Sigma Personeelsdiensten

Emoss Mobile Systems BV: “Ook voor de medewerkers is dit een enorme vooruitgang”

De ondernemer naast de adviseur

Emoss Mobile Systems BV is gespecialiseerd in de ontwikkeling en productie van elektrische aandrijflijnen voor heavy duty applicaties, zoals vrachtwagens. ‘We bouwen voertuigen van onze klanten om naar elektrisch door de dieselmotor te verwijderen en onze elektrische aandrijflijn in te bouwen. Wij verkopen ook losse aandrijflijnen. Klanten (original equipment manufacturers) bouwen deze aandrijflijn zelf in hun voertuigen. Zo rijden er zelfs Emoss trucks in Nieuw-Zeeland.’ Steffie Machielsen is verantwoordelijk voor HR. Ze is druk met het stroomlijnen van de afdeling. ‘De samenwerking met Sigma Personeelsdiensten past bij de interne professionaliseringsslag die we maken.’

Het enthousiasme waarmee Steffie over Emoss vertelt, werkt aanstekelijk. ‘Ons bedrijf is nog relatief jong, maar onze oprichters zijn al 20 jaar bezig met de ontwikkeling van deze techniek. Destijds was de markt er nog niet rijp voor. Nu zitten we in een groeifase; we maken de transitie door van R&D bedrijf naar productiebedrijf met vijftig medewerkers. Het bruist hier van de energie. Wat we doen is uniek. We zijn nummer één als het gaat om specials, waarbij we de elektrische aandrijving op maat van de klant maken, bijvoorbeeld voor een vuilniswagen. We doen alles in eigen huis en hebben eigen techneuten en engineers in dienst.’

Professionaliseringsslag

Toen het aandelenpakket van Emoss volledig in handen kwam van het Indiase PCL ontstond ruimte om intern een professionaliseringsslag in te zetten. Voor Steffie betekende dit dat het systeem waarmee de salaris- en personeelsadministratie draaide, eindelijk vervangen kon worden. ‘Ik heb goed rondgekeken en verschillende gesprekken gevoerd. Op een gegeven moment was ik al zeker van onze keuze voor de software van Nmbrs. We kozen voor Sigma Personeelsdiensten omdat zij zich nadrukkelijk als partner profileerden. Dat hebben ze tot nu toe meer dan waar gemaakt. Sigma Personeelsdiensten voelt als een verlengstuk van onze organisatie. Ze denken proactief mee en, ook niet onbelangrijk, mocht ik een keer onverhoopt uitvallen, dan kunnen zij mijn taken overnemen.’

Enorme vooruitgang

Over de transitie is Steffie erg tevreden. ‘Ik hakte pas eind november de knoop door, dus we hebben hard moeten doorwerken. Ikzelf moest een flinke Excellijst vullen met gegevens van alle medewerkers. Een medewerker van Sigma ging aan de slag om alle personeelsdocumenten uit het oude systeem te halen. Op 1 januari werkte het perfect’, vertelt Steffie. ‘Niet alleen voor mij, maar ook voor de medewerkers is dit een enorme vooruitgang. Iets simpels als een verlofaanvraag ging tot voor kort met een papieren aanvraagformulier dat eindeloos langs verschillende mensen moest. Nu vullen collega’s de aanvraag online in en binnen no time weten ze of deze geaccordeerd is en wat het nieuwe verlofsaldo is.’

Tijdwinst

Natuurlijk is voor Steffie zelf het werk een stuk minder omslachtig geworden. Met één druk op de knop heeft ze overzichtelijke HR-informatie beschikbaar en de indiensttreding van nieuwe medewerkers is met Hubbae zo geregeld. Prettig is ook de koppeling met de arbodienst en het pensioenfonds. ‘Ik ervaar zoveel tijdwinst! Ga maar na, vroeger moest ik een nieuwe medewerker op vier plaatsen melden, nu gaat dat automatisch.’

Salarisadministratie

De adviseur naast de ondernemer

‘Emoss Mobile Systems BV is een heel mooi bedrijf en de samenwerking met Steffie is bijzonder prettig. De HR-afdeling is volop in ontwikkeling en het is erg leuk om daaraan een bijdrage te kunnen leveren. We hebben Sigma Online, ons online salarisadministratie en personeelsadministratiepakket, recent geïmplementeerd. Die overstap verliep soepel. Daarmee hebben we Emoss heel wat werk uit handen kunnen nemen.’

We spreken Ditty Lockefeir. Zij is loonadviseur bij Sigma Personeelsdiensten. ‘Als loonadviseur onderhoud ik contact met uiteenlopende klanten. Dit gaat natuurlijk over de salarisadministratie maar ook over zaken als arbeidsrecht of loonheffing. Ik geef zowel gevraagd als ongevraagd advies. Met andere woorden, bij Sigma Personeelsdiensten denken wij graag proactief mee met onze klanten.’

Overstappen naar Sigma Online

De contacten met Emoss en HR-manager Steffie Machielsen zijn van recente datum. ‘De overstap naar Sigma Online vond eind vorig jaar plaats’, legt Ditty uit. ‘Naast een export uit hun oude salarisadministratie, hebben we vrijwel handmatig de personeelsdossiers overgezet. Je kunt daarbij denken aan zaken als arbeidsovereenkomsten, diploma’s en gespreksverslagen. Toen eenmaal alles was overgezet, hebben we alle bijzonderheden opnieuw samen doorgenomen. Daarna zijn we gestart met schaduw draaien, controleren en opvallende zaken bespreken, net zo lang tot alles in orde is.’ Natuurlijk komt de brede kennis en expertise, die Sigma Personeelsdiensten in huis heeft, daarbij van pas. Ditty geeft als voorbeeld dat er op het gebied van de auto’s van de zaak een en ander beter georganiseerd kon worden. ‘In samenspraak met onze fiscalist hebben we Emoss daarin heel gericht kunnen adviseren.’

Indiensttredingen snel verwerken

Het Sigma Online-pakket waarmee Emoss werkt, is uitgebreid met Hubbae. ‘De Hubbae applicatie maakt de administratieve verwerking van de indiensttreding van een nieuwe medewerker sneller, makkelijker en minder foutgevoelig’, legt Ditty uit. ‘De standaard arbeidsovereenkomst kan digitaal worden gepersonaliseerd. Mede met de gegevens die de nieuwe medewerker zelf digitaal aanlevert. Eenmaal compleet kan de overeenkomst digitaal worden ondertekend door de directeur en de nieuwe medewerker. Is dit gebeurd, dan komt de getekende overeenkomst direct in het juiste personeelsdossier. Handig is ook dat de workflow zichtbaar is, met andere woorden, je weet in welke fase je zit.’

Prettig samenwerken

Nu alles opnieuw is ingericht, kan Emoss zelf veel doen, legt Ditty uit. ‘Naast alle personeelsmutaties via Hubbae, voert Emoss ook zelf alle salariswijzigingen in. Wij dragen zorg voor eenmalige mutaties in uren zoals de overwerk- en toeslaguren. Verder controleren we natuurlijk de invoer die door Emoss gedaan is. Het kan maar zo gebeuren dat een salaris van € 2.000 per ongeluk als € 20.000 in de boeken komt. Is alles in orde, dan wordt alles verwerkt, wordt de betaling gereed gezet en zijn de loonstroken digitaal beschikbaar.’ Wat Ditty betreft verloopt de samenwerking uitstekend. ‘Steffie gaat op het gebied van HR voortvarend te werk. Waar mogelijk adviseren en ondersteunen wij haar.’

Meer dan een salarisstrook

Samenwerken met Sigma betekent dat we je ondersteunen bij het zo efficiënt mogelijk inrichten van alle zaken op het gebied van salaris- en personeelsadministratie. Daarbij combineren we de voordelen van digitalisering met de kracht van persoonlijk advies. Zo maken we het verschil. Benieuwd wat we voor jou kunnen betekenen? Lees meer over onze salarisadministratie dienstverlening of neem direct contact met ons op voor een vrijblijvende (online) demo!

Sigma & Emoss Mobile Systems