Stap 1: Stel een werkgroep samen
Begin met het samenstellen van een kleine werkgroep die de RI&E voorbereidt en begeleidt. Vaak speelt de preventiemedewerker hierin een centrale rol, maar het is verstandig om ook andere betrokkenen aan te haken, zoals een leidinggevende, facilitair verantwoordelijke of een OR-lid. Een werkgroep zorgt niet alleen voor een betere kwaliteit van de RI&E, maar ook voor meer draagvlak binnen de organisatie.
Stap 2: Bepaal de aanpak
Voordat je start, is het belangrijk om vast te leggen hoe je de RI&E gaat uitvoeren. Denk daarbij aan de volgende vragen:
-
Voer je de RI&E zelf uit of besteed je deze uit?
Je kunt de RI&E laten uitvoeren door een arbodienst of externe specialist, maar je kunt dit ook zelf oppakken. Uitbesteden levert expertise op en bespaart interne tijd. Zelf uitvoeren vergroot vaak de betrokkenheid binnen de organisatie en sluit beter aan bij de dagelijkse praktijk.
-
Welk RI&E-instrument gebruik je?
Veel branches beschikken over een eigen RI&E-instrument dat is afgestemd op de risico’s binnen de sector. Controleer daarom eerst of er een branchespecifieke vragenlijst beschikbaar is. Is dat niet het geval, dan kun je gebruikmaken van een algemeen instrument en dit aanvullen met organisatie-specifieke aandachtspunten.
-
Hoe betrek je medewerkers en leidinggevenden bij de RI&E?
Medewerkers en leidinggevenden hebben vaak het beste zicht op risico’s binnen hun werkgebied. Betrek hen daarom actief bij het inventariseren van knelpunten en het bedenken van oplossingen. Dat kan bijvoorbeeld via werksessies, interviews of vragenlijsten.
-
Maak een realistische planning
Heb je meerdere locaties of verschillende soorten werkzaamheden? Dan kan het verstandig zijn om de RI&E gefaseerd uit te voeren. Stel in ieder geval vooraf een haalbaar tijdspad op, zodat de voortgang bewaakt kan worden.
Stap 3: Vraag instemming van de OR of PVT
De ondernemingsraad (OR) of personeelsvertegenwoordiging (PVT) heeft instemmingsrecht op de gekozen aanpak van de RI&E. Betrek hen daarom vroegtijdig bij het proces. Dat vergroot de kans op een soepel verloop en levert vaak waardevolle aanvullende inzichten op.
Stap 4: Inventarisatie en evaluatie
Nu begint het daadwerkelijke RI&E-onderzoek. Tijdens de inventarisatie breng je alle arbeidsrisico’s binnen de organisatie in beeld. Vervolgens beoordeel je hoe groot deze risico’s zijn en welke prioriteit ze krijgen.
Bij de volgende thema’s moet een verdiepend onderzoek/nadere inventarisatie komen, als ze een risico vormen in de eigen organisatie:
- gevaarlijke stoffen;
- biologische agentia;
- fysieke belasting;
- beeldschermwerk;
- geluid;
- trillingen;
- werkdruk;
- machineveiligheid;
- explosiegevaar;
- straling;
- persoonlijke beschermingsmiddelen;
- ongewenste omgangsvormen.
Als uit de RI&E blijkt dat een van deze thema’s risico’s oplevert, moet je vaak verdiepend onderzoek uitvoeren. De uitkomsten hiervan verwerk je vervolgens in het plan van aanpak.
Stap 5: Stel een plan van aanpak op
Een RI&E is pas waardevol als er ook daadwerkelijk iets gebeurt met de uitkomsten. Daarom hoort er altijd een plan van aanpak bij.
Hierin leg je vast:
- welke knelpunten er zijn;
- welke maatregelen je gaat nemen;
- wie verantwoordelijk is voor de uitvoering;
- wanneer acties worden opgepakt.
Kies daarbij voor een realistische planning. Niet ieder risico hoeft direct te worden opgelost. Richt je eerst op de belangrijkste aandachtspunten en verdeel overige verbeteringen over een langere periode. Zo blijft het plan uitvoerbaar en overzichtelijk.
Stap 6: Laat de RI&E toetsen
In de meeste gevallen moet je de RI&E laten toetsen door een gecertificeerde arbodeskundige. Welke deskundige het meest geschikt is, hangt af van de risico’s binnen jouw organisatie.
Denk bijvoorbeeld aan:
- een veiligheidskundige bij veiligheidsvraagstukken;
- een arbeidshygiënist bij blootstelling aan geluid of gevaarlijke stoffen;
- een arbeids- en organisatiedeskundige bij werkdruk of ongewenst gedrag.
De deskundige beoordeelt de RI&E, bezoekt vaak de organisatie en brengt een advies uit met eventuele verbeterpunten.
Werk je met maximaal 25 medewerkers én maak je gebruik van een erkend branche-instrument? Dan is toetsing in veel gevallen niet verplicht.
Stap 7: Leg de definitieve RI&E voor aan de OR of PVT
Nadat je het RI&E-rapport inclusief het plan van aanpak hebt aangepast aan de opmerkingen van de toetser, moet je het voorleggen aan de or of pvt. Ook hier geldt dat als je de medezeggenschap betrekt bij de totstandkoming van RI&E en plan van aanpak de kans groter is dat het instemmingstraject soepel verloopt. Het medezeggenschapsorgaan kan bijvoorbeeld met het instemmingsrecht in de hand aangeven dat je sommige knelpunten moeten toevoegen of er een concretere maatregel voor moet treffen of dat je de tijdsplanning moet aanpassen.
Stap 8: Aan de slag met de knelpunten
Als de RI&E en plan van aanpak definitief zijn vastgesteld is het tijd om aan de slag te gaan met de maatregelen die erin staan. Het is aan te bevelen dat de preventiemedewerker regelmatig, bijvoorbeeld tweemaal per jaar, de voortgang van de uitvoering van het plan van aanpak bespreekt met directie en or.
Een actuele RI&E helpt je niet alleen te voldoen aan wettelijke verplichtingen, maar draagt ook bij aan een veilige, gezonde en toekomstbestendige werkomgeving. Hulp nodig bij de RI&E? Neem vrijblijvend contact met ons op.