Sigma Personeelsdiensten

Benut de WKR zo goed en volledig mogelijk

De Werkkostenregeling (WKR) is gecompliceerd. Zo gecompliceerd dat sommige werkgevers besluiten er maar niets mee te doen. Onverstandig, vindt belastingadviseur Joanita de Pagter. Om dat duidelijk te maken, gebruikt ze een aansprekend voorbeeld. Een werkgever die een medewerker een bonus wil geven van 1000 euro, is 1300 euro kwijt als hij dit buiten de WKR doet, terwijl de werknemer, ná loonbelasting, slechts 500 euro ontvangt. Wie de bonus uitkeert onder de WKR, is mogelijk slechts 1000 euro kwijt en weet zeker dat de medewerker 1000 euro ontvangt. Overtuigd?

Hieronder vertelt belastingadviseur Joanita de Pagter meer over de WKR en de manier waarop zij ondernemers ondersteunt deze regeling zo goed mogelijk te benutten.  

Laatst werd ik uitgenodigd door een HR-manager van een middelgroot verpakkingsbedrijf. Bij het opnieuw inrichten van alle zaken op het gebied van HR wil ze ook de Werkkostenregeling tegen het licht houden. Ze vraagt zich af hoe haar werkgever deze benut en of er eventueel nog vrije ruimte beschikbaar is voor onbelaste vergoedingen, verstrekkingen en terbeschikkingstellingen voor de werknemers.

Nader kennismaken

Om een bedrijf goed te kunnen adviseren, is het belangrijk om te weten wat de bedrijfsactiviteiten zijn. Op basis daarvan start al een eerste denkproces: wat speelt daar, welke vergoedingen en verstrekkingen kunnen aan de orde zijn en is er een cao van kracht? Daarna ga ik met de HR-manager samenzitten om alles door te spreken. Aan bod komt onder andere hoe de administratie eruit ziet, welke grootboekrekeningen of kostenplaatsen er zijn die (mogelijk) betrekking hebben op de WKR, welke beloningsbestanddelen er zijn naast het salaris en wat er al binnen de WKR valt. We bespreken zoveel mogelijk: van veiligheidsschoenen tot de auto van de zaak, van een thuiswerkvergoeding tot de bos bloemen voor een jubilaris.

WKR Check

Vaak is niet helemaal duidelijk wat er met de WKR gedaan wordt. Zo ook hier. Daarom spreek ik af een WKR-check te doen. Dit betekent dat wij, met een geautomatiseerde steekproef, de digitale administratie nagaan. Aan de hand van een verzameling steekwoorden die een relatie kunnen hebben met de WKR lopen we zo snel en eenvoudig door de boekingen in een bepaalde periode. Kloppen de labels? Kunnen posten als gerichte vrijstelling worden opgenomen of komen ze ten laste van de vrije ruimte? Hebben de beloningsbestanddelen het juiste label? Is er een categorie binnen de WKR mogelijk of moet het beloningsbestanddeel toch onder de vrije ruimte komen?

Vormgeven aan personeelsbeleid

De WKR-Check maakt inzichtelijk welke beloningsbestanddelen er zijn, wat er wel of niet op de juiste manier geboekt wordt en welke vrije ruimte mogelijk nog beschikbaar is. Nu dit inzichtelijk is, kan de HR-manager ook bepalen op welke manier via de WKR kan worden gestuurd op het HR-beleid. Goed personeel is schaars én duur. Het is dus zaak om goed te bekijken wat je als werkgever wilt betalen, wat je kan betalen en hoe je ervoor kunt zorgen dat de werknemer daaraan zoveel mogelijk overhoudt. Vanzelfsprekend vergt dit een serieuze, beleidsmatige afweging.

Goed inregelen

Nadat de beleidskeuzes zijn gemaakt en duidelijk is welke vergoedingen, verstrekkingen en terbeschikkingstellingen aan de orde (kunnen) zijn, is het zaak dit zo goed mogelijk in te regelen. Ik adviseer regelmatig om te werken met enkele grootboekrekening, zodat op ieder moment inzichtelijk is hoeveel vrije ruimte benut dan wel beschikbaar is. Om ervoor te zorgen dat een werkgever hiermee zelf kan werken, regel ik de administratie in en stel ik een praktische handleiding op. Het doel is dat mijn hulp een eenmalig karakter heeft. Ik geef de werkgever voldoende handvatten om voortaan zelf jaarlijks de juiste keuzes te kunnen maken op het gebied van de WKR.