Is een steekproef eenmalig?
Nee.
Wanneer werkzaamheden, functies of werkomstandigheden veranderen, moet worden beoordeeld of de bestaande vergoeding nog aansluit bij de werkelijkheid.
Denk bijvoorbeeld aan:
- hybride werken;
- structureel thuiswerken;
- gewijzigde functies;
- gewijzigde reispatronen;
- veranderingen in bedrijfsprocessen.
Ook zonder grote wijzigingen is het verstandig periodiek opnieuw een steekproef uit te voeren of een actualiteitscontrole te doen. Dit voorkomt discussies tijdens een controle door de Belastingdienst.
Wat bij ziekte of langdurige afwezigheid?
Werkgevers vergeten regelmatig om vaste kostenvergoedingen te beoordelen bij langdurige afwezigheid.
Fiscaal mag een vaste kostenvergoeding in beginsel nog ongewijzigd worden doorbetaald gedurende:
- de kalendermaand waarin de afwezigheid begint;
- plus de daaropvolgende kalendermaand.
Daarna moet worden bekeken welke kosten daadwerkelijk blijven doorlopen.
Variabele kosten
Kosten die direct verband houden met het verrichten van werkzaamheden vallen vaak weg tijdens langdurige ziekte of andere afwezigheid.
Denk aan:
- zakelijke ritten;
- parkeerkosten;
- representatiekosten;
- bezoekkosten.
Deze onderdelen van de vergoeding zullen doorgaans moeten worden aangepast of beëindigd.
Vaste kosten
Sommige kosten lopen ook tijdens ziekte of verlof door.
Voorbeelden zijn:
- internetverbindingen;
- abonnementen;
- bepaalde thuiswerkfaciliteiten.
Voor zover deze kosten daadwerkelijk blijven bestaan, kan een vergoeding daarvoor mogelijk worden voortgezet.
Kan een werkgever de vergoeding zomaar wijzigen?
Dat hangt af van de omstandigheden.
Wanneer een vaste kostenvergoeding onderdeel is geworden van de arbeidsvoorwaarden, kan deze niet altijd eenzijdig worden aangepast of beëindigd. Wanneer een vergoeding uitsluitend bedoeld is ter dekking van daadwerkelijk gemaakte kosten die niet langer worden gemaakt, zal wijziging of beëindiging in de praktijk vaak eenvoudiger verdedigbaar zijn dan bij een vergoeding met een beloningskarakter.
Daarbij kunnen onder meer een rol spelen:
- instemming van de werknemer;
- een schriftelijk eenzijdig wijzigingsbeding;
- het bestaan van een zwaarwegend bedrijfsbelang;
Een aanpassing is doorgaans beter verdedigbaar wanneer:
- de vergoeding niet langer aansluit bij de werkelijke kosten;
- werknemers structureel anders werken;
- thuiswerken sterk is toegenomen;
- fiscale regelgeving of een controle aanleiding geeft tot wijziging.
Een goede wijzigingsclausule in de arbeidsovereenkomst of het personeelshandboek verdient daarom aanbeveling.
Moet een vaste reiskostenvergoeding periodiek worden gecontroleerd?
Ja. Wanneer het werkpatroon wijzigt, bijvoorbeeld door thuiswerken, functiewijziging of een andere reisafstand, moet worden beoordeeld of de vergoeding nog aansluit bij de werkelijke reisbewegingen.