Sigma Personeelsdiensten

Gebruikmaken van de verruimde werkkostenregeling (WKR)

WKR

Om ondernemingen te ondersteunen tijdens de coronacrisis heeft het kabinet besloten om de vrije ruimte van de werkkostenregeling (WKR) eenmalig te verruimen. Sinds 1 januari 2020 heb je in de werkkostenregeling een vrij besteedbare ruimte van 1,7% over de eerste € 400.000 van je fiscale loonsom en 1,2% over het deel van jouw loonsom boven € 400.000. De coronacrisis heeft daar echter verandering in gebracht. Dit jaar mag je niet 1,7%, maar 3% van de eerste € 400.000 van je loonsom onbelast benutten. Deze verruiming kan helpen om wat financiële ademruimte te creëren. 

De verruiming kan erg gunstig zijn voor jouw organisatie. Vergoedingen, verstrekkingen en terbeschikkingstellingen die je aanwijst als eindheffingsloon en in de vrije ruimte stopt blijven niet alleen voor de werknemer onbelast. Je betaalt er, zolang je de vrije ruimte niet overschrijdt, ook geen werkgeverslasten over en dat scheelt gemiddeld zo’n 23,5%. 

Goed opletten 

Reken jezelf niet te vroeg rijk. Als je namelijk ‘gewoon’ in de oude berekening van de vrije ruimte 3% invult op de plek waar eerst 1,7% stond, ga je voorbij aan het feit dat de loonsom van jouw organisatie door de coronacrisis weleens flink lager kan uitvallen dan waar je op gerekend had.

Goed opletten dus en niet alleen het percentage verhogen. Probeer in plaats daarvan in te schatten hoe hoog jouw loonsom dit jaar ongeveer zal zijn en laat daar de nieuwe berekening op los. 

WKR mogelijkheden 

De mogelijkheden voor het inzetten van die vrije ruimte zijn zo goed als eindeloos. In principe mag je alle vergoedingen, verstrekkingen en terbeschikkingstellingen erin onderbrengen, als je ze maar aanwijst als eindheffingsloon en ze voldoen aan het gebruikelijkheidscriterium.

Ook zijn er mogelijkheden die in deze roerige tijden wat meer voor de hand liggen dan anders:

  1. Geef een thuiswerkvergoeding
    Nu veel medewerkers thuiswerken, maken zij kosten die zij normaal niet zouden maken. De verwarming blijft wat langer aan en de kopjes koffie en thee komen ten laste van het gezinsbudget. Reken maar dat uw medewerkers het waarderen als u hen hiervoor een thuiswerkvergoeding aanbiedt.
  2. Keer een bonus uit
    Als er voldoende vrije ruimte is, kunt u deze gebruiken om uw medewerkers eenmalig extra te belonen voor hun inzet in het afgelopen jaar. Het is immers een jaar waarin veel van uw medewerkers werd gevraagd. De bonus kunt u netto verlonen, zonder dat u extra werkgeverslasten verschuldigd bent. Normaliter bent u als werkgever aan zo’n bonus bijna het dubbele kwijt. Wie in eerdere jaren ook een bonus gaf, kan er nu voor kiezen deze bonus netto in de vrije ruimte op te nemen in plaats van deze als bruto looncomponent te verlonen.
  3. Uitruil van loonbestanddelen
    U kunt uw medewerkers vragen om een deel belast loon uit te ruilen voor een (netto) vergoeding of verstrekking, die u in de vrije ruimte onderbrengt, denk bijvoorbeeld aan een fiets of laptop. Het voordeel voor de medewerker is feitelijk de belastingkorting, want hij levert een bruto bedrag in en krijgt daarvoor de netto waarde terug. U op uw beurt verlaagt hiermee het brutoloon en betaalt daardoor minder werkgeverslasten. Eventueel kan deze uitruil nog verder uitgebouwd worden door hiervoor het overschot aan vakantie-uren van medewerkers in te zetten. Lees daar meer over in onderstaande tip! Overigens kan de uitruilregeling ook worden toegepast op de vaste reiskostenvergoeding voor woon-werkverkeer, voor zover die nog niet is benut.
  4. Gebruik de vakantie-uren
    De voornoemde tip ten aanzien van de uitruilregeling kan nog verder uitgebouwd worden door hiervoor het overschot aan vakantie-uren in te zetten. Door de vakantie-uren extra te verlonen ter waarde van bijvoorbeeld een fiets of laptop, voorkomt u een duur stuwmeer aan vakantie-uren. Gelijktijdig is uw werknemer blij met de fiets/laptop zonder het gevoel te hebben iets te moeten inleveren. Normaliter is het uitbetalen van vakantie-uren een dure optie voor de werknemer. Bij voldoende vrije ruimte, kunt u de uitbetaling van die vakantie-uren in de vrije ruimte onderbrengen, zodat u dit jaar de uitbetaling ervan netto kunt doen. Zo vermindert u de reserve voor vakantie-uren, terwijl uw werknemer er meer aan over houdt.
  5. Creëer een veilige werkplek
    Voor veel medewerkers is het thuis behelpen, op een oude stoel of aan een krakkemikkige keukentafel. En dat terwijl fitte, gezonde medewerkers belangrijk zijn voor uw bedrijf. U kunt overwegen een vergoeding of verstrekking te doen voor bijvoorbeeld een goede bureaustoel.
  6. Online teambuilding
    Ook online is veel mogelijk. Denk aan een pubquiz waarbij iedere medewerker thuis een bier- of wijnpakketje krijgt afgeleverd. Of spreek uw dank uit met een extra groot kerstpakket. De extra vrije ruimte biedt u nu alle kansen om eens flink uit te pakken.

Let goed op verschillen!

  • Je mag niet onbedoeld verschil maken tussen werknemers. Dat werkt als volgt: hebben werknemers van jouw organisatie een ov-chipkaart van de zaak, dan betaalde je hun reiskosten rechtstreeks aan de vervoersbedrijven. De werknemers kregen geen vergoeding en daar is niets aan veranderd, behalve dan dat jouw facturen een stuk lager uitvallen. 
  • Voor werknemers die een vergoeding per kilometer kregen, zit dat anders. Als je besluit om die reiskostenvergoedingen niet stop te zetten, krijgen deze werknemers een flinke bonus. Zij hebben nu immers helemaal geen reiskosten. De eerlijke manier om dit op te lossen is dan toch om alle reiskostenvergoedingen stop te zetten en in plaats daarvan een vaste vergoeding voor de thuiswerkkosten uit te delen. 

Overigens mag je van de Belastingdienst de vaste reiskostenvergoedingen van werknemers wel onbelast blijven doorbetalen, ook al reizen veel werknemers nu niet. Wonen alle werknemers ongeveer even ver weg, dan kan het ook eerlijk en handig zijn om de vergoeding gewoon door te betalen.  

Wil je meer informatie over de WKR? Op donderdag 15 oktober 2020 organiseren wij het webinar ‘Besparen met de WKR in 2020!’, waarin onze collega Joanita de Pagter je meer vertelt over de WKR, hoe de vrije ruimte berekend kan worden en welke mogelijkheden je hebt voor het besteden van deze ruimte. Klik hier om je aan te melden.

Zo benut je de ruimte van de stopgezette vergoedingen

Hoewel het voor werknemers even slikken kan zijn dat hun reiskostenvergoeding wordt stopgezet, kun je aan het einde van het jaar het leed wat verzachten. Werknemers mogen namelijk een belaste eindejaarsuitkering, bonus of een deel van hun loon uitruilen tegen een onbelaste reiskostenvergoeding. Hebben werknemers gedurende het jaar minder vergoeding gekregen dan fiscaal gezien onbelast is toegestaan, dan is er dus meer ruimte. 

Een praktijkvoorbeeld: een werknemer die een enkele reisafstand van 25 kilometer heeft, mag per maand maximaal 25 × 2 × 21,75 dagen × € 0,19 aan onbelaste reiskostenvergoeding krijgen: € 206,63. Per jaar is dat € 2.479. Krijgt hij deze vergoeding gedurende vier maanden niet, dan kan hij dus 4 × € 206,63 = € 826,52 belast loon uitruilen. Bij een tarief van 37,75% scheelt dat € 312. Voor jouw organisatie scheelt het de werkgeverslasten. 

Vergoeding van mondkapjes mag onbelast 

Werkgevers mogen de mondkapjes die werknemers verplicht moeten dragen in het openbaar vervoer onbelast vergoeden of verstrekken. Dat heeft de Belastingdienst bekendgemaakt op zijn website. 

Vanwege het coronavirus moet iedereen vanaf 1 juni verplicht een mondkapje dragen in het openbaar vervoer. De kosten van de mondkapjes horen daardoor tot de werkelijke kosten van het openbaar vervoer, omdat werknemers niet zonder een mondkapje op met het openbaar vervoer mogen reizen. 

Een gerichte vrijstelling gaat niet ten koste van de vrije ruimte onder de werkkostenregeling als de werkgever aan de voorwaarden voor deze vrijstelling voldoet. Deze vergoeding of verstrekking moet nog wel worden aangewezen als eindheffingsloon.  

Inzicht in jouw vrije ruimte 

In de online portal van Sigma Personeelsdiensten kun je bij de salarisdocumenten terugvinden hoeveel vrije ruimte er maandelijks wordt opgebouwd. Daarnaast kun je zien hoeveel van deze vrije ruimte al wordt opgesnoept door vergoedingen die op de loonstroken van jouw werknemers worden uitbetaald.  

Breng hiernaast in beeld welke vergoedingen en verstrekkingen er nog meer zijn, zoals bijvoorbeeld de aanstaande kerstpakketten, sinterklaasletters of personeelsuitjes. Dan weet je of er nog ruimte over is om onbelast nog meer vergoedingen, verstrekkingen of een bonus uit te keren. 

Heb je hulp nodig bij het inzichtelijk maken van de mogelijkheden?
Neem contact op met jouw loonadviseur van Sigma Personeelsdiensten. Wij helpen je graag.