Wat komt er kijken bij het opzetten van een salarisstructuur?

Stap 1. Plan van aanpak

Het plan van aanpak bevat informatie over het doel van belonen, de eisen waaraan het beloningsbeleid moet voldoen, de betrokken functionarissen en eventuele externe adviseurs, de taakverdeling, het tijdspad en de kosten. De communicatie met de diverse partijen (werknemers, leidinggevenden, ondernemingsraad) kun je eveneens opnemen in het plan van aanpak.

Stap 2. Fundamentele keuzes

Maak een keuze voor het type salarisstructuur. Probeer bij de systeemkeuze zo veel mogelijk aan te sluiten bij de organisatiedoelen en de (beoogde) organisatiecultuur. Loonkosten zijn niet alleen een kostenpost, want door slim te belonen kun je ook organisatiedoelen bereiken. Denk bij de keuze voor een systeem ook aan randvoorwaarden als:

• Wat is er mogelijk binnen de geldende cao-bepalingen en de fiscale wet- en regelgeving?
• Is het systeem eenvoudig hanteerbaar?
• Is het systeem makkelijk te begrijpen en daardoor ook goed uit te leggen?

Probeer waar mogelijk ook te achterhalen wat de wensen en behoeften van werknemers zijn.

Stap 3. Communicatie

Een heldere communicatie over het doel, de werkwijze en het tijdspad zijn de sleutel tot het succes. Wanneer je dit onderdeel verwaarloost, is de kans reëel dat er onvoldoende acceptatie en draagvlak is binnen een organisatie. Hierna staat vermeld welke zaken je tijdens het traject minimaal moeten regelen:

• De invoering of aanpassing van de belonings- en functiewaarderingssystematiek is instemmingsplichtig (artikel 27 lid 1c WOR). Betrek en informeer de ondernemingsraad vroegtijdig in het proces. Dit betekent dat op het moment dat je besluit tot aanpassing of invoering van nieuw beloningsbeleid, je de ondernemingsraad moet betrekken bij en informeren over dit traject. Informeer deze vooraf in bijvoorbeeld een informeel overleg over het voornemen en het plan van aanpak. Bijkomend voordeel daarvan is dat eventuele knelpunten hierdoor ook duidelijk worden. Vervolgens kan je een instemmingsverzoek indienen. In dit verzoek staan doelen, actienemers, eventuele externe adviseurs, tijdspad enzovoort helder vermeld. Wanneer je gebruikmaakt van een adviesbureau, is het raadzaam dit ook te melden en hen eventueel een presentatie te laten verzorgen van bijvoorbeeld onderzoeksresultaten. Dit vergroot dikwijls de acceptatie.
• Informeer werknemers vroegtijdig over de plannen, het doel, het tijdspad en de gevolgen van de invoering. Vergeet niet om hen ook gedurende het traject te informeren. Dit vergroot het draagvlak voor de uitkomst. Informeer werknemers via nieuwsbrieven en/of de intranetsite. Maak verder eventueel gebruik van een klankbordgroep. Dit biedt de gelegenheid om de eigen ideeën over het beloningsbeleid bij de klankbordgroep te toetsen en brengt eventuele knelpunten aan het licht.
• Informeer ook leidinggevenden vroegtijdig over het doel, het tijdspad en de gevolgen van de invoering. Hierbij kan je ervoor kiezen om uitgebreidere informatie te verstrekken dan aan werknemers is verstrekt. Voordeel daarvan is dat het ‘hoe-en-waarom’ beter bekend is. Leidinggevenden kunnen eenvoudige vragen hierdoor zelf beantwoorden. Het is echter niet de bedoeling dat zij de rol van de HR-afdeling overnemen.

Openheid en transparantie zijn sleutelwoorden bij de communicatie. Zo voorkom je het gevoel dat de HR-afdeling iets in achterkamertjes regelt.

Stap 4. Ontwikkeling van de structuur

Uitgangspunt bij het opstellen of aanpassen van de structuur is het doel wat je met belonen wil bereiken. Op basis daarvan kan je keuzes maken in:

• de structuur: het aantal salarisgroepen, de groepsgrenzen, de onder- en bovengrens van salarisschalen, de omvang van de periodieken en de uitloopmogelijkheden buiten de schalen;
• de verhouding tussen vaste en variabele beloning en de vorm van de variabele beloning;
• de keuze welke grondslag je gebruikt bij de vaststelling van de individuele salarisverhoging;
• de verhouding tussen primaire, secundaire en tertiaire arbeidsvoorwaarden;
• de mate waarin je flexibele arbeidsvoorwaarden aanbiedt.

Om inzicht te krijgen in de marktconformiteit, kun je een adviesbureau een benchmark laten uitvoeren. Ditzelfde bureau kan mogelijk ook een hulpmiddel ontwikkelen om de financiële gevolgen van de aanpassingen of het nieuwe beleid door te rekenen.

Stap 5. Toetsing HR-instrumenten

Het nieuwe of herziene beloningsbeleid kan tot gevolg hebben dat je bestaande HR-instrumenten moet aanpassen of nieuwe moet introduceren.

Voorbeeld
Op het moment dat je competentiebeloning introduceert, moet het competentiemanagement ook op orde zijn. Het beloningsbeleid neem je op in het personeelshandboek.

Stap 6. Besluitvorming

In deze stap besluit de directie over het door de HR-afdeling voorgestelde beloningsbeleid. Ook de ondernemingsraad verleent zijn instemming. Eén van de besluiten die je moet nemen, is hoe om te gaan met werknemers die in de structuur onderschalig zijn (het huidige salaris ligt onder het schaalminimum). Vaak gaan deze werknemers versneld, maar gefaseerd naar het schaalminimum. Een ander besluit is hoe om te gaan met werknemers die bovenschalig (het huidige salaris ligt boven het schaalmaximum) zijn in de structuur. Doorgaans kan je het bovenschalige salarisdeel bevriezen en het inschalige salarisdeel indexeren. In exceptionele gevallen (bijvoorbeeld bij extreme marktschaarste) kan het gebruik van een markttoeslag of persoonlijke toeslag in dit soort gevallen noodzakelijk zijn. Hierbij moet je een aantal aanvullende besluiten nemen: is de toeslag omkeerbaar en/of pensioengevend, bonusgevend?

Stap 7. Informeren werknemers en leidinggevenden

Maak het beloningsbeleid kenbaar aan de werknemers en leidinggevenden. Afhankelijk van de impact van de aanpassingen moet je individuele brieven verzenden of arbeidsovereenkomsten aanpassen. Ook moet je het nieuwe personeelshandboek verspreiden of publiceren op intranet. Bij zeer ingrijpende veranderingen kan je daarnaast kiezen voor plenaire bijeenkomsten waarin het management en de HR-afdeling het beleid introduceert. Tijdens deze bijeenkomsten licht het management het doel en het beleid toe. De HR-afdeling verzorgt de informatie over de ‘werking’ van het systeem.

Heb je advies nodig bij het opzetten van een salarisstructuur? Neem dan contact met ons op. Wij denken graag met je mee!