De Werkkostenregeling

De werkkostenregeling vervangt de regeling voor vrije vergoedingen en verstrekkingen en is sinds 1 januari 2015 verplicht voor elke werkgever. De werkkostenregeling geldt voor alle vergoedingen, verstrekkingen en ter beschikking gestelde voorzieningen die tot het loon uit tegenwoordige dienstbetrekking horen.

Vrije ruimte – eindheffing bij overschrijding

Alle vergoedingen en verstrekkingen zijn onbelast voorzover ze gezamenlijk het forfaitaire bedrag van 1,2% van de totale fiscale loonsom van de werkgever niet overschrijden. Dit is de vrije ruimte. Daarboven is de werkgever een eindheffing (dus werkgeversheffing) van 80% verschuldigd. Werkgevers en werknemers kunnen ervoor kiezen om deze resterende vergoedingen en verstrekkingen (inclusief btw!) in de vrije ruimte op te nemen, of hierover 'normale' loonheffing af te dragen. Afhankelijk van de hoogte van de loonsom van de werknemer kan de ‘normale’ loonheffing voordeliger zijn.

Gebruikelijkheidstoets

De werkkostenregeling kent naast de absolute grens van de vrije ruimte (2017: 1,2%) echter wel één belangrijke beperking, namelijk de gebruikelijkheidstoets. De gebruikelijkheidstoets houdt in dat de vergoedingen en verstrekkingen die een werkgever in de administratie opneemt als eindheffingsloon, niet meer dan 30% mogen afwijken van wat in vergelijkbare omstandigheden gebruikelijk is. Het bedrag dat boven de 30%-grens uitkomt, vormt belast loon voor de werknemer. Het zal duidelijk zijn dat de toepassing van gebruikelijkheidstoets een bron van discussie met de Belastingdienst kan worden binnen de werkkostenregeling. Het is aan de Belastingdienst om aannemelijk te maken, dat er sprake is van een ongebruikelijke situatie. Als de werkgever en de Belastingdienst er samen niet uitkomen, dan zal het uiteindelijk de fiscale rechter zijn die in concrete gevallen moet bepalen of de grens van 30% wel of niet overschreden wordt, dus of de Belastingdienst met succes het wapen van de gebruikelijkheidstoets heeft ingezet.

Noodzakelijkheidscriterium

Gereedschappen en computers, mobiele communicatiemiddelen en dergelijke zijn belastingvrij als ze onder het noodzakelijkheidscriterium vallen. Noodzakelijk betekent dat zonder de voorziening de dienstbetrekking niet goed kan worden uitgeoefend. Als een werknemer bijvoorbeeld een tablet in redelijkheid nodig heeft en hier feitelijk gebruik van maakt voor zijn of haar werkzaamheden is de tablet onbelast (valt niet in de vrije ruimte van de werkkostenregeling). Hierbij is van belang dat de tablet niet wordt verrekend met loon of vakantie-uren van de werknemer (uitruil of cafetariaregeling), maar voor rekening van de werkgever komt. Als de werknemer werkzaamheden verricht in de functie van bestuurder of commissaris van de inhoudingsplichtige dan geldt een verzwaarde bewijslast, de voorziening moet dan ook gebruikelijk zijn.

Vaste kostenvergoeding

Werkgevers mogen ook onder de werkkostenregeling een netto vaste kostenvergoeding uitbetalen aan hun werknemers. Voorafgaand moet een steekproefsgewijs onderzoek van drie maanden plaatsvinden ter onderbouwing van de vaste kostenvergoeding als het een nieuwe vaste kostenvergoeding betreft of een bestaande waarbij nog geen of langer geleden een steekproef plaatsvond. Zo niet, dan valt (een deel van) deze vergoeding in de vrije ruimte van 1,2%. De Belastingdienst heeft laten weten een kostenvergoeding van maximaal € 2.400 per persoon per jaar in ieder geval als gebruikelijk te beschouwen. Ditzelfde bedrag geldt voor een bonus.

Uitzonderingen die niet ten koste gaan van de vrije ruimte

Onder de werkkostenregeling vormt alles wat de werkgever aan de werknemer vergoedt of verstrekt in beginsel loon. Slechts een paar categorieën vallen hier niet onder: 1. intermediaire kosten; 2. kosten die gericht zijn vrijgesteld; 3. voorzieningen op de werkplek die op nihil gewaardeerd mogen worden; 4. bijzondere verstrekkingen, zoals een fruitmand en een rouwkrans. Al het andere dat de werkgever aan de werknemer betaalt, is dus wel loon. Sommige zaken hiervan zijn verplicht belast, zoals boetes, een woning en de auto van de zaak.


Sigma Personeelsdiensten ontzorgt u!

Wilt u een uitgebreidere toelichting op de werkkostenregeling? Neem dan contact op met één van onze loonadviseurs.

 

Sigma Personeelsdiensten Sigma Personeelsdiensten
ExtraNet  |  Realisatie: TiDi Graphics