Schriftelijke bevestiging einde dienstverband
Bevestig schriftelijk aan de werknemer per wanneer de arbeidsovereenkomst eindigt. Vermeld in de brief in ieder geval:
- dat en wanneer er een eindafrekening plaatsvindt en waarop de eindafrekening betrekking heeft, zoals de vakantietoeslag, transitievergoeding of contractuele afvloeiingsregeling, vakantiedagen, 13e maand enzovoort;
- of er nog andere vergoedingen zijn (zoals een winstuitkering of bonus), die je pas op een later moment uitkeert of dat je het recht op die vergoeding nog moet vaststellen;
- of de werknemer nog vergoedingen aan de werkgever moet betalen, zoals opleidingskosten en de economische waarde van een overgenomen leaseauto;
- of de werknemer na beëindiging van het dienstverband gebruik mag blijven maken van bepaalde regelingen of personeelsvoordelen (zoals een verzekering en pensioenregelingen);
- of er zaken zijn die je separaat afwikkelt (denk aan een optieregeling);
- welke zaken de werknemer moet inleveren (bijvoorbeeld een laptop, mobiele telefoon of leaseauto) en waar.
Bij tijdelijke arbeidsovereenkomsten van zes maanden of langer is de werkgever gebonden aan een aanzegtermijn van ten minste een maand. Dit houdt in dat werkgevers werknemers met een dergelijk contract een maand voordat de arbeidsovereenkomst eindigt, schriftelijk moeten laten weten of en onder welke voorwaarden zij de overeenkomst willen verlengen.
Als de werknemer zelf heeft opgezegd, vraag dan om een schriftelijke opzeggingsbrief en bevestig de einddatum van de arbeidsovereenkomst schriftelijk.
Eindafrekening
Bij het opstellen van de eindafrekening controleer je zorgvuldig wat nog verschuldigd is en wat eventueel verrekend moet worden. Controleer de volgende punten:
- Welke (transitie)vergoeding is verschuldigd? Zijn over de uitkering daarvan bijzondere afspraken gemaakt?
- Heeft de werknemer nog recht op (pro rata) vakantietoeslag of uitbetaling van niet-genoten vakantiedagen? Of heeft hij te veel vakantiedagen opgenomen? Als dit laatste het geval is en er zijn geen bijzondere afspraken over gemaakt, dan kan dit verrekend worden met de laatste salarisbetaling.
- Neem eventuele vergoedingen die de werknemer moet terugbetalen (bijvoorbeeld opleidingskosten, voorschotten of de economische waarde van een overgenomen leaseauto) mee.
- Zijn alle looncomponenten correct meegenomen, zoals overwerk, onkosten, eindejaarsuitkering of bonus?
- Voldoen alle betalingen en inhoudingen aan de wettelijke vereisten en houden die rekening met de belastingvrije voet?
Getuigschrift en postcontractuele bepalingen
De werknemer heeft recht op een getuigschrift als hij hierom vraagt. Controleer daarnaast of de werknemer is geïnformeerd over zijn verplichtingen op grond van postcontractuele bedingen, zoals:
- concurrentie- en relatiebeding;
- geheimhoudingsbeding;
- intellectueel eigendomsbeding;
- anti-ronselbeding;
- postcontractuele ziektebepaling.
Leg deze bevestiging schriftelijk vast, bijvoorbeeld in de bevestigingsbrief of beëindigingsovereenkomst.
Vrijstelling, overdracht en communicatie over vertrek
- Als sprake is van een positief vakantiesaldo, wil je dan dat de werknemer de openstaande vakantiedagen voor de einddatum opneemt?
- Hoe, aan wie en wanneer moet de werknemer het werk overdragen?
- Hoe en wanneer informeer je collega’s, klanten en relaties over het vertrek?
- Heb je de werknemer zijn LinkedIn-pagina laten aanpassen?
- Heb je volmachten beëindigd en, waar van toepassing, uitgeschreven?
- Heb je een afscheidscadeau/afscheidsborrel georganiseerd, als dat van toepassing is?
Bedrijfseigendommen en toegangssystemen
- Heeft de werknemer nog bedrijfsspullen in zijn bezit en wanneer moet hij die inleveren? Denk hierbij aan:
- toegangspas, sleutels;
- bedrijfsauto/lease-auto en bijbehoren;
- telefoon, laptop, computer, printer;
- dossiers, bedrijfsgegevens, informatiedragers;
- werkkleding, gereedschappen.
- Heb je de toegang tot de systemen afgesloten?
- Heb je de bewaartermijnen van personeelsdossier/personeelsgegevens geagendeerd?
Afmelden
- Heb je de uitdiensttreding gemeld bij alle relevante personen/instanties? Denk hierbij aan:
- systeembeheerder;
- loonadministratie;
- Belastingdienst;
- arbodienst;
- pensioenfonds;
- UWV;
- personeelsinformatiesysteem;
- sociale fondsen, opleidingsinstanties;
- verzekeringen;
- bedrijfsvereniging;
- leasemaatschappij;
- Heb je lidmaatschappen en abonnementen opgezegd?
Zieke werknemer
Heb je, als dat van toepassing is, de zieke werknemer ziek uit dienst gemeld bij UWV en het re-integratieverslag overlegd?
Exitgesprek en evaluatie
Het voeren van een exitgesprek met de (vrijwillig) vertrekkende werknemer kan een nuttig hulpmiddel zijn om inzicht te krijgen in de beweegredenen van de werknemer om te vertrekken. Ook maak je hiermee inzichtelijk of hier voor de werkgever nog kansen liggen ter verbetering. Als alternatief kun je de werknemer een exitformulier laten invullen.
Als de arbeidsovereenkomst eindigt met wederzijds goedvinden, dan moet je de afspraken die zijn gemaakt over de (voorwaarden van) beëindiging van het dienstverband vastleggen in een beëindigingsovereenkomst (vaststellingsovereenkomst). Is er een beëindigingsvergoeding afgesproken en zijn er bijzondere afspraken gemaakt over de wijze van uitbetaling, dan moet je dit meenemen in de brief bij uitdiensttreding.
Hoe kan Sigma jou helpen?
In de huidige arbeidsmarkt is het belangrijk om je te onderscheiden als een aantrekkelijke werkgever, die zijn zaken goed voor elkaar heeft. De HR-adviseurs van Sigma kunnen daar een rol bij spelen. Op onze pagina HR-advies lees je waar Sigma je bij kan helpen.