1. Hoofdregel: de werknemer bepaalt
In principe geldt: je moet de vakantie vaststellen zoals je werknemer dat wil. De werknemer bepaalt dus zelf of, wanneer en hoe lang hij of zij op vakantie wil.
2. Wanneer mag je een vakantieaanvraag weigeren?
Je mag een vakantieaanvraag alleen weigeren als het verlof tot een ernstige verstoring van de bedrijfsvoering leidt, die je niet op een andere manier kunt opvangen. Denk bijvoorbeeld aan onderbezetting in een cruciale/drukke periode. Let op: je moet binnen twee weken na de aanvraag reageren. Doe je dat niet? Dan is de vakantie automatisch goedgekeurd.
3. Duidelijke afspraken voorkomen gedoe
Om grip te houden op de planning kun je bepaalde afspraken maken met je team, bijvoorbeeld:
- Vakantie is niet mogelijk in drukke periodes
- Werknemers kunnen niet tegelijk met directe collega’s op vakantie
- Werknemers met schoolgaande kinderen krijgen voorrang in schoolvakanties
Leg deze afspraken vast in een vakantiereglement. Hiervoor heb je instemming van de ondernemingsraad (OR) nodig.
4. Flexibel omgaan met feestdagen
Overweeg een flexibel feestdagenbeleid. Steeds meer werknemers willen zelf bepalen of ze met officiële feestdagen vrij nemen. Je kunt medewerkers zelf laten kiezen om op een feestdag door te werken en later een vrije dag op te nemen.
5. Houd rekening met verval- en verjaringstermijnen
- Wettelijke vakantiedagen vervallen een half jaar na het opbouwjaar (dus op 1 juli van het volgende jaar).
- Bovenwettelijke vakantiedagen verjaren pas na vijf jaar.
Voor beide soorten dagen kun je afwijkende afspraken maken, zoals het verlengen van deze termijn. Alleen bovenwettelijke dagen mogen ook worden afgekocht.
Heb je een vraag over het afstemmen en inplannen van vakanties? Onze specialisten denken graag met je mee. Neem contact op met je contactpersoon bij Sigma.