Het Zeeuws-Vlaamse bedrijf Unitron ontwikkelt, produceert en levert producten voor de medische sector, in opdracht van klanten wereldwijd. Unitron heeft meer dan 100 medewerkers in dienst en dat het bedrijf groeiende is, is ook geografisch terug te zien. Naast hun vestiging in IJzendijke, waar onlangs een gloednieuwe productiehal is geopend, hebben ze ook een vestiging in Hengelo, België en Amerika. Chantal Blaeke – van ’t Westeinde werkt al meer dan 25 jaar bij Unitron. Samen met twee andere collega’s is ze verantwoordelijk voor de HR. Onlangs lieten zij een WKR-check door Sigma uitvoeren en dat resulteerde in een waardevolle samenwerking met Jan Willem Boone als vaste adviseur.
Doen we het wel goed?
De aanleiding voor de WKR-check was niet dat de WKR niet goed was geregeld binnen Unitron. Integendeel. “We hadden onszelf natuurlijk al goed ingelezen en hadden zelf al het een en ander opgesteld. Maar we waren benieuwd of we dit goed hadden gedaan en of we niks over het hoofd zagen. Dus we zagen de WKR-check als een kans om te controleren of we op de goede weg zijn en of er punten zijn die we kunnen verbeteren.” Jan Willem herkent die behoefte bij veel organisaties. “Een WKR-check geeft werkgevers comfort. Je krijgt inzicht of je goed bezig bent en waar eventuele risico’s zitten. Met die inzichten kun je concreet aan de slag.”
Analyse
Tijdens de WKR-check duikt Sigma diep in de financiële- en salarisadministratie van een organisatie. Met behulp van een speciaal ontwikkelde analysetool worden honderden termen gescand die mogelijk verband houden met de werkkostenregeling. “We screenen de administratie op zo’n 400 woorden die mogelijk relevant zijn voor de WKR,” legt Jan Willem uit. “Vervolgens kijken we hoe deze kosten zijn verwerkt en of dat op de juiste manier is gebeurd. Dus of iets in de vrije ruimte van de WKR geboekt is en of dat terecht of onterecht is. Ook kijken we mee of de gerichte vrijstellingen en nihilwaarderingen op de juiste manier zijn toegepast.” Daarna volgt een rapport met bevindingen, aandachtspunten en concrete aanbevelingen dat uitgebreid wordt besproken. Het doel is tweeledig: werkgevers helpen om fiscale kansen optimaal te benutten én ervoor zorgen dat de administratie voldoet aan de geldende wet- en regelgeving. “Het gaat niet alleen om fiscaal voordeel,” zegt Jan Willem. “Het geeft ook zekerheid dat je de WKR correct toepast en voorbereid bent op een eventuele controle. Een mogelijke naheffingsaanslag en boete van de Belastingdienst kun je voorkomen dankzij de WKR-check.”
"We zagen de WKR-check als een kans om te controleren of we op de goede weg zijn en of er punten zijn die we kunnen verbeteren."
jubilea
Bij de WKR-check van Unitron bleek al snel dat ze de meeste zaken goed geregeld hebben. Toch leverde de check waardevolle inzichten op. “Het was deels een bevestiging dat we goed bezig zijn, maar er kwamen ook handige tips uit die we echt ter harte hebben genomen,” vertelt Chantal. Eén van die tips had betrekking op de jubileumuitkeringen. “De jubileumuitkering konden fiscaal aantrekkelijker worden ingericht. Na de check hebben we het zelfs met terugwerkende kracht toegepast voor medewerkers die daarvoor in aanmerking kwamen. Zo kunnen we medewerkers extra belonen via een fiscaal gunstige regeling zonder dat het ons als werkgever extra geld kost.” Jan Willem vult Chantal aan: “Unitron heeft veel medewerkers in dienst die er al lang werken en dus in aanmerking komen voor een jubileumuitkering. Als je dit fiscaal goed inricht, is dit zowel voor de werkgever als de werknemer een voordeel.”
borrelen en leasen
Ook op andere vlakken kwamen dankzij de WKR-check kansen naar voren. Zo werd de fietsregeling onder de loep genomen. “Voorheen werd een fiets gekocht, maar leasen bleek fiscaal aantrekkelijker. Dat hebben we daarna direct opgepakt en daar wordt inmiddels gebruik van gemaakt,” legt Chantal uit. Daarnaast zorgde de check voor extra inzicht in de fiscale behandeling van personeelsactiviteiten. “Dat het organiseren van personeelsfeesten op de eigen locatie fiscaal aantrekkelijker is dan een externe locatie, wisten we al wel. Maar de bevestiging hiervan was fijn.” Jan Willem vult Chantal aan: “Bij een personeelsfeest op een externe locatie valt heel het bedrag van die borrel in de vrije ruimte van de WKR. Als je het op de bedrijfslocatie doet, valt er bijna niks in de vrije ruimte, alleen het normbedrag voor het eten van een maaltijd zoals een barbecue.”
cafetariaregeling
De WKR-check vormde bovendien de basis voor een breder adviestraject. Samen met Sigma zette Unitron een cafetariaregeling op waarmee medewerkers arbeidsvoorwaarden kunnen uitruilen, bijvoorbeeld salaris voor extra verlofdagen of een leasefiets. “We hadden nog geen cafetariaregeling maar die wens was er wel,” vertelt Chantal. “Het is dan heel fijn dat Sigma dat in een duidelijk reglement kan vertalen. We kijken ieder jaar wat er binnen de WKR mogelijk is en hoe we medewerkers daar voordeel uit kunnen laten halen.” Volgens Jan Willem zit daar precies de kracht van een WKR-check. “Het is niet alleen risicobeperking. Het biedt ook mogelijkheden om arbeidsvoorwaarden slimmer in te richten en de vrije ruimte optimaal te benutten. Zo kun je als werkgever aantrekkelijke arbeidsvoorwaarden aanbieden tegen beperkte kosten of zelfs kostenneutraal. Unitron wist niet goed waar te beginnen dus samen hebben wij de regeling opgezet.”
persoonlijke en betrokken samenwerking
Na de geslaagde WKR-check, is Unitron met hun volledige salarisadministratie overgestapt naar Sigma. Naast de inhoudelijke expertise waardeert Unitron vooral de manier van samenwerken. “Het persoonlijke vind ik heel erg veel waard,” zegt Chantal. “Je weet gewoon bij wie je moet zijn en het meedenken met ons vind ik ook heel fijn.” Die proactieve houding maakt volgens haar het verschil. “Als er bijvoorbeeld een nieuwe regeling komt of een kilometervergoeding verandert, dan nemen ze zelf contact met ons op. Ze denken heel praktisch met ons mee. Dat werkt overal in door.”
goed werkgeverschap
Voor organisaties die twijfelen over het laten uitvoeren van een WKR-check heeft Chantal een duidelijke boodschap: “Als je twijfelt of je op de goede weg zit, dan is zo’n check precies het duwtje dat je nodig hebt. Het geeft zekerheid, maar levert ook nieuwe inzichten op waar je zelf misschien nog niet aan had gedacht.” Jan Willem benadrukt tot slot dat een WKR-check verder gaat dan alleen fiscale controle. “Natuurlijk wil je risico’s beperken. Maar een WKR-check laat ook zien waar kansen liggen. Hoe benut je de vrije ruimte optimaal? Welke arbeidsvoorwaarden kun je fiscaal aantrekkelijker inrichten? Uiteindelijk helpt dat om een aantrekkelijkere werkgever te zijn voor je medewerkers. Een win-win.”
Wil je weten of je de WKR-administratie goed hebt ingericht? Met de gratis WKR-APK krijg je snel inzicht in de algemene stand van zaken. Tijdens de APK kijk je vrijblijvend in 30 minuten samen met een van onze adviseurs naar de WKR-inrichting binnen jouw organisatie. Wil je vervolgens verder verdiepen? Dan biedt de WKR-check een uitgebreide analyse van je WKR-administratie, inclusief concrete aanbevelingen om risico’s te beperken, fiscale kansen optimaal te benutten en arbeidsvoorwaarden slimmer in te richten. Vraag hier de gratis WKR-APK aan.
