Sigma Personeelsdiensten

Reiskostenvergoeding verandert per 1 juli 2021

De coronacrisis heeft een grote impact op ons dagelijks leven, zo ook op het reisgedrag van medewerkers. Door het thuiswerkadvies is het woon-werkverkeer voor veel medewerkers verandert. Niet meer iedere dag in de auto, trein of op de fiets naar het werk, maar achter je bureau in huis. Vorig jaar werd besloten dat de vaste reiskostenvergoeding mocht doorlopen zoals die vóór de eerste lockdown in maart vastgesteld was. Vanaf 1 juli 2021 vervalt deze regeling. Hoe ga je daarmee om als werkgever?

Reisgedrag opnieuw in kaart brengen

In het kort uitgelegd: vanaf 1 juli 2021 mag een thuiswerkdag niet meer als een reisdag worden aangewezen. Er mag dan ook geen reiskostenvergoeding meer betaald worden over deze thuiswerkdag, wanneer de medewerker niet minstens 36 weken of 128 dagen naar kantoor reist. De reiskostenvergoeding moet op het nieuwe patroon worden aangepast en mag niet meer gebaseerd zijn op het reisgedrag van vóór de eerste lockdown: 16 maart 2020.

Wanneer wel reiskosten declareren?

Als een medewerker minimaal 36 weken of 128 dagen per jaar naar een vaste werkplek reist, dan mag de vaste reiskostenvergoeding vanaf 1 juli 2021 nog steeds onbelast uitbetaald worden. Is dat niet het geval? Dan moeten reiskosten uitbetaald worden op basis van nacalculatie of declaratie. Je betaalt dan enkel de dagen dat er echt gereisd is tot een maximaal bedrag van €0,19 per kilometer onbelast. In praktijk zal dit ervoor zorgen dat een vaste reiskostenvergoeding voor heel veel medewerkers zal vervallen, gezien de huidige omstandigheden en de onduidelijkheid daaromheen.

Reiskosten op nacalculatie

Bij reiskosten op nacalculatie geef je de medewerker iedere maand een vaste reiskostenvergoeding. Aan het einde van het jaar reken je op nacalculatie af op basis van de daadwerkelijk gereden kilometers.

Reiskosten declareren

Bij reiskosten op basis van declaratie geeft de medewerker per maand het aantal reisdagen door aan de werkgever. Zo ontvangt de medewerker gewoon een vaste reiskostenvergoeding per gedeclareerde reisdag.

We staan graag voor je klaar!

Heb je hulp nodig bij deze verandering van de reiskostenvergoeding? Neem dan contact op met jouw loonadviseur. We gaan graag met je in gesprek! Meer weten over alle steunmaatregelen pakket? Neem dan een kijkje op onze kennisbank.