Treft dit één van je werknemers, dan komt al snel de vraag op: mag je vakantiedagen afboeken? Ben je verplicht het loon door te betalen? En mag je vakantiedagen in rekening brengen als een werknemer gestrand is?
Je mag niet zonder overleg met de werknemer vakantiedagen in rekening brengen. Wettelijk is het zo geregeld dat de werkgever de vakantie van de werknemer ‘overeenkomstig de wensen van de werknemer’ vaststelt. Dat betekent dat je officieel niet eenzijdig vakantiedagen van het tegoed van de werknemer mag afboeken als een werknemer niet is komen werken. Ook niet als de werknemer door externe omstandigheden, bijvoorbeeld een gesloten luchtruim, is verhinderd om terug te keren.
Moet je loon doorbetalen als een medewerker gestrand is?
Maar je bent ook niet verplicht het salaris door te betalen. Het uitgangspunt is: ‘geen arbeid, wel loon tenzij het niet-werken voor rekening van de werknemer moet komen’. Dit betekent dat als het risico voor het niet-werken bij de werknemer ligt, de werkgever geen loon hoeft te betalen over de uren/dagen dat de werknemer niet werkt. De bewijslast rust daarbij op de werkgever: hij moet aannemelijk maken dat de oorzaak van het niet-werken in de gegeven omstandigheden aan de werknemer valt toe te rekenen. Het lastige is wel dat dit geen zwart-witsituatie is en je per geval moet kijken bij wie het risico ligt.
Normaal gesproken wordt het missen van een vlucht of het niet kunnen terugkeren van vakantie gezien als een risico voor de werknemer. Ook al heeft de werknemer geen schuld en is het onmacht. Het sluiten van het luchtruim als gevolg van een militair conflict wordt waarschijnlijk niet op een andere manier bekeken.
Sterker nog, dit roept de aanvullende vraag op of deze ontwikkeling voorzienbaar was op het moment van vertrek. De voorzienbaarheid speelt namelijk ook een rol bij de risicoverdeling tussen werkgever en werknemer. Wanneer voor een land al een negatief reisadvies gold en het gebied als oranje of rood was aangemerkt, zal het risico doorgaans nog eerder bij de werknemer worden gelegd. In dat geval kun je betogen dat de werknemer bewust het risico heeft genomen door af te reizen naar een bestemming met verhoogde veiligheidsrisico’s. Een eventuele vertraging bij terugkeer ligt dan nóg meer in de risicosfeer van de werknemer.
Als werkgever ben je hoogstwaarschijnlijk niet verplicht om het salaris door te betalen. Dat neemt niet weg dat een werkgever ervoor kan kiezen om coulant te zijn. Vanuit goed werkgeverschap of praktische overwegingen kun je alsnog besluiten het loon (gedeeltelijk) door te betalen of bijvoorbeeld extra verlofdagen toe te staan. Dat is geen juridische verplichting, maar een beleidskeuze.
Belangrijk voor HR: blijf in gesprek
Als de werkgever besluit het salaris niet door te betalen, is wel het advies om met de werknemer in gesprek te blijven en te kijken naar een tussenoplossing. Bijvoorbeeld toch een opname van de vakantiedagen, want dat kan natuurlijk wel gewoon als de werknemer instemt. Andere mogelijkheden zijn het opnemen van onbetaald verlof, het later inhalen van de uren of het gebruik van adv- of tijd-voor-tijd-dagen. Ook deze oplossingen zijn alleen toegestaan als daar gezamenlijk overeenstemming over bestaat, dus een werkgever mag ze niet eenzijdig opleggen.
Heb je een afspraak gemaakt? Leg de afspraken wel duidelijk schriftelijk vast, zodat daarover op een later moment geen discussie kan ontstaan.
Kies voor duidelijkheid en leg dit soort regels vast in een personeelshandboek. Dit schept vooraf duidelijkheid, zodat je discussies achteraf kunt voorkomen. Onze HR-adviseurs helpen je graag bij het opstellen van een personeelshandboek voor jouw organisatie. Je leest er hier meer over.