auto van de zaak: geen vrije ruimte voor bijtelling
De bijtelling voor privégebruik van een auto van de zaak mag je niet onderbrengen in de vrije ruimte van de werkkostenregeling. Dit voordeel hoort namelijk bij de werknemer zelf en wordt daarom individueel belast. Er zijn een paar uitzonderingen. Denk aan een bestelauto die doorlopend afwisselend wordt gebruikt door twee of meer werknemers, of aan bijzondere beveiligingsmaatregelen. In die situaties kan eindheffing gelden: als werkgever neem je de belasting dan voor je rekening. Kosten die de werknemer namens jou maakt, zoals parkeergeld, autowassen of brandstof, kun je wel onbelast vergoeden omdat het hier gaat om intermediaire kosten. Dat geldt ook voor het plaatsen van een laadpaal bij de woning van de werknemer voor een elektrische of hybride auto.
motor of scooter van de zaak: kijk naar het echte privégebruik
Stel je een motor of scooter van de zaak beschikbaar? Dan gelden er geen aparte regels zoals bij de auto. Er is dus geen vaste bijtelling. Je telt alleen het werkelijke privégebruik op bij het loon van de werknemer. Dat bereken je door het aantal privékilometers te vermenigvuldigen met de werkelijke kilometerprijs. Een eventuele eigen bijdrage van de werknemer mag je daarvan aftrekken.
fiets van de zaak: vaste bijtelling van 7%
Voor een fiets van de zaak geldt sinds 1 januari 2020 een vaste bijtelling van 7% van de consumentenadviesprijs. Dat is meestal de oorspronkelijke nieuwwaarde van de fiets. Deze regel geldt ook voor elektrische fietsen, bakfietsen en speed pedelecs. Accessoires die onderdeel zijn van de consumentenadviesprijs vallen ook onder deze bijtelling. Voor andere accessoires geldt de hoofdregel: het aantal privékilometers keer de werkelijke kilometerprijs, min een eventuele eigen bijdrage van de werknemer. Woon-werkverkeer telt hierbij als privégebruik.
privégebruik: kosten aftrekken van de bijtelling
Betaalt de werknemer zelf kosten voor privégebruik? Dan mag je die kosten aftrekken van de bijtelling, maar de bijtelling kan nooit lager worden dan nul. De consumentenadviesprijs vind je meestal terug op de factuur of in het leasecontract. Voor fietsen publiceert de RAI Vereniging ook actuele en historische consumentenadviesprijzen online. De vaste bijtelling moet het voor werkgevers en werknemers makkelijker en aantrekkelijker maken om een fiets van de zaak te gebruiken.
autokosten vergoeden: wat kan wel onbelast?
Kosten die de werknemer namens jou maakt voor de auto van de zaak, kun je in veel gevallen wel onbelast vergoeden. Denk aan parkeergeld, autowassen, brandstof en tol- of veergeld. Ook een parkeerplaats bij de werkplek kun je onbelast vergoeden of verstrekken.
Let op: de volgende kosten zijn belast. Je mag deze dus niet in de vrije ruimte van de werkkostenregeling onderbrengen:
- een (buitenlandse) parkeerboete;
- een (buitenlandse) naheffingsaanslag parkeerbelasting (incl. de doorberekende kosten die met de oplegging ervan zijn gemoeid); of
- het aanbrengen en verwijderen van een wielklem.
Advies nodig bij een auto van de zaak?
Bij een auto van de zaak komt heel wat kijken. Zo moet je als werkgever de loonheffing berekenen, inhouden en afdragen aan de Belastingdienst. Fouten in de administratieve verwerking kunnen leiden tot boetes en naheffingen. De auto van de zaak is één van de meest gemaakte fouten in de loonadministratie. Wil je zeker weten dat je niets over het hoofd ziet? Download dan onze gratis whitepaper Auto van de zaak voor handige tips of neem vrijblijvend contact met ons op.