Wat is de WKR precies?
De werkkostenregeling (WKR) is een fiscale regeling voor werkgevers die het mogelijk maakt om bepaalde kosten onbelast te vergoeden of te verstrekken. In principe zijn vergoedingen, verstrekkingen en voorzieningen voor werknemers belast loon. Via de WKR kan dit onder voorwaarden onbelast aan de werknemer vergoed of verstrekt worden.
De regeling biedt daarmee mogelijkheden om medewerkers fiscaal aantrekkelijk iets extra’s te geven. Dat kan:
- via een gerichte vrijstelling
- via een nihilwaardering
- of door gebruik te maken van de vrije ruimte.
Welke route van toepassing is, bepaalt of een vergoeding onbelast kan worden verstrekt. Daarom is het belangrijk om vooraf goed te beoordelen onder welke categorie een vergoeding valt.
1. Gerichte vrijstellingen
De meest aantrekkelijke categorie binnen de WKR zijn de gerichte vrijstellingen. Deze vergoedingen mag je onder voorwaarden belastingvrij geven, zonder dat ze ten koste gaan van de vrije ruimte.
Veelgebruikte voorbeelden zijn:
- reiskostenvergoedingen;
- thuiswerkvergoedingen;
- opleidingen en cursussen;
- arbovoorzieningen;
- zakelijke maaltijden;
- verhuiskosten in specifieke situaties.
Juist omdat deze vergoedingen buiten de vrije ruimte vallen, is het verstandig om eerst te beoordelen of een vergoeding onder een gerichte vrijstelling kan worden gebracht.
2. Nihilwaarderingen
Sommige voorzieningen voor op de werkplek worden binnen de WKR gewaardeerd op nihil. Dat betekent dat ze, net als een gerichte vrijstelling, geen invloed hebben op de vrije ruimte en onbelast beschikbaar kunnen worden gesteld.
Voorbeelden van onbelast vergoeden via nihilwaardering zijn:
- koffie, thee en fruit op de werkplek;
- voorzieningen die nodig zijn om veilig en gezond te werken;
- bepaalde werkplekinrichtingen.
Ook deze categorie biedt mogelijkheden om medewerkers iets extra’s te bieden zonder fiscale gevolgen.
3. Vergoedingen via de vrije ruimte
Niet iedere vergoeding valt onder een gerichte vrijstelling of nihilwaardering. In dat geval kun je gebruikmaken van de vrije ruimte binnen de WKR. De vrije ruimte is een percentage van de totale fiscale loonsom van je organisatie en wordt ieder jaar opnieuw vastgesteld. Binnen deze ruimte kun je bepaalde vergoedingen en verstrekkingen onbelast aanwijzen als eindheffingsloon.
Denk bijvoorbeeld aan:
- een kerstpakket;
- een cadeaubon;
- een bijdrage voor een fiets;
- een sportabonnement;
- een personeelsfeest of teamuitje;
Zolang je binnen de beschikbare vrije ruimte blijft, zijn deze extra’s onbelast voor medewerkers. Overschrijd je de vrije ruimte, dan betaal je als werkgever een eindheffing over het meerdere. Daarom is het verstandig gedurende het jaar inzicht te houden in de beschikbare vrije ruimte.
Let op: gebruikelijkheidscriterium
Niet iedere vergoeding mag zomaar in de vrije ruimte worden ondergebracht. De Belastingdienst stelt als voorwaarde dat sprake moet zijn van een ‘gebruikelijke vergoeding’. Simpel gezegd: de vergoeding moet passen bij wat in vergelijkbare situaties gebruikelijk is. Een regulier kerstpakket of een bijdrage voor een fiets zal doorgaans geen probleem zijn, maar een uitzonderlijk hoog bedrag meestal wel. Daarnaast moeten de onbelaste vergoedingen vooraf als eindheffingsloon worden aangewezen en correct worden vastgelegd in je administratie.
Toepassing: uitruilen van loonbestanddelen
Een minder bekende, maar vaak interessante toepassing van de WKR is uitruil. Hierbij ruilt een medewerker een deel van het brutoloon om voor een netto vergoeding of verstrekking die binnen de WKR kan worden aangewezen.
Denk bijvoorbeeld aan een medewerker die een deel van het brutoloon inlevert voor een fiets. De medewerker profiteert van een netto belastingvoordeel, terwijl jij als werkgever minder werkgeverslasten betaalt doordat het brutoloon lager wordt. Het is hierbij wel belangrijk om de vrije ruimte in de gaten te houden. Bij overschrijding hiervan is 80% eindheffing van toepassing.
Ook bovenwettelijke vakantie-uren of vakantietoeslag kunnen in sommige situaties worden ingezet voor een dergelijke uitruil. Zo creëer je een aantrekkelijke arbeidsvoorwaarde én voorkom je bijvoorbeeld een oplopend saldo aan verlofuren.
onbelast vergoeden, Welke optie past het beste?
Welke route het meest voordelig is, hangt af van de vergoeding én van jouw situatie. Vaak begint dat met de vraag of een vergoeding onder een gerichte vrijstelling valt. Is dat niet het geval, dan kan de vrije ruimte uitkomst bieden. In sommige situaties levert daarbij een slimme uitruil van loonbestanddelen het meeste voordeel op.
In de praktijk blijkt dat veel werkgevers niet alle mogelijkheden van de WKR benutten. Daardoor blijft fiscaal voordeel onbenut en worden kansen gemist om medewerkers op een aantrekkelijke manier te belonen.
Met een goede inventarisatie krijg je inzicht in welke vergoedingen je al onbelast verstrekt, welke mogelijkheden nog onbenut zijn en hoe je de WKR optimaal kunt inzetten binnen jouw organisatie.
Vraag een gratis WKR-APK aan
Benut je de werkkostenregeling optimaal? Tijdens een gratis en vrijblijvend gesprek van 30 minuten spar je met een van onze adviseurs over de inrichting van de WKR binnen jouw organisatie. Zo krijg je inzicht in hoe je ervoor staat en of er risico’s of onbenutte kansen zijn. Vraag de WKR-APK nu gratis aan.
