Wat is de huidige wettelijke situatie?
Op dit moment is de maximale belastingvrije vergoeding voor woon-werkverkeer en zakelijke kilometers nog steeds € 0,23 per kilometer.
De aangekondigde verhoging naar € 0,25 is nog niet definitief en moet eerst worden vastgelegd in wetgeving en worden goedgekeurd door zowel de Tweede als Eerste Kamer.
Dat betekent concreet:
- Vergoedingen tot € 0,23 per kilometer zijn onbelast;
- Vergoedingen boven dit bedrag gelden fiscaal (nog) als belast loon, tenzij ze binnen de regels van de Werkkostenregeling (WKR) worden verwerkt.
Een directe verhoging naar € 0,25 zonder fiscale verwerking is op dit moment dus niet toegestaan.
geen verplichting tot vergoeding
Het is belangrijk om te benadrukken dat werkgevers niet per definitie wettelijk verplicht zijn om een reiskostenvergoeding toe te kennen of te verhogen. Of, en in welke mate, een vergoeding moet worden verstrekt, hangt af van hoe het beleid van de reiskostenvergoeding beschreven staat in:
- een toepasselijke cao;
- de individuele arbeidsovereenkomst; en/of
- het personeels- of huishoudelijk reglement.
Het is dus echt afhankelijk van de letterlijke verwoording hoe de reiskostenvergoeding toegepast dient te worden. Dit kan bijvoorbeeld verwoord zijn met een vast bedrag per kilometer (€ 0,23) of het volgen van de fiscale regeling (momenteel dus ook € 0,23). Omdat de € 0,25 per kilometer nog niet definitief is, zal dit momenteel in veel gevallen dus ook geen verplichting met zich meebrengen.
toch compenseren? dit zijn de veilige opties
Veel werkgevers willen hun medewerkers nu al tegemoetkomen in de hogere reiskosten. Dat kan, mits dit fiscaal zuiver gebeurt. De meest gebruikte aanpak is:
Vergoeden tot € 0,25 per kilometer, met onderscheid in fiscale behandeling
- € 0,23 per kilometer → onbelast
- € 0,02 per kilometer →
- belasten via het loon, óf
- onderbrengen in de vrije ruimte van de WKR
Hiermee blijf je binnen de huidige wet- en regelgeving en voorkom je fiscale risico’s.
tijdelijke regeling vraag om heldere communicatie
Belangrijk aandachtspunt is dat het gaat om een tijdelijke maatregel, vooruitlopend op mogelijke wetgeving. Het is essentieel dat u medewerkers hier ook duidelijk over informeert. Onder andere door vast te leggen dat:
- aan de aanvullende vergoeding geen blijvende rechten kunnen worden ontleend;
- de regeling wordt aangepast zodra de wetgeving definitief wordt gewijzigd;
- de aanvulling kan worden beëindigd of gewijzigd als het wetsvoorstel niet wordt aangenomen.
Heldere communicatie voorkomt misverstanden en discussies achteraf.
praktische verwerking in de salarisadministratie
Voor klanten van Sigma Personeelsdiensten zullen we de gemaakte keuze op de juiste manier verwerken in de salarisadministratie. Zo is er een aparte looncode beschikbaar gemaakt om de tijdelijke aanvulling van € 0,02 per kilometer correct te verwerken. Deze kan naast een bestaande kilometervergoeding of vaste reiskostenvergoeding worden gebruikt.
Bij vaste reiskostenvergoedingen wordt gewerkt met een gemiddelde berekening op basis van het aantal werkdagen per jaar, zodat ook hier de aanvulling fiscaal correct kan worden toegepast.
conclusie
De verhoging van de onbelaste kilometervergoeding naar € 0,25 lijkt nabij, maar is wettelijk nog niet rond. Wil je medewerkers nu al tegemoetkomen, dan kan dat – mits correct verwerkt en duidelijk gecommuniceerd.
Twijfel je over de juiste inrichting, fiscaliteit of communicatie richting medewerkers? Laat je dan goed adviseren, zodat je nu flexibel kunt handelen zonder later tegen verrassingen aan te lopen.
Heb je vragen over de (tijdelijke) verhoging van de kilometervergoeding of de verwerking daarvan binnen je organisatie? Neem gerust contact met ons op.