Je kunt het beleid tegen ongewenste omgangsvormen zelf beoordelen via de site zelfinspectie.nl. Hier vind je zelfinspectietools over ‘Pesten, Discriminatie en Seksuele intimidatie’ en ‘Agressie en Geweld door derden’. Na het invullen van de tools krijg je een overzicht van eventuele verbeterpunten met een uitleg daarbij.
1. Besteedt de RI&E voldoende aandacht aan ongewenste omgangsvormen?
Iedere werkgever moet een risico-inventarisatie en -evaluatie (RI&E) en een plan van aanpak maken. Daarin moet ook aandacht zijn voor de risico’s van ongewenste omgangsvormen. De RI&E moet een goed beeld geven van de feitelijke situatie en ook aandacht besteden aan bijzondere factoren, zoals werken buiten normale kantooruren.
Als uit de RI&E blijkt dat ongewenste omgangsvormen binnen de organisatie een knelpunt vormen, dan is een verdiepend RI&E-onderzoek naar ongewenste omgangsvormen vereist. Een enquête is daar een geschikt middel voor.
2. Zijn gedragsregels opgesteld voor onderlinge communicatie en omgang op de werkvloer?
De werkgever zorgt ervoor dat iedereen weet wat niet acceptabel is als het gaat om omgangsvormen tussen collega’s. Medewerkers horen ook te weten hoe te reageren op incidenten en hoe ze die kunnen melden.
In de gedragscode wordt beschreven:
- het doel van de gedragscode en mogelijke gevolgen van ongewenste omgangsvormen
- wat in het bedrijf op het gebied van ongewenste omgangsvormen wel en niet toegestaan is
- welke consequenties er verbonden zijn aan het overtreden van de regels
- hoe om te gaan met agressieve collega’s en bezoekers
- hoe incidenten moeten worden gemeld en aan wie
- hoe de opvang, nazorg en aangifte wordt geregeld
Breng leidinggevenden en medewerkers op de hoogte van de gedragscode, bijvoorbeeld tijdens een werkoverleg. Plaats de code ook op intranet of in de personeelsgids, en verwijs ernaar in het bedrijfsnoodplan.
3. Zijn huisregels voor derden opgesteld en bekendgemaakt?
In de huisregels is opgenomen wat binnen jouw organisatie wordt gehanteerd als algemeen geldende gedragsregels voor derden (klanten, leveranciers, bezoekers e.d.). Ook geven de huisregels helderheid in welke stappen bij overtreding worden ondernomen.
4. Worden incidenten door derden gemeld en geregistreerd?
Inzicht in de omvang en de ernst van ongewenste omgangsvormen kan alleen als je zicht hebt op de voorvallen. Zorg daarom voor een meldings- en registratieprocedure, waarbij alle incidenten – hoe klein ook – worden gemeld. Met behulp van een melding- en registratiesysteem wordt het eenvoudiger om preventieve maatregelen te treffen.
Let op: zo’n register is enkel voor derden. Voor interne incidenten geeft de vertrouwenspersoon jaarlijks aan directie en OR/PVT een geanonimiseerd overzicht van de aard van de meldingen die hij ontvangen heeft.
5. Zijn risicovolle werkplekken in kaart gebracht en verbeterd?
Als organisatie dien je zoveel als mogelijk te zorgen voor een veilige werkplek. Bedenk of bepaalde werkzaamheden of plekken in het bedrijf een verhoogd risico op agressief of gewelddadig gedrag met zich meebrengen. In dat geval wordt bij de inrichting van deze werkplekken (zo mogelijk) hiermee rekening gehouden of worden bouwkundige aanpassingen gedaan. Denk aan de volgende maatregelen:
- Een waarschuwingsalarm
- Zorg voor afscherming van de medewerker
- Zorg ervoor dat derden alleen toegang kunnen krijgen tot een bepaalde ruimte
- Uitsluitend onder begeleiding kunnen derden zich verder verplaatsen binnen het bedrijf
- Zorg voor voldoende verlichting en zicht op risicoplaatsen zoals de fietsenstalling
- Zorg voor cameratoezicht
- Beperk het overvalrisico bij de aanwezigheid van geld of waardevolle goederen
- Maak zo nodig afspraken over het veilig openen en sluiten van het bedrijfspand
6. Is minstens één onafhankelijke vertrouwenspersoon aangesteld en opgeleid?
Voor medewerkers die te maken hebben gekregen met ongewenst gedrag op het werk moet er minstens één vertrouwenspersoon beschikbaar zijn. Dat kan iemand in de eigen organisatie zijn of een externe vertrouwenspersoon. Bij voorkeur is minimaal één van hen een vrouw. Een vertrouwenspersoon heeft als centrale taak om een werknemer te ondersteunen na een incident op het gebied van ongewenste omgangsvormen. Afhankelijk van de wens van de betrokken werknemer kan de vertrouwenspersoon onder andere:
- een luisterend oor bieden
- advies geven over de aanpak van het probleem
- bemiddelen tussen de betrokken partijen
- de werknemer begeleiden bij het indienen van een officiële klacht
De taken, rol, verantwoordelijkheden en bevoegdheden van de vertrouwenspersoon zijn vastgelegd en bekendgemaakt in de organisatie. Ook is voor iedereen duidelijk hoe medewerkers een vertrouwenspersoon kunnen bereiken.
Een vertrouwenspersoon moet onafhankelijk zijn. Volgens de Nederlandse Arbeidsinspectie is een personeelsmanager of leidinggevende onvoldoende onafhankelijk. Goede opleiding is essentieel zodat de vertrouwenspersoon weet hoe hij moet handelen en valkuilen kan vermijden. Een vertrouwenspersoon moet het vertrouwen genieten van het personeel en goed bereikbaar zijn. Verder is het aan te bevelen dat de vertrouwenspersonen jaarlijks een geanonimiseerd verslag opstelt met een overzicht van de aangekaarte onderwerpen.
Het TNO heeft een wegwijzer Vertrouwenspersoon Ongewenste Omgangsvormen gepubliceerd. Dit is een praktische handleiding over de rol van vertrouwenspersonen bij het tegengaan van ongewenst gedrag op de werkvloer. Het doel van de Wegwijzer Vertrouwenspersoon Ongewenste Omgangsvormen is om een positieve bijdrage te leveren aan het creëren van een veilige werkomgeving.
7. Is er een effectieve klachtenregeling die bekend is onder alle medewerkers?
In een klachtenregeling wordt beschreven hoe een werknemer een klacht kan indienen na één of meer incidenten op het gebied van ongewenste omgangsvormen. Centraal in de klachtenregeling staat een klachtencommissie die als een ‘rechtbank’ de klacht behandelt. Dat doet zij onder meer door de klager, de aangeklaagde en eventuele getuigen te horen. Op grond hiervan verstrekt de klachtencommissie een onderbouwd advies aan de directie over de te nemen vervolgstappen. Het is zaak om een doordachte regeling op te stellen waarin de werkwijze van deze klachtencommissie zorgvuldig wordt beschreven.
Er zijn verschillende manieren om een klachtenregeling rond ongewenste omgangsvormen invulling te geven:
- De werkgever sluit zich aan bij een externe, gespecialiseerde klachtencommissie. Deze vorm is aan te bevelen voor organisaties waarin maar zelden een klacht over ongewenste omgangsvormen wordt ingediend.
- Er kan een interne klachtencommissie worden samengesteld. Dit op grond van een op te stellen klachtenreglement. Het opnemen van een jurist in de interne klachtencommissie is handig en ook de inschakeling van juridische expertise bij het opstellen van de klachtenregeling. Regelmatige opleiding van de leden is hier een vereiste.
In de klachtenregeling ongewenste omgangsvormen staat aangegeven:
- hoe medewerkers een klacht kunnen indienen
- wanneer een klacht ontvankelijk is
- hoe en binnen welke termijn een klacht in behandeling wordt genomen en wordt afgehandeld
- wat de rechten van de klager en de verdachte zijn
- hoe na afsluiting van de klachtbehandeling wordt teruggekoppeld aan de klager, de verdachte en aan de werkgever
- wie zitting heeft in de klachtencommissie en eventuele plaatsvervangers
- hoe de deskundigheid en onafhankelijkheid van de leden gewaarborgd is
- wat de voorzieningen zijn waarover de klachtencommissie kan beschikken
Breng alle medewerkers op de hoogte van de klachtenregeling.
8. Heeft de organisatie een procedure voor professionele opvang en nazorg van slachtoffers van ongewenst gedrag?
Een incident kan op korte of lange termijn leiden tot lichamelijke en psychische schade bij het slachtoffer. Daarom is in ernstige gevallen adequate opvang en nazorg nodig. De kaders voor opvang en nazorg zijn als volgt.
- De werkgever zorgt voor de mogelijkheid tot doorverwijzing naar geprofessionaliseerde traumaopvang.
- De nazorg moet binnen 72 uren nadat het incident heeft plaatsgevonden starten.
- Als de medewerker in eerste instantie aangeeft geen gebruik te willen maken van de nazorg herhaalt de werkgever zijn aanbod na twee weken.
- De leidinggevende of vertrouwenspersoon maakt zo mogelijk afspraken over de werkwijze waarop het contact tussen slachtoffer en dader hersteld of hervat wordt en wie dat begeleidt.
9. Gelden in je organisatie heldere regels over de aanpak van daders?
Als blijkt dat een klacht gegrond is, is er niet meer sprake van een verdachte, maar van een dader. In de regels moet duidelijk zijn welke sancties het bedrijf wanneer oplegt. En in welke gevallen aangifte wordt gedaan bij de politie.
10. Zijn de medewerkers doeltreffend voorgelicht over ongewenst gedrag en de maatregelen daartegen?
Goede voorlichting gaat specifiek in op de situatie van de medewerker, maakt de gedragsregels duidelijk, en ook wat te doen bij een incident. Herhaling van de voorlichting en registratie van deelname zijn daarbij belangrijk.
11. Zijn leidinggevenden voldoende voorgelicht en geïnstrueerd?
Leidinggevenden spelen een belangrijke rol bij incidenten op het gebied van ongewenste omgangsvormen. Adequaat reageren is van belang. Dat vergt alert zijn op soms onduidelijke signalen. Zaken op een goede manier ter sprake brengen kan erger voorkomen. Dat vraagt specifieke vaardigheden van de leidinggevende. Gerichte voorlichting en instructie zorgen ervoor dat leidinggevenden ongewenst gedrag herkennen en weten hoe ze moeten ingrijpen. Maar dat is nog niet genoeg. Er moet ook nagegaan worden of er daadwerkelijk wordt ingegrepen. Bij klachten door slachtoffers is het wijs om steeds de rol van de leidinggevende te beoordelen
12. Evalueer het beleid ongewenste omgangsvormen jaarlijks
Een evaluatie kan plaatsvinden door gesprekken met de OR, vertrouwenspersonen, HR en arbofunctionarissen. Of door gesprekken binnen teams. Doe je een mondelinge evaluatie? Zorg dan voor een schriftelijk verslag.
Zoals je hierboven kunt lezen heeft een beleid rondom ongewenste omgangsvormen heel wat voeten in de aarde. Wil je met één van onze specialisten sparren over het opstellen van een beleid dat werkt voor jouw organisatie? Neem dan contact met ons op.