Thuiswerken na corona: de aandachtspunten
Het thuiswerken biedt veel voordelen, maar uit diverse onderzoeken blijkt dat de behoefte aan face to face contact met collega’s ook sterk aanwezig is. Naar verwachting zal er bij veel bedrijven daarom worden gekozen voor een ‘hybride’ werkvorm, waarbij kantoordagen en werken vanuit huis elkaar afwisselen. Voor jou als werkgever is het van belang dat de processen en het (personeels-)beleid zijn ingericht op deze nieuwe manier van werken. Wat is er nodig om thuiswerken ook op de langere termijn tot een succes te maken? Wij zetten enkele aandachtpunten voor je op een rij.
Thuiswerkbeleid
Op het moment dat je als werkgever thuiswerken ook na corona wilt blijven ondersteunen is een goed thuiswerkbeleid van belang. Hierin worden afspraken en aandachtspunten opgenomen die belangrijk zijn bij het invoeren en vormgeven van het thuiswerken. Een dergelijke regeling kan worden opgenomen in een personeelshandboek of arbeidsvoorwaardenreglement. Let bij het vormgeven van het thuiswerkbeleid er wel op dat de ondernemingsraad (OR) instemmingsrecht heeft. Zorg dus dat je deze al in een vroeg stadium erbij betrekt. De OR weet immers goed wat werknemers belangrijk vinden en kan daarmee helpen om draagvlak voor het beleid te creëren. Als een werknemer gebruik wil maken van de thuiswerkregeling kan dit worden vastgelegd in een individuele thuiswerkovereenkomst. Door afspraken over het thuiswerken vast te leggen kunnen werkgever en werknemer elkaar aanspreken wanneer partijen zich niet aan de afspraken houden. Denk hierbij aan afspraken over bijvoorbeeld bereikbaarheid, maximale aantal thuiswerkuren en werkplekinrichting.
Aansprakelijkheid en arbonormen
Als werkgever ben je op grond van artikel 7:658 BW verplicht om zorg te dragen voor een veilige en gezonde werkomgeving. Deze zorgplicht stopt niet bij de werkplek op kantoor. Als werkgever moet je namelijk elke arbeidsplaats betrekken in je arbobeleid. Ook de thuiswerkplek valt dus onder deze wettelijke zorgplicht. Hierbij gaat het zowel om de fysieke als psychische gezondheid. Dit betekent dus dat je ook bij thuiswerken moet zorgen voor een werkplek die voldoet aan de arbonormen en is aangepast aan persoonlijke eigenschappen van de werknemer. De mate waarin je daar invulling aan kan geven is afhankelijk van wat redelijkerwijs gevergd kan worden.
Belangrijk bij het inrichten van de werkplek is een goede positie van het beeldscherm en het op elkaar afstemmen van de stoel- en tafelhoogte zodat de armen een ontspannen houding aan kunnen nemen en voeten, bovenbenen en onderrug goed worden ondersteund.
Herziening vergoedingenstructuur
De intreding van het thuiswerken heeft consequenties voor allerlei (onkosten)vergoedingen en verstrekkingen. Werkgevers die ook na corona de mogelijkheid tot thuiswerken willen blijven bieden zullen daarom moeten overwegen welke vergoedingen zij aan werknemers willen (blijven) verstrekken. In het post-corona tijdperk zal opnieuw beoordeeld moeten worden of wordt voldaan aan de vereisten van de (vaste) reiskostenvergoeding. Bij twee thuiswerkdagen bij een vijfdaagse werkweek, kan de onbelaste vaste reiskostenvergoeding in de regel in stand blijven. De beleidsmatige vraag is echter of je dat als werkgever ook de reiskosten wilt (blijven) vergoeden op het moment dat de kilometers niet daadwerkelijk worden afgelegd. Een andere optie is om het deel van de vaste reiskostenvergoeding dat betrekking heeft op de ‘thuiswerkdagen’ uit te ruilen middels een cafetariaregeling. Een mooi voordeel voor de werkgever én de werknemer.
Een andere vergoeding waar door veel werkgevers naar wordt gekeken is de thuiswerkvergoeding. Het idee van deze vergoeding is dat het de extra kosten die een medewerker maakt als gevolg van het thuiswerken (voor een deel) dekt. In de praktijk zien we dat veel werkgevers zich voor deze vergoeding aansluiten op het door het Nibud berekende bedrag van € 2 per dag. Let er wel op dat enkel een verwijzing naar het Nibud voor de Belastingdienst niet voldoende is voor de onderbouwing van de thuiswerkvergoeding. Daarnaast is het belangrijk om ook goed in beeld te hebben wat voor kosten je als werkgever wilt vergoeden en wat de fiscale duiding van die vergoedingen is. Zo kan een internetabonnement voor thuis gericht vrijgesteld en onbelast worden vergoed, terwijl een vergoeding voor koffie en thee thuis alleen onbelast kan worden vergoed door dit aan te wijzen in de vrije ruimte van de werkkostenregeling.
Tot slot stellen sommige werkgevers (noodzakelijke) voorzieningen, zoals een bureaustoel of een computerscherm, beschikbaar aan thuiswerkende werknemers. Onder voorwaarden kunnen dergelijke voorzieningen gericht vrijgesteld en onbelast aan de werknemer worden vergoed, verstrekt of ter beschikking worden gesteld. Inmiddels heeft de Belastingdienst ook aangegeven na te denken over een vrijstelling voor thuiswerken. Hoe die er precies uit zal zien is nog niet bekend. Onze verwachting is dat hier in maart 2021 meer over bekend zal worden gemaakt.
Samen (thuis)werken en leidinggeven
Om het thuiswerken ook op de langere termijn in goede banen te leiden zijn heldere werkprocessen en duidelijkheid in taakverdeling van belang. Het in kaart brengen en optimaliseren van deze processen zorgt ervoor dat medewerkers weten wat er van hen (en anderen) wordt verwacht en dat zij elkaar kunnen aanspreken op het moment dat dit niet goed verloopt. Naast de praktische aspecten moeten ook de sociaal-emotionele aspecten niet worden vergeten. Contact en interactie met collega’s zijn belangrijk om de onderlinge verbinding te behouden. Dit geldt ook voor het contact tussen medewerker en leidinggevende. De rol van een leidinggevende verandert in die van coach waarbij openheid, betrokkenheid en vertrouwen in de medewerker de basis vormen. De rol van de medewerker vraagt daarbij om voldoende verantwoordelijkheid en zelfstandigheid.
Thuiswerken na corona?
Blijven medewerkers binnen jouw bedrijf ook na corona (deels) thuiswerken? Een goede voorbereiding is belangrijk! Heb je vragen of wil je advies? Onze adviseurs denken graag met je mee om de processen, het personeelsbeleid en de vergoedingenstructuur binnen jouw organisatie aan te laten sluiten op de huidige en toekomstige ontwikkelingen. Neem gerust contact met op ons. We gaan graag met je in gesprek!