Wat houdt de vrije ruimte in de WKR precies in?
In 2024 is de vrije ruimte over het fiscale loon tot en met €400.000 1,92%. Over het bedrag van de loonsom boven € 400.000 is de vrije ruimte dit jaar 1,18%. Dat is een potje dat een werkgever – naast het salaris – kan besteden aan extra’s voor werknemers. Sinds de invoering van de werkkostenregeling zijn er tal van mogelijkheden voor secundaire arbeidsvoorwaarden. Voorheen waren er een aantal vaste arbeidsvoorwaarden waar een werknemer aanspraak op kon maken als hij voldeed aan bepaalde voorwaarden van de Belastingdienst. Het bekendste voorbeeld is de fiets van de zaak. De WKR geeft de werkgever de mogelijkheid zelf te bepalen hoe het budget in de vrije ruimte wordt ingezet. Ook zijn er minder beperkingen en voorwaarden. Voorbeelden die werkgevers kunnen financieren vanuit die vrije ruime zijn een fiets- of fitnessregeling waarbij werknemers met belastingvoordeel kunnen sporten of fietsen.
Voorbeelden om de WKR in te zetten
Er zijn ontzettend veel mogelijkheden. Denk aan een extra vergoeding vanwege reiskosten (met de huidige benzineprijs geen overbodige luxe), het aanbieden van een weekendje weg en vergoeding van de kosten voor kinderopvang. Dit wordt in het kader van de werk-privébalans aangeboden. Ook ken ik werkgevers die medewerkers de kans geven binnen de WKR hun studieschuld af te lossen met een belastingvoordeel. Een aantrekkelijke arbeidsvoorwaarde om nieuwe medewerkers te trekken! Maar natuurlijk kan je het WKR-budget ook gebruiken voor een eindejaarsuitkering of dertiende maand of vanwege de aanschaf van een telefoon of laptop.
Zijn de mogelijkheden eindeloos?
Je kunt niet de ene medewerker enorme bedragen toespelen en de andere niet. Maar je kunt er wel creatief mee omgaan. Natuurlijk zijn er wel grenzen. De Belastingdienst heeft een gebruikelijkheidstoets werkkostenregeling die zij kunnen inzetten als ze twijfelen over de redelijkheid en billijkheid. De Belastingdienst vindt bijvoorbeeld een bedrag tot 2400 euro gebruikelijk. Bij bedragen boven die drempel is het mogelijk dat ze onderzoek doen.
Hoe verdeel je het bedrag uit die vrije ruimte?
Besteed het bedrag uit de vrije ruimte niet per werknemer, maar per thema waar je als HR aandacht aan wilt besteden. Het is een veelgemaakte fout om het budget per werknemer te verdelen. Ons advies: kijk naar het totaal beschikbare bedrag en gebruik het voor thema’s als vitaliteit en duurzame inzetbaarheid. Heb je 120.000 euro vrije ruimte? Verdeel dit budget dan voor projecten die passen bij duurzame inzetbaarheid, bijvoorbeeld 40.000 euro voor de fitnessregeling, 50.000 euro voor de fietsregeling en de overige 30.000 euro voor digitalisering. Werknemers kunnen deze producten dan met belastingvoordeel aanschaffen.
Veel van het werkkostenbudget blijft onbenut
Ik maak vaak mee dat werkgevers aantrekkelijke mogelijkheden bieden, maar dit eenmalig posten op het intranet. Dat is niet voldoende om werknemers goed te informeren. Geef minstens drie tot vier keer per jaar aan dat er budget beschikbaar is.
Ook merk ik dat HR en werkgevers bang zijn om het budget te overschrijven en brengen daarom allerlei beperkingen aan. Werknemers mogen bijvoorbeeld maar eens per drie jaar meedoen of als je al een fiets hebt, mag je niet ook nog eens fitnessen. Mijn advies: niet doen! Uit de praktijk blijkt dat het budget veel vaker niet dan wel wordt overschreden. Hierdoor worden werknemers eigenlijk tekort gedaan en ook als werkgever laat je een besparing op sociale lasten liggen.
Loop je rond met vragen over een juiste inzet van de WKR? Neem dan contact met ons op. Onze specialisten denken graag met je mee!