Sigma Personeelsdiensten

Een prettig en effectief verzuimgesprek voeren? Gebruik onze checklist

Is je werknemer regelmatig voor kortere periodes ziek? Dan is het belangrijk om de oorzaak te achterhalen. Spelen er op het werk bepaalde zaken of is er privé iets aan de hand? Om langdurend verzuim proberen te voorkomen is het belangrijk om te achterhalen waar het probleem ligt. Wil je er zeker van zijn dat je bij het voeren van een verzuimgesprek niets over het hoofd ziet? Gebruik dan onderstaande checklist.

Constatering van het soort verzuim

  • Een goede voorbereiding van het gesprek is essentieel
  • Bestudeer vooraf de verzuimgegevens
  • Is er sprake van veel / langdurig / frequent verzuim en wijkt dit af van de norm binnen het bedrijf?
  • Zijn er recent veranderingen opgetreden in het verzuim?
  • Zijn er bepaalde patronen te herkennen (steeds op maandag ziek bijvoorbeeld)
  • Ligt langdurig ziekteverzuim in de verwachting?
  • Heeft de bedrijfsarts vastgesteld wat de beperkingen en mogelijkheden zijn
  • Bedenk vooraf wat het doel en aanleiding is van het gesprek

Relatie verzuim-werksituatie

  • Neem als werkgever een open, niet aanvallende houding aan en geef de werknemer ruimte voor zijn verhaal
  • Benoem de aanleiding en doel van het gesprek (blijf bij de feiten, oordeel niet)
  • Overhandig de verzuimgegevens en benoem opvallende verzuimkenmerken
  • Omschrijf wat de gevolgen zijn van het verzuim voor het bedrijf, collega’s, werknemer
  • Vraag de werknemer om een reactie en naar zijn visie op het ziekteverzuim
  • Probeer te achterhalen of de oorzaak werkgerelateerd is, door te vragen hoe het werk en de samenwerking bevalt, of er op het werk zaken spelen waar hij over wil praten
  • Vraag de werknemer wat hij zelf als mogelijke oplossing ziet / kan doen?
  • Waar heeft de werknemer hulp bij nodig?
  • Wie onderneemt actie en wanneer?

Relatie verzuim-privésituatie

  • Probeer te achterhalen of de oorzaak van het verzuim (ook) privé gerelateerd is, door te vragen of er thuis zaken / problemen spelen waar hij tegenaan loopt en over wil praten
  • Vraag de werknemer wat hij zelf als mogelijke oplossing ziet / kan doen?
  • Kan de werknemer zelf actie ondernemen?
  • Is ondersteuning of hulp van derden wenselijk?
  • Welke externe partijen moeten worden ingeschakeld en wanneer?

Houding medewerker ten opzichte van verzuimpatroon

  • Indien werknemer niet een verklaring/oplossing weet, geef hem dan bedenktijd en maak een vervolgafspraak
  • Stem af of de acties en afspraken duidelijk zijn
  • Maak ook afspraken over wat collega’s te horen krijgen en wat niet
  • Plan een vervolggesprek
  • Maak een gespreksverslag en geef dit aan de werknemer