en is hun job nog uitdagend genoeg? De moderne gesprekscyclus ondersteunt een goed contact met je medewerkers, zodat je weet wat er speelt. Kort gezegd: je vangt tijdig signalen op als zaken niet lekker lopen en andersom zie je geen talenten over het hoofd. Medewerkers die goed in hun vel zitten, zijn van levensbelang voor jouw organisatie. Door aandacht te geven, kun je veel aan loyaliteit winnen, maar ook tijdig ingrijpen als iets niet goed loopt.

Planningsgesprek tips & tricks

  • Stel vooral open vragen: wie, wat, waar, wanneer en waarom. Stel alleen gesloten vragen als je om een bevestiging of ontkenning vraagt.
  • Gebruik de LSD-techniek: luisteren, samenvatten, doorvragen: zo ga je rustig door het gesprek.
  • Neem serieus de tijd, weest niet gehaast en zorg na afloop voor een kort verslag dat je naar de medewerker stuurt.
  • Kies eens een andere setting voor een gesprek, ga bijvoorbeeld samen wandelen of lunchen.
  • Neem een open houding aan, toon interesse en probeer je te verplaatsen in de situatie van je medewerker.
  • Vraag wat een medewerker nodig heeft om prettig en gezond te kunnen werken. Denk daarbij aan werkdruk, maar bijvoorbeeld ook aan de arbeidsomstandigheden. Wat heeft iemand nodig om duurzaam inzetbaar te blijven.
  • Kijk of je medewerker zich voldoende kan ontwikkelen en hoe kun jij daarbij ondersteunen.

Bij Sigma Personeelsdiensten begeleiden we werkgevers bij het opzetten van een moderne gesprekscyclus of het voeren van planningsgesprekken. Interesse? Lees meer over onze dienstverlening of maak eens een afspraak met mij of één van mijn collega’s. We gaan graag met je in gesprek!