Werkgevers mogen werknemers een reiskostenvergoeding geven voor woon-werkverkeer en zakelijke kilometers. Fiscaal geldt daarbij een duidelijke grens: tot € 0,23 per kilometer is de vergoeding onbelast (2026). Die regeling wordt in de praktijk breed toegepast en is voor veel werkgevers een vaste arbeidsvoorwaarde.
Voor de berekening van het aantal kilometers wordt uitgegaan van de meest gebruikelijke route. Dat hoeft niet per se de kortste route te zijn. Als het bijvoorbeeld logischer is om een paar kilometer om te rijden dan lang te wachten op een veerpont, dan is dat prima verdedigbaar.
Hoe zijn we bij een kilometervergoeding van € 0,23 uitgekomen?
Tot 2004 lag de onbelaste kilometervergoeding hoger, maar die zag toen ook op alle autokosten, inclusief vaste kosten. Sinds de verlaging in 2004 is de vergoeding bewust beperkt tot gemiddelde variabele kosten, zoals brandstof, parkeren en onderhoud.
Na jaren van stilstand is de vergoeding in 2023 en 2024 verhoogd naar € 0,23 per kilometer. Het kabinet gaf daarbij aan dat dit bedrag meer dan kostendekkend zou zijn en vooral bedoeld was om werkgevers te stimuleren een hogere vergoeding te geven. Uit recente evaluaties blijkt dat het kabinet geen aanleiding ziet om dit bedrag verder te verhogen.
Is € 0,23 per kilometer kostendekkend?
De Vereniging Zakelijke Rijders (VZR) vindt van niet. Volgens hen zouden de werkelijke kosten, afhankelijk van de auto, aanzienlijk hoger liggen. Hun berekeningen komen uit op bedragen tussen € 0,28 en € 0,51 per kilometer, waarbij zij ook deels vaste kosten meenemen.
Laat je die vaste kosten buiten beschouwing, dan kom je volgens VZR uit op lagere bedragen, grofweg tussen € 0,19 en € 0,30 per kilometer. Daarmee schuurt hun benadering echter met de visie van de wetgever, die de vergoeding juist uitsluitend bedoeld heeft voor variabele kosten.
Kijken we puur naar die variabele kosten, dan lijkt € 0,23 in veel gevallen wel redelijk. Bij een benzineprijs van € 2,10 per liter hoeft een auto iets meer dan 10 km per liter te rijden om de brandstofkosten te dekken. Bij een gemiddeld verbruik van 1:15 blijft er dan nog ruimte over voor onderhoud en andere variabele kosten.
Ook bij hogere brandstofprijzen blijft dat beeld grotendeels overeind. Elektrische auto’s hebben bovendien doorgaans lagere variabele kosten. Alles bij elkaar is het dus maar de vraag of een verhoging van de onbelaste vergoeding echt noodzakelijk is, zeker als je bedenkt dat dezelfde vergoeding ook geldt voor werknemers die fietsen of zelfs lopend naar het werk gaan.
Kunnen werkgevers meer dan € 0,23 vergoeden?
Ja, dat kan. Maar fiscaal aantrekkelijk is het niet altijd.
Een hogere vergoeding betekent in principe hogere kosten voor de werkgever. Dat kan budgetneutraal worden opgelost, bijvoorbeeld door de extra vergoeding te verrekenen met toekomstig loon, een bonus of de dertiende maand. Dat moet dan wel zorgvuldig worden afgesproken en vastgelegd.
Fiscaal wordt het pas interessant als er voldoende vrije ruimte in de WKR is. In de praktijk is die ruimte vaak beperkt. Is de vrije ruimte niet toereikend, dan geldt over het meerdere een eindheffing van 80%. Wil je het echt budgetneutraal houden, dan zou de werknemer dus niet alleen de extra vergoeding, maar ook die eindheffing moeten inleveren. Dat maakt de regeling al snel onaantrekkelijk, zeker gezien de extra administratieve lasten voor de werkgever.
