Nieuwe regels voor werken in meerdere EU-landen
Voor werknemers die structureel in twee of meer EU-lidstaten werken, worden de regels voor de vaststelling van de toepasselijke socialezekerheidswetgeving aangepast.
Een belangrijke wijziging is dat een vastgestelde socialezekerheidspositie voortaan maximaal 24 maanden geldig is. Na afloop van deze periode moet opnieuw worden beoordeeld welk socialezekerheidsstelsel van toepassing is. Werkgevers zullen daardoor vaker moeten controleren of de bestaande A1-verklaring nog aansluit bij de feitelijke werksituatie.
Daarnaast wordt een nieuwe regeling geïntroduceerd voor personen die buiten de Europese Unie wonen, maar binnen meerdere EU-lidstaten werkzaam zijn. Voor hen wordt een zogenoemde fictieve woonstaat vastgesteld: het EU-land waar het grootste deel van de werkzaamheden wordt verricht. Vanuit die fictieve woonstaat wordt vervolgens bepaald welke socialezekerheidswetgeving van toepassing is.
A1-verklaring voortaan vooraf aanvragen
Ook de procedure rond de A1-verklaring wordt aanzienlijk aangescherpt. De hoofdregel wordt dat werkgevers vóór aanvang van grensoverschrijdende werkzaamheden een aanvraag moeten indienen bij het bevoegde socialezekerheidsorgaan. Hiermee wordt de A1-verklaring steeds meer een compliance-instrument vooraf, in plaats van een document dat achteraf wordt geregeld.
Wanneer de A1-verklaring niet direct kan worden afgegeven, ontvangt de werkgever een officiële ontvangstbevestiging. Daarmee kan worden aangetoond dat tijdig aan de meldingsplicht is voldaan. Bovendien worden de relevante gegevens uitgewisseld met de bevoegde instantie van het werkland.
Let op bij korte werkzaamheden in het buitenland
Voor zakenreizen en zeer kortdurende werkzaamheden van maximaal drie opeenvolgende werkdagen binnen een periode van dertig dagen geldt in beginsel een uitzondering op de voorafgaande meldingsplicht.
Voor de bouwsector ligt dat anders. Werkzaamheden in de bouw, onderhoud, renovatie, sloop, schilderwerk, reiniging en diverse andere bouwgerelateerde activiteiten vallen niet onder deze uitzondering. Dat betekent dat ook voor zeer kortdurende werkzaamheden in een andere lidstaat vaak vooraf een A1-aanvraag noodzakelijk blijft.
Voor veel bouwbedrijven en technische dienstverleners kan dit aanzienlijke praktische gevolgen hebben. Een buitenlandse inzet van slechts enkele dagen betekent niet automatisch dat geen A1-verklaring nodig is.
Meer internationale controles
De nieuwe verordening versterkt daarnaast de samenwerking tussen de socialezekerheidsinstanties van de verschillende lidstaten. Wanneer het werkland twijfels heeft over de verstrekte gegevens of de feitelijke situatie, kunnen aanvullende vragen worden gesteld aan de instantie die de A1-verklaring heeft afgegeven. Hierdoor zal de controle op grensoverschrijdende arbeid intensiever worden.
Wat betekent dit voor werkgevers?
Hoewel de wijzigingen pas op 2 november 2028 in werking treden en overgangsrecht geldt voor bestaande situaties, is het voor werkgevers verstandig om hun processen rondom internationale tewerkstelling tijdig te evalueren. Vooral organisaties die werknemers detacheren of regelmatig in meerdere EU-landen laten werken, zullen vaker moeten controleren of de juiste socialezekerheidswetgeving wordt toegepast en tijdig de benodigde A1-verklaringen moeten aanvragen.
conclusie
De nieuwe Europese regels zorgen voor meer duidelijkheid, maar brengen ook extra administratieve verplichtingen met zich mee. Een tijdige beoordeling van grensoverschrijdende werkzaamheden en een correcte A1-procedure worden nog belangrijker om risico’s op naheffingen, boetes en discussies met buitenlandse autoriteiten te voorkomen.
Heeft je organisatie werknemers die in meerdere EU-landen werken of regelmatig in het buitenland worden ingezet? Jean-Pierre Hubregsen, specialist grensoverschrijdende werkzaamheden, jhubregsen@sigmapersoneel.nl telefonisch bereikbaar op het nummer 06-21267357 helpt je graag bij het beoordelen van de toepasselijke socialezekerheidspositie en de gevolgen van de nieuwe regelgeving.