Een vaste onkostenvergoeding mag namelijk niet zomaar op gevoel worden vastgesteld. De Belastingdienst stelt eisen aan de onderbouwing, de vastlegging en de periodieke beoordeling van de vergoeding. Daarnaast spelen ook arbeidsrechtelijke aspecten een belangrijke rol.
In dit artikel zetten wij de belangrijkste aandachtspunten voor werkgevers op een rij.
– Wat is een vaste onkostenvergoeding?
– Welke kosten kunnen onderdeel uitmaken van een vaste onkostenvergoeding?
– Zonder onderbouwing geen onbelaste vergoeding
– Kostenonderzoek en steekproef
– Arbeidsrechtelijk: leg afspraken schriftelijk vast
– Voorkom dubbele vergoedingen
– Let op het gebruikelijkheidscriterium
– Wat zijn de risico’s bij onvoldoende onderbouwing?
– Hoe zit het met de DGA?
– Praktische checklist voor werkgevers
– Conclusie
Klik hier voor een overzicht van veelgestelde vragen over de vaste onkostenvergoeding.
Wat is een vaste onkostenvergoeding?
Een vaste onkostenvergoeding is een periodieke vergoeding voor kosten die werknemers in het kader van hun dienstbetrekking maken en die voor rekening van de werkgever behoren te komen.
Onder voorwaarden kan een werkgever deze vergoeding onbelast verstrekken. Daarbij kan sprake zijn van:
- intermediaire kosten
- gerichte vrijgestelde kosten
- een combinatie van beide
Als niet aan de fiscale voorwaarden wordt voldaan, kan de vergoeding alsnog worden aangemerkt als belast loon.
Een vaste onkostenvergoeding is vooral geschikt voor kosten die met enige regelmaat terugkeren en waarvan de hoogte redelijk voorspelbaar is. Voor incidentele of sterk wisselende zakelijke uitgaven kan declareren een betere oplossing zijn.
Door gebruik te maken van de declaratiemodule binnen Nmbrs, onderdeel van HR-Online, kunnen werknemers hun zakelijke kosten digitaal indienen en laten goedkeuren. Hierdoor ontstaat een duidelijke administratieve routing waarbij:
- kosten vooraf worden beoordeeld en geaccordeerd
- bewijsstukken digitaal worden vastgelegd
- de fiscale onderbouwing beter kan worden geborgd
- een onderscheid kan worden gemaakt tussen belast en onbelast te vergoeden kosten
- het risico op dubbele vergoedingen wordt beperkt
- de salarisadministratie de kosten efficiënt kan verwerken
In de praktijk blijkt een combinatie van een goed onderbouwde vaste onkostenvergoeding en een gestructureerd declaratieproces vaak de meest beheersbare oplossing.
Welke kosten kunnen onderdeel uitmaken van een vaste onkostenvergoeding?
Intermediaire kosten
Intermediaire kosten zijn kosten die een werknemer feitelijk voorschiet namens de werkgever.
Voorbeelden zijn:
- portokosten
- parkeerkosten tijdens zakelijke afspraken
- representatiekosten namens de werkgever
- kleine zakelijke aankopen
- kantoorbenodigdheden die voor rekening van de werkgever komen
Gerichte vrijstellingen
Ook bepaalde gerichte vrijstellingen kunnen onderdeel uitmaken van een vaste kostenvergoeding. Voor sommige gerichte vrijstellingen geldt dat een vaste periodieke vergoeding alleen mogelijk is als de betreffende uitgaven voldoende regelmatig voorkomen en de vergoeding gebaseerd is op daadwerkelijk te verwachten kosten.
Voorbeelden zijn:
- zakelijke kilometers met eigen vervoer
- kosten van tijdelijk verblijf tijdens dienstreizen
- vakliteratuur
- opleidingen en cursussen
- noodzakelijke communicatiemiddelen en gereedschappen
Niet iedere kostenpost is echter geschikt voor opname in een vaste vergoeding. De werkgever zal per kostencomponent moeten kunnen onderbouwen dat de kosten daadwerkelijk worden gemaakt.
Zonder onderbouwing geen onbelaste vergoeding
Een veel voorkomende misvatting is dat een werkgever zelf een bedrag kan vaststellen en dit vervolgens onbelast mag uitbetalen. Dat is niet het geval. Voor een onbelaste vaste kostenvergoeding moet kunnen worden aangetoond:
- welke kosten worden vergoed
- hoe het bedrag is samengesteld
- welk bedrag per kostensoort is opgenomen
- dat vooraf onderzoek heeft plaatsgevonden naar de werkelijk gemaakte kosten
De wet vereist dat aan de vergoeding een onderzoek naar de feitelijke kosten ten grondslag ligt. Een onderbouwing op basis van een representatieve steekproef is daarbij toegestaan.
Kostenonderzoek en steekproef
In de praktijk wordt vaak gewerkt met een kostenonderzoek of steekproef onder een representatieve groep werknemers.
Gedurende een bepaalde periode worden de daadwerkelijk gemaakte kosten bijgehouden. Op basis daarvan wordt de hoogte van de vaste vergoeding vastgesteld. Een onderzoeksperiode van minimaal drie aaneengesloten maanden wordt daarbij algemeen als uitgangspunt gehanteerd.
Belangrijk is dat:
- de onderzochte werknemers vergelijkbare werkzaamheden verrichten
- de omstandigheden representatief zijn
- de berekeningen schriftelijk worden vastgelegd
- de onderliggende documentatie wordt bewaard
Arbeidsrechtelijk: leg afspraken schriftelijk vast
Een vaste onkostenvergoeding is niet alleen een fiscale regeling, maar kan ook een arbeidsvoorwaarde zijn.
Wij adviseren daarom om schriftelijk vast te leggen:
- welke kosten worden vergoed
- hoe het bedrag is opgebouwd
- wanneer evaluatie plaatsvindt
- wanneer de vergoeding kan worden aangepast
- wanneer de vergoeding vervalt
Neem dit op in de arbeidsovereenkomst, een addendum, het personeelshandboek of een arbeidsvoorwaardenregeling. Door dit vooraf duidelijk vast te leggen voorkom je discussies achteraf.
Voorkom dubbele vergoedingen
Een risico dat regelmatig over het hoofd wordt gezien, is dubbele vergoeding. Dat ontstaat wanneer een werknemer:
- een vaste onkostenvergoeding ontvangt
- én dezelfde kosten daarnaast afzonderlijk declareert
Voorbeelden zijn:
- parkeerkosten
- representatiekosten
- kleine kantooruitgaven
- zakelijke telefoonkosten
De Belastingdienst kan in zo’n situatie constateren dat de vaste vergoeding te hoog is vastgesteld of onvoldoende is onderbouwd.
Zorg daarom voor heldere afspraken over:
- welke kosten onder de vaste vergoeding vallen
- welke kosten nog mogen worden gedeclareerd
- welke bewijsstukken werknemers moeten bewaren
Let op het gebruikelijkheidscriterium
Niet iedere vaste vergoeding kwalificeert als intermediaire kostenvergoeding of gerichte vrijstelling.
Soms kiest een werkgever ervoor een vergoeding aan te wijzen als eindheffingsloon binnen de werkkostenregeling.
In dat geval geldt het gebruikelijkheidscriterium. Daarnaast hanteert de Belastingdienst in de praktijk een doelmatigheidsmarge van ongeveer € 2.400 per werknemer per jaar als indicatie dat sprake is van een gebruikelijke aanwijzing. Bedragen boven deze grens zijn niet verboden, maar vragen doorgaans om een zwaardere onderbouwing.
Wat zijn de risico’s bij onvoldoende onderbouwing?
Wanneer een vaste kostenvergoeding niet voldoet aan de fiscale eisen, kan de Belastingdienst deze aanmerken als loon. Dat kan leiden tot naheffingen op de loonbelasting, correcties op werknemersverzekeringen, belastingrente of boetes.
Met name vergoedingen die jarenlang ongewijzigd zijn gebleven zonder actuele onderbouwing vormen regelmatig een aandachtspunt bij controles.
Hoe zit het met de DGA?
Ook een directeur-grootaandeelhouder (DGA) kan een vaste onkostenvergoeding ontvangen. Daarbij gelden in beginsel dezelfde fiscale uitgangspunten als voor andere werknemers. De vergoeding moet zijn gebaseerd op daadwerkelijk gemaakte zakelijke kosten en voldoende kunnen worden onderbouwd. Omdat een DGA zowel werknemer als beleidsbepaler binnen de onderneming is, kijkt de Belastingdienst vaak extra kritisch naar de zakelijkheid en onderbouwing van kostenvergoedingen. Een vaste vergoeding zonder actuele onderbouwing kan bij een controle alsnog als belast loon worden aangemerkt.
Praktische checklist voor werkgevers
Voordat je een vaste onkostenvergoeding invoert of voortzet, controleer dan of:
- een kostenonderzoek of steekproef is uitgevoerd
- de vergoeding per kostensoort is onderbouwd
- de vergoeding schriftelijk is vastgelegd
- afspraken bestaan over ziekte en langdurige afwezigheid
- een wijzigingsclausule aanwezig is
- dubbele vergoedingen worden voorkomen
- periodieke evaluatie plaatsvindt
- de vergoeding voldoet aan de fiscale regels van de WKR
Conclusie
Een vaste onkostenvergoeding kan zowel voor werkgever als werknemer veel administratief gemak opleveren. Tegelijkertijd brengt deze regeling fiscale én arbeidsrechtelijke aandachtspunten met zich mee. Een goede onderbouwing, duidelijke schriftelijke afspraken en periodieke evaluatie zijn essentieel om naheffingen en discussies met werknemers of de Belastingdienst te voorkomen.
Advies: laat bestaande vaste kostenvergoedingen periodiek toetsen. In veel organisaties zijn de werkzaamheden door hybride werken, digitalisering en gewijzigde reispatronen de afgelopen jaren aanzienlijk veranderd. Dat maakt een actualisatie van bestaande vergoedingen vaak geen overbodige luxe.
Laat je huidige regeling beoordelen door onze specialisten. Neem hiervoor vrijblijvend contact met ons op.
