Veelgestelde vragen door werkgevers

Bij elke vraag vindt u een beknopt antwoord. Raadpleeg altijd een loonadviseur van Sigma Personeelsdiensten voor een antwoord op maat voor uw bedrijf.

Indiensttreding nieuwe werknemer

» Een nieuwe werknemer: wat is er allemaal nodig voor het personeelsdossier?
Allereerst dient u uw werknemer te identificeren via vijf verplichte stappen:

1. De werknemer moet een origineel en geldig identiteitsbewijs tonen.
2. Is hij geen Nederlander, dan moet u controleren of hij hier wel mag werken.
3. U gaat na of het identiteitsbewijs niet vervalst is.
4. U gaat na of het identiteitsbewijs wel hoort bij de betreffende werknemer.
5. U bewaart een kopie van het identiteitsbewijs in uw administratie.

Vervolgens ontvangen wij graag het volgende:
- Een door de werknemer ingevulde en ondertekende loonbelastingverklaring. Controleer of uw werknemer vraag 2 heeft aangekruist;
- Een door u ingevuld informatieformulier nieuw personeel;
- Een kopie van het geldige identiteitsbewijs. Een rijbewijs is geen geldig identiteitsbewijs voor de loonadministratie. Hier kunt u lezen wat wel een geldig identiteitsbewijs voor de loonadministratie is. Het identiteitsbewijs moet geldig zijn op de datum van indiensttreding (mag niet verlopen zijn op de datum van indiensttreding);
- Een kopie van de (getekende) arbeidsovereenkomst.
» Een nieuwe werknemer: bij welke instanties moet mijn nieuwe werknemer aangemeld worden?

Via de digitale loonaangifte wordt de nieuwe werknemer automatisch aangemeld bij de Belastingdienst en het UWV.

Daarnaast is het ook van belang dat uw nieuwe werknemer wordt aangemeld bij diverse andere instanties. Hierbij kunt u denken aan uw bedrijfspensioenfonds, de Arbodienst, de ziekteverzuimverzekering en/of andere werknemersverzekeringen.

Indien u dit wenst kan Sigma Personeelsdiensten deze aanmeldingen voor u verzorgen.
» Welk salaris moet ik mijn werknemer betalen?

Hiervoor gelden twee minimum voorwaarden:

Het wettelijk minimumloon en de bepalingen uit de (eventueel) geldende CAO. Of er voor uw bedrijf een CAO van toepassing is, en welke CAO dit dan is, kunt u bij uw loonadviseur navragen.

De meeste CAO's kennen een functie indeling. Aan de hand van de werkzaamheden/ervaring/opleiding enzovoorts van uw werknemer deelt u de werknemer in de desbetreffende functie in. In de CAO zit een functieloon aan deze functie gekoppeld.

Uiteraard kan uw loonadviseur u helpen met het bepalen van het juiste brutosalaris voor uw werknemer.
» Mijn nieuwe werknemer is een stagiair(e). Waar moet ik op letten?
De benodigde formulieren voor een nieuwe werknemer (zie vraag 1) gelden ook voor stagiairs. In plaats van een kopie van de (getekende) arbeidsovereenkomst ontvangen we graag een kopie van de stageovereenkomst.

Vanuit sociaal verzekeringsrechtelijk en belastingrecht oogpunt moet de vraag beantwoord worden of er een echt of fictief dienstverband van toepassing is. Over het algemeen zijn de stagiairs niet in een echte dienstbetrekking werkzaam.

Maar als een stagiair werk doet net als uw overige werknemers tegen een reële beloning, bijvoorbeeld het minimum (jeugd)loon, is hij wel in echte dienstbetrekking. In dit geval gelden de gewone regels voor de loonheffingen. De stagiairs zijn verzekerd voor alle werknemersverzekeringen.

Als de stagiair wel een beloning ontvangt, maar dit is een veel lagere beloning dan het minimumloon, dan is er sprake van een fictieve dienstbetrekking. Deze stagiairs zijn wel verzekerd voor de Wet Wajong en voor de Ziektewet. Er hoeven voor deze stagiairs geen premies werknemersverzekeringen berekend te worden.

In alle gevallen waarin uw stagiair een beloning ontvangt, dient de stagiair in de salaris- administratie opgenomen te worden.

Als de stagiair de stagevergoeding niet zelf krijgt, hoeft u geen loonheffingen in te houden en te betalen, als tenminste wordt voldaan aan de volgende voorwaarden:
- De stagevergoeding wordt rechtstreeks aan de school of het stagefonds overgemaakt, met uitzondering van kostenvergoedingen.
- De school of het stagefonds geeft het stagegeld niet door aan de stagiair, maar gebruikt dit voor algemene schoolse activiteiten.
- De school of het stagefonds administreert de stagevergoedingen en de besteding daarvan.
- De stageverlener legt binnen 2 maanden na afloop van elk jaar de volgende gegevens vast: de naam, het adres en het BSN/sofinummer van de stagiair, de naam en het adres van de school of het stagefonds en het bedrag van de beloning. Hierbij vermeldt hij de datum en het nummer van het besluit waarop de regeling is gebaseerd: 14 december 2010, nr. DGB2010/2202M.

Arbeidsovereenkomst

» Kan ik een werknemer eerst op proef 'proberen'?

Nee, vanaf het eerste uur dat een werknemer voor u werkt is er formeel gezien al een dienstverband. Ook als u hier niets over vastlegt of afspreekt is er sprake van een dienstverband. Let op: als u niets schriftelijk vastlegt of mondeling afspreekt kan er zelfs sprake zijn van een arbeidsovereenkomst voor onbepaalde tijd.

Wij adviseren u om vanaf de aanvang van de werkzaamheden een schriftelijke arbeidsovereenkomst met uw werknemer aan te gaan. In deze arbeidsovereenkomst kunnen afspraken worden gemaakt over een eventuele proeftijd. Een proeftijd is alleen rechtsgeldig als die schriftelijk is overeengekomen.

Uw loonadviseur van Sigma Personeelsdiensten kan voor u een arbeidsovereenkomst op maat verzorgen.
» Wat is een proeftijd?

De proeftijd is de eerste periode van de arbeidsovereenkomst. Gedurende de proeftijd kunnen zowel werkgever als werknemer met onmiddellijke ingang de arbeidsovereenkomst beëindigen, zonder opzegtermijn. De werkgever heeft geen toestemming van UWV Werkbedrijf nodig. Ook de opzegverboden zijn gedurende de proeftijd niet van toepassing.
» Hoe lang mag een proeftijd zijn?
De wettelijke voorwaarden voor de proeftijd:
- Bij een arbeidsovereenkomst voor onbepaalde tijd bedraagt de proeftijd maximaal 2 maanden;
- Bij een arbeidsovereenkomst voor bepaalde tijd bedraagt de proeftijd
  a. 2 maanden, bij een periode van 2 jaar of langer;
  b. 1 maand in alle andere gevallen (bij CAO kan hiervan worden afgeweken, zowel langer als korter)
Overigens geldt altijd dat de proeftijd voor beide partijen even lang moet zijn. Een proeftijd is alleen rechtsgeldig als die schriftelijk is overeen gekomen. Niet voldoen aan deze voorwaarden betekent nietigheid (juridisch is er dan geen proeftijd). Het komt in de praktijk regelmatig voor dat een werkgever een beroep meent te doen op de proeftijd terwijl die nietig is.
» Wat nu als mijn werknemer ziek wordt tijdens de proeftijd?

Hoewel er een algemeen ontslagverbod geldt tijdens ziekte, geldt dit verbod niet tijdens de proeftijd. In principe kunt u uw werknemer dus ontslaan tijdens de proeftijd, ondanks de omstandigheid dat de werknemer ziek is.

Want u heeft onvoldoende beeld kunnen krijgen van de vaardigheden en de kennis en kunde van de werknemer, om het dienstverband na de proeftijd voort te zetten. De ziekte van de werknemer mag niet de reden van het ontslag binnen de proeftijd zijn.

Neem voor de juridische kant van de zaak altijd contact op met uw loonadviseur van Sigma Personeelsdiensten als u besluit om een zieke werknemer tijdens de proeftijd te ontslaan.
» Hoeveel arbeidsovereenkomsten voor bepaalde tijd kan ik mijn werknemer aanbieden?
Hier is geen eenduidig antwoord op te geven. Er gelden namelijk wettelijke regels waarvan bij CAO weer kan worden afgeweken.

Een tijdelijk contract gaat volgens de wet automatisch over in een vast dienstverband in 2 situaties:
- Na 3 tijdelijke arbeidscontracten, afgesloten binnen 3 maanden na elkaar, is het vierde contract automatisch een vaste aanstelling.
- Als tijdens het tweede of volgende contract de duur van 36 maanden wordt overschreden, verandert het tijdelijk contract op dat moment in een vast contract. De tijdelijke contracten moeten wel binnen een periode van maximaal 3 maanden na elkaar zijn afgesloten.
Voor jongeren tot 27 jaar kan er pas na vier contracten een vast contract ontstaan.

Het is mogelijk dat in een CAO afspraken gemaakt zijn die hiervan afwijken. Bijvoorbeeld een vaste aanstelling na 2 jaar of pas na 4 jaar. Een ander voorbeeld is dat er in de CAO is opgenomen dat er meer dan 3 tijdelijke arbeidsovereenkomsten mogelijk zijn.
» Wanneer eindigt een arbeidsovereenkomst?
De arbeidsovereenkomst met een werknemer kan op een aantal manieren eindigen. Welke regels gelden bij het eindigen van het dienstverband is afhankelijk van de manier waarop dit gebeurt.
- Einde van rechtswege
- Ontslag met wederzijds goedvinden
- Einde in proeftijd
- Opzegging
- Ontbindende voorwaarde
- Ontslag op staande voet
- Ontbinding door de rechter
- Collectief ontslag
- Overlijden van de werknemer
Wilt u weten met welke regels u rekening moet houden neem dan contact op met uw loonadviseur.

Vakantie en Verlof

» Hoeveel vakantiedagen hebben mijn werknemers?

Voor ieder jaar dat de werknemer op grond van een arbeidsovereenkomst werkzaam is heeft hij recht op minimaal viermaal de (overeengekomen) arbeidsduur per week. De opbouw van de vakantiedagen begint vanaf het in dienst treden (werkzaam worden) van de werknemer.

In veel CAO's wordt er een hoger recht op vakantie toegekend. Raadpleeg dus altijd uw loonadviseur of de geldende CAO voor de bepaling van de juiste vakantiedagen.

Werkt uw werknemer niet het gehele jaar of werkt uw werknemer parttime dan worden de vakantiedagen naar rato opgebouwd.
» Mogen mijn werknemers ook vakantiedagen meenemen naar volgend jaar?

Uw werknemer mag vakantiedagen meenemen naar het volgende kalenderjaar. Zo kan uw werknemer bijvoorbeeld sparen voor een langer verlof in de toekomst.

Een regeling dat niet opgenomen vakantiedagen aan het eind van het vakantiejaar (dat vaak het kalenderjaar is) vervallen is niet geldig. U kunt natuurlijk wel afspraken met uw werknemers maken over het opmaken van vakantiedagen voor het einde van het vakantiejaar.

Vakantie is bedoeld om uit te rusten van het werk. Dat kan alleen als uw werknemer zijn of haar vakantiedagen ook opneemt.
» Kunnen vakantiedagen vervallen?

Vakantiedagen verjaren (vervallen) pas na vijf kalenderjaren. Als een werknemer vakantiedagen opneemt, worden eerst de 'oude' dagen (dat zijn de dagen die van het vorige jaar zijn meegenomen) van het saldo afgeboekt. Wie gewoon af en toe vakantie opneemt, krijgt dus niet met verjaring van vakantiedagen te maken.
» Mijn werknemer is ziek, blijft hij wel vakantiedagen opbouwen?

Tijdens volledige uitval bij ziekte blijft de werknemer gewoon vakantiedagen opbouwen, totdat hij of zij een half jaar volledig ziek is geweest en niet heeft gewerkt. Vanaf dat moment telt alleen het laatste half jaar van volledig ziek zijn mee in de opbouw van vakantie-uren.

Voorbeeld: als een werknemer tien maanden volledig ziek is geweest en niet heeft gewerkt, bouwt hij alleen over de laatste zes maanden vakantie op. Dit geldt ook als hij meerdere keren ziek is geweest en tussendoor steeds minder dan een maand geheel of gedeeltelijk heeft gewerkt. Dan tellen de aparte ziekteperiodes samen als één periode van ziekteverlof en bouwt de werknemer alleen over de laatste zes maanden vakantie op.
» Mijn werkneemster is met zwangerschapsverlof, bouwt ze nu wel vakantiedagen op?

Tijdens het zwangerschaps- en bevallingsverlof blijft uw werkneemster gewoon volledig vakantie-uren opbouwen.
» Mijn werkneemster gaat met zwangerschapsverlof, wat moet er geregeld worden?

Vraag uw werkneemster wanneer zij met verlof wil gaan. Dit kan tussen de 6 en 4 weken vóór de vermoedelijke bevallingsdatum.

Bereken zelf met de rekenhulp van de Rijksoverheid, op basis van de vermoedelijke bevallingsdatum, wanneer het zwangerschapsverlof kan ingaan en wanneer het verlof eindigt. De zwangerschaps- en bevallingsuitkering duurt minimaal 16 weken. Als uw werkneemster later bevalt dan de uitgerekende datum, duurt de uitkering ook iets langer.

Vraag uw werkneemster ook om een zwangerschapsverklaring. U vraagt de zwangerschapsuitkering maximaal 4 en minimaal 2 weken voor de ingangsdatum van het verlof aan. Vraag uw werkneemster om een zwangerschapsverklaring. Dit is een formulier of brief waarin de vermoedelijke bevallingsdatum staat vermeld. Deze krijgt zij van haar verloskundige of arts.

Met de zwangerschapsverklaring en de ingangsdatum van het zwangerschapsverlof kunnen wij de zwangerschapsuitkering voor u aanvragen bij het UWV.
» Welke verlofvormen zijn er nog meer?
Werknemers mogen op basis van de Wet Arbeid en Zorg (WAZO) gebruik maken van verschillende verlofregelingen. In CAO's kunnen afwijkende regels zijn vastgelegd. Indien dat het geval is, geldt de regeling van de CAO en niet de WAZO. Naast de wettelijke en CAO-gebonden verlofregelingen kunt u ook individuele afspraken maken met werknemers.

De volgende verlofregelingen zijn opgenomen in de WAZO:
- zwangerschap en bevallingsverlof;
- kraamverlof voor de partner;
- calamiteiten en kortverzuimverlof;
- ouderschapsverlof;
- kortdurend zorgverlof;
- langdurend zorgverlof;
- adoptieverlof/bindingsverlof;
- onbetaald verlof.
De loonadviseur van Sigma Personeelsdiensten kan u uitleggen welke vorm van toepassing is.
» Mijn werknemer gaat vaak naar de dokter en/of de tandarts. Is dit allemaal betaald verlof?

Iedereen moet wel eens naar een (huis)arts, tandarts, therapeut, verloskundige of polikliniek. Zo'n bezoek kan niet altijd buiten werktijd gepland worden. In de wet is niets geregeld over dit soort situaties. Als uitgangspunt kunt u als werkgever hanteren: gewoon vrij nemen en vakantie-uren inleveren, tenzij een CAO of uw eigen bedrijfsreglement iets anders regelen.

In sommige bedrijven mag dat op kosten van de baas. Uw werknemer hoeft dan geen vakantie-uren in te leveren.

Het calamiteitenverlof van de Wet arbeid en zorg is hier niet voor bedoeld, tenzij het om een echte noodsituatie gaat waarvoor geen uitstel mogelijk is.
» Is 5 mei (Bevrijdingsdag) een doorbetaalde vrije dag voor mijn personeel?

Bij Koninklijk Besluit van 24 september 1990 is 5 mei uitgeroepen tot een nationale feestdag. Maar dat betekent niet dat 5 mei automatisch een vrije dag is. Werkgevers en werknemers moeten hierover zelf een regeling treffen.

De CAO of uw arbeidsvoorwaarden regelt of 5 mei een betaalde vrije dag is. Als er in de CAO geen afspraken zijn gemaakt, of als uw bedrijfstak geen CAO heeft, beslist u als werkgever of uw personeel deze dag betaald vrij is.
In veel CAO's is vastgelegd dat werknemers alleen vrij zijn wanneer het een lustrumjaar is, zoals 2010, 2015 en 2020.

Raadpleeg dus altijd de van toepassing zijnde CAO of neem contact op met uw loonadviseur van Sigma Personeelsdiensten.
» Is Goede Vrijdag een doorbetaalde vrije dag voor mijn personeel?

Nee, je bent als ondernemer niet verplicht op Goede Vrijdag je werknemers vrij te geven.

Als er binnen uw bedrijf een CAO van toepassing is kijk dan altijd even na of er iets over Goede Vrijdag is opgenomen.

Auto van de zaak

» Mijn werknemer neemt een auto van de zaak mee naar huis. Moet er nu een bijtelling op het loon plaatsvinden?

Dat hoeft alleen als de werknemer privé voordeel heeft van deze situatie. Dat is het geval als uw werknemer de auto van de zaak voor privé ritten gebruikt en dit overschrijdt een aantal van 500 kilometer per jaar.

Hiermee is de kous echter niet af. Als uw werknemer geen privé voordeel heeft omdat hij minder dan 500 kilometer privé rijdt dan moet hij dat wel met overtuigend bewijs aan kunnen tonen. Zie ook de vraag 'Hoe kan mijn werknemer een bijtelling voorkomen?'.
» Hoe hoog is de bijtelling?

De hoogte van de bijtelling is in principe 25% van de cataloguswaarde (nieuwwaarde) van de auto. Afhankelijk van de CO2-uitstoot kan een lager bijtellingpercentage gelden (0%, 14% of 20%).

Voor auto's die meer dan 15 jaar geleden in gebruik zijn genomen geldt een afwijkend bijtellingspercentage van 35% over de economische waarde.
» Hoe kan mijn werknemer een bijtelling voorkomen?
Wanneer een werknemer minder dan 500 kilometer per jaar privé rijdt in een auto van de zaak hoeft de werkgever geen bedragen voor het privé-gebruik in te houden. Maar de werknemer moet wel overtuigend kunnen bewijzen dat hij zo weinig privé-gebruik heeft.

Het meest overtuigende bewijs is een sluitende rittenregistratie. Met een sluitende rittenregistratie kan de werknemer bewijzen dat hij niet meer dan 500 kilometer per kalenderjaar privé heeft gereden. De rittenregistratie moet het volgende vermelden:
- het merk, type en kenteken van de auto;
- de periode waarin de auto ter beschikking stond;
- de ritgegevens: Een rit is de enkele reisafstand om van de ene naar de andere plaats te komen. Er is sprake van een rit met een gemengd karakter als de werknemer tijdens de rit zowel zakelijke als privékilometers rijdt.
Voor elke rit moet de werknemer vermelden:
- de datum;
- de begin- en eindstand van de kilometerteller;
- het adres van vertrek en het aankomstadres. Als hij vanaf het werkadres naar een afspraak rijdt en daarna weer terug, moet hij de aankomst- en vertrekadressen van zowel de heen- als de terugreis noteren;
- de route die hij heeft gereden, als hij niet de meest gebruikelijke route heeft genomen;
- of het een privé-rit is of een zakelijke rit;
- de privé-omrijkilometers bij een rit met een gemengd karakter.
Zijn er meer gebruikers per auto, dan moet uit de kilometeradministratie (rittenstaat) blijken welke gebruiker de rit heeft gemaakt.

Als een werknemer de auto voor niet meer dan 500 kilometer per kalenderjaar voor privé-doeleinden gaat gebruiken, kan hij een Verklaring geen privé-gebruik auto aanvragen bij de Belastingdienst. Als de werkgever een afschrift heeft van deze verklaring, mag hij de bijtelling achterwege laten. Vraag dus altijd aan uw werknemer om een kopie van de ingestuurde verklaring en een kopie van de beschikking van de Belastingdienst. Deze beschikking volgt op de aanvraag van de werknemer. De beschikking wordt verstuurd naar het huisadres van de werknemer.

Achteraf moet de werknemer altijd overtuigend kunnen bewijzen aan de Belastingdienst dat hij met de auto niet meer dan 500 kilometer privé heeft gereden, bijvoorbeeld met een sluitende rittenregistratie.
Als hij het bewijs niet kan leveren, zal de Belastingdienst bij hem gaan naheffen. Het gaat dan om de verschuldigde loonbelasting/premie volksverzekeringen en de inkomensafhankelijke bijdrage Zorgverzekeringswet. De naheffing kan verhoogd worden met de verschuldigde heffingsrente en eventueel een boete.
» Mijn werknemer verandert van auto, moet er iets gebeuren?

Ja, de wijziging moet altijd aan Sigma Personeelsdiensten doorgegeven worden.

Rijdt de werknemer meer dan 500 privé kilometers per jaar en is er een bijtelling van toepassing dan moet de bijtelling gebaseerd worden op de cataloguswaarde van de nieuwe auto met ingang van de ingebruikname van de nieuwe auto.

Rijdt de werknemer minder dan 500 privé kilometers per jaar dan is er geen bijtelling van toepassing en heeft uw werknemer waarschijnlijk een verklaring van geen privé gebruik auto aangevraagd bij de Belastingdienst. De verklaring heeft een looptijd van onbepaalde duur. Als de omstandigheden waaronder de werknemer de verklaring heeft aangevraagd wijzigen, dan moet hij dat zo spoedig mogelijk melden aan de Belastingdienst. De verklaring kan dan worden herzien.

Met ingang van de ingebruikname van de nieuwe auto dient de werknemer een wijzigingsformulier in te sturen naar de Belastingdienst. Vraag altijd aan uw werknemer een kopie van het ingestuurde wijzigingsformulier.

Vergoedingen en verstrekkingen

» Mag ik een werknemer, naast zijn reguliere bruto salaris, ook nog een vaste onbelaste vergoeding geven?
Ja dat mag. Hier zijn wel altijd voorwaarden aan verbonden. Het onbelast vergoeden van kosten via een onkostenvergoeding maakt dikwijls een belangrijk onderdeel uit van de arbeidsvoorwaarden. Het verstrekken van een vaste kostenvergoeding is echter gehouden aan een aantal voorwaarden:
- de onkostenvergoeding moet in redelijke verhouding staan tot het doel waarvoor de onkostenvergoeding is toegekend;
- de kosten moeten daadwerkelijk zijn gemaakt wil er sprake zijn van een onkostenvergoeding;
- de onkostenvergoeding moet naar kostensoorten én per kostensoort naar omvang worden gespecificeerd.
Het vaststellen van de hoogte van de onkostenvergoeding kan worden bepaald op basis van gemiddeld door een groep werknemers te maken kosten.

Er moet duidelijk worden vastgelegd voor welke kosten de vaste onkostenvergoeding wordt gegeven en tot welke bedragen. Uiteraard kan er geen onkostenvergoeding worden verstrekt voor kosten die al op declaratiebasis worden vergoed.

Tot slot dient een steekproefsgewijs onderzoek ten grondslag te liggen aan de vaste onkostenvergoeding.

Onder de nieuwe werkkostenregeling is het mogelijk om zonder onderbouwing een vaste kostenvergoeding aan uw werknemers te betalen. Deze onkostenvergoeding zonder onderbouwing valt dan wel in uw vrije ruimte. Raadpleeg Sigma Personeelsdiensten voor meer informatie over dit onderwerp.
» Mag ik een werknemer, naast zijn normale bruto salaris, ook nog zaken verstrekken waar ik geen belasting over hoef te betalen?

In principe niet omdat de werknemer daar privé voordeel van geniet.

Maar er zijn een paar uitzonderingen als u uw werknemer iets verstrekt wat hij voor zijn werk nodig heeft. U kunt hierbij denken aan een mobiele telefoon omdat uw werknemer deze nodig heeft voor zijn werk, het beschikbaar stellen van werkkleding of het verlenen van een personeelskorting. Dit mag echter alleen onder bepaalde voorwaarden!

Neem contact op met een loonadviseur van Sigma Personeelsdiensten voor de huidige mogelijkheden en bijbehorende voorwaarden.
» Mijn werknemer komt met eigen vervoer naar zijn werk. Als ik mijn werknemer een vaste periodieke woning werk vergoeding geef, hoe hoog moet die dan zijn?
Aan werknemers met een vaste arbeidsplaats mag u een vaste onbelaste reiskostenvergoeding geven. Of u dit ook verplicht bent zal in uw arbeidsvoorwaarden of CAO vermeld staan.

Bij het vaststellen van de vaste reiskostenvergoeding gelden de volgende uitgangspunten:
- U mag uitgaan van een maximale vergoeding van € 0,19 per kilometer (zowel héén als terug).
- U mag uitgaan van 214 reisdagen per kalenderjaar. Bij dit aantal is al rekening gehouden met dagen waarop niet wordt gereisd ten gevolge van bijvoorbeeld vakantie en ziekte.
- De werknemer reist op minstens 70% van de werkdagen (= 150 dagen) naar de vaste arbeidsplaats.
De regeling moet u naar evenredigheid toepassen of aanpassen indien:
- Uw werknemer op minder dan vijf dagen per week werkt.
- De dienstbetrekking begint of eindigt in de loop van het kalenderjaar.
- De reisafstand wijzigt.
Bijvoorbeeld:
De enkele reisafstand is 12 kilometer. Uw werknemer werkt op 2 dagen per week. In dit geval is de maximale onbelaste vergoeding: 12 km x 2 (vice versa) x € 0,19 x 214 dagen = € 975,84 per jaar.
De maximale woning werkvergoeding per maand is dan € 81,32. Echter, omdat op 2 dagen per week wordt gewerkt is de vergoeding 2/5 van € 81,32 = € 32,52.

Arbeidsongeschiktheid van uw werknemer

» Wat is een wachtdag?

Het is wettelijk geregeld dat de werkgever, bij ziekte van de werknemer, de uitbetaling van het ziekengeld maximaal twee dagen mag opschorten. De werknemer ontvangt dan de eerste dag of de eerste twee dagen van ziekte, geen loon. Dit zijn wachtdagen. Dit moet wel schriftelijk worden overeengekomen in de individuele arbeidsovereenkomst of in de geldende CAO vermeld staan.

Is er een CAO van toepassing dan is het mogelijk dat er andere afspraken gelden.
» Mijn werknemer is arbeidsongeschikt, mag ik nu een wachtdag inhouden?

Ja dit mag mits dit schriftelijk vastgelegd is in de arbeidsovereenkomst of geldende CAO.

Nee dit mag niet voor een tweede keer als de werknemer binnen 4 weken opnieuw arbeidsongeschikt wordt.
» Mijn werknemer is arbeidsongeschikt, hoeveel salaris moet ik doorbetalen?

U als werkgever betaalt maximaal twee jaar lang het loon door van een arbeidsongeschikte werknemer. U dient volgens de wet tijdens de periode van arbeidsongeschiktheid in ieder geval zeventig procent van het loon door te betalen, eventueel na inhouding van 1 of 2 wachtdagen, met een ondergrens van het wettelijk minimumloon gedurende het eerste jaar.

Als er een CAO van toepassing is staan daar vaak de regels met betrekking tot de loondoorbetaling bij arbeidsongeschiktheid in. Controleer dus altijd of er CAO bepalingen van toepassing zijn.

Bij een werknemer met een tijdelijke arbeidsovereenkomst geldt de loondoorbetalingsverplichting tijdens de arbeidsongeschiktheid totdat de arbeidsovereenkomst van rechtswege afloopt.

Werknemer gaat uit dienst

» Waar moet ik rekening mee houden?
Bij het einde van de dienstbetrekking van uw werknemer dient onder andere rekening gehouden te worden met de volgende zaken:
- Hou rekening met een eventuele opzegtermijn;
- Laat uw werknemer het ontslag schriftelijk bevestigen of bevestig het ontslag zelf schriftelijk;
- Uitbetaling van de gereserveerde vakantietoeslag;
- Uitbetaling van het saldo aan vrije dagen;
- Afmelding bij instanties zoals het pensioenfonds of werknemersverzekeringen.
Hou daarnaast rekening met eventuele terugbetalingen in het kader van een studiekostenregeling of een personeelslening.
» Werknemer gaat uit dienst en is ziek, wat nu?

Eindigt het dienstverband van uw werknemer tijdens zijn ziekte?

Dan hoeft u het loon niet meer door te betalen. Geef op de laatste werkdag van uw zieke werknemer aan het UWV door dat hij ziek is. Uw werknemer kan dan mogelijk, zodra hij uit dienst is, een Ziektewet-uitkering krijgen van het UWV.

Werkkostenregeling

» Wat is in het kort de werkkostenregeling?

In het huidige regime kunt u alleen zaken vergoeden of verstrekken met een onderbouwing of de vergoedingen en verstrekkingen zijn gebonden aan tal van voorwaarden.

Sinds 1 januari 2011 geldt een nieuwe regeling: de werkkostenregeling. Door deze regeling kunt u maximaal 1,4% van uw totale fiscale loon (de 'vrije ruimte') besteden aan onbelaste vergoedingen en verstrekkingen voor uw werknemers. Daarnaast kunt u bepaalde zaken onbelast blijven vergoeden of verstrekken door gerichte vrijstellingen toe te passen.

Over het bedrag boven de vrije ruimte betaalt u loonbelasting in de vorm van een eindheffing van 80%.
» Wanneer gaat de werkkostenregeling in?

De werkkostenregeling komt in de plaats van de huidige regels voor vrije vergoedingen en verstrekkingen.

U bent nog niet verplicht gebruik te maken van de werkkostenregeling. Tot en met 2013 mag u ieder jaar opnieuw kiezen voor de werkkostenregeling of voor de oude regels voor vrije vergoedingen en verstrekkingen. Na 2013 geldt de werkkostenregeling voor alle werkgevers.
» Hoe werkt de vrije ruimte of het forfait?

De vrije ruimte is 1,4% van het totale fiscale loon van uw werknemers. Bij de berekening van de vrije ruimte mag u ook loon uit vroegere dienstbetrekking meenemen als dat loon minder dan 10% van het totale fiscale loon uitmaakt.

Als het totaal van de vergoedingen en verstrekkingen binnen uw bedrijf boven de vrije ruimte uitkomt, moet u over het meerdere 80% eindheffing betalen.
» Wanneer is de werkkostenregeling voor mij van toepassing?

De werkkostenregeling is altijd van toepassing. De keuze voor wel of geen werkkostenregeling moet u namelijk ieder jaar maken in de jaren 2011 tot en met 2013. Niets doen betekent dat u niet kiest voor de werkkostenregeling.

In dat geval blijven de huidige regels voor de vrije vergoedingen en verstrekkingen van kracht. Dit zou kunnen betekenen dat u voordeel laat liggen omdat u de vrije ruimte niet volledig benut.

Of u komt straks tijd tekort om uw arbeidsvoorwaarden nog aan te kunnen passen als u boven uw vrije ruimte uitkomt waardoor de verplichte deelname aan de werkkostenregeling in 2014 tot eindheffing van 80% zal leiden.

De keuze voor wel of geen werkkostenregeling maakt u aan de hand van een inventarisatie van al uw verstrekkingen en vergoedingen (in feite uw arbeidsvoorwaarden) die in de vrije ruimte vallen. Vervolgens vergelijkt u het totaal hiervan met uw vrije ruimte.

Dan heeft u een onderbouwing om een gefundeerde keuze te maken. Deze inventarisatie kunt u het beste maken met behulp van onze rekenmodule.
» Ik ga toch niet boven mijn vrije ruimte van 1,4% uitkomen. Moet ik dan iets doen?

Jazeker. Allereerst kunt u het beste een inventarisatie maken van al uw verstrekkingen en vergoedingen die in de vrije ruimte vallen. Er valt namelijk meer onder dan u in eerste instantie denkt. Vervolgens vergelijkt u het totaal hier van met uw vrije ruimte. Dan heeft u een onderbouwing om een gefundeerde keuze te maken. Deze inventarisatie kunt u het beste maken met behulp van onze rekenmodule. U krijgt dan een kant en klaar rapport op het ingevulde e-mailadres.

Heeft u uw keuze eenmaal bepaald dan dient u uw keuze door te geven aan ons. Uw keuze kan namelijk gevolgen hebben voor de loonaangifte die wij maandelijks voor u indienen.
» Ik lees vaak dat ik eerst een inventarisatie van mijn arbeidsvoorwaarden moet maken. Hoe kan ik dat het beste doen?

Om een gefundeerde keuze te kunnen maken kunt u inderdaad het beste uw vergoedingen en verstrekkingen op een rijtje zetten. Dit kunt u het beste doen door het jaartotaal per vergoeding of verstrekking uit uw administratie over te nemen in de rekenmodule.
» Wat valt er allemaal in de vrije ruimte van 1,4% en waar kan ik meer uitleg vinden over deze posten?

Op de pagina van de rekenmodule heeft u een mooi overzicht van veel voorkomende vergoedingen of verstrekkingen die in de vrije ruimte (onder het kopje "Algemeen forfait") vallen. Tevens ziet u in dit overzicht welke posten niet meetellen, dit zijn de nihilwaarderingen en de gerichte vrijstellingen.
» Zijn er nog meer vragen en antwoorden over de werkkostenregeling?

Jazeker, ook de Belastingdienst heeft een aantal veelgestelde vragen en bijbehorende antwoorden gepubliceerd.

Klik hier voor een overzicht.

Eigen risicodrager WGA

» Wat betekent eigen risicodrager voor de WGA worden?

WGA staat voor regeling Werkhervatting Gedeeltelijk Arbeidsgeschikten. Gedeeltelijk arbeidsongeschikten hebben recht op een WGA-uitkering. De uitkering wordt verstrekt op grond van de WIA (Wet Werk en Inkomen naar Arbeidsvermogen) en uitbetaald door het UWV (Uitvoeringsinstituut Werknemersverzekeringen).

Eigen risicodrager WGA komt erop neer dat de financiële WGA-verplichtingen van het UWV worden overgenomen. In ruil daarvoor krijgt de eigen risicodrager vrijstelling van betaling van de publieke gedifferentieerde WGA-premie. Daarnaast neemt de eigen risicodrager echter ook een aantal wettelijke verplichtingen van het UWV over.

De werkgever die eigen risicodrager wordt voor de WGA herverzekert dit risico bij een willekeurige verzekeringsmaatschappij.
» Op welke momenten kan ik eigen risicodrager worden?

Werkgevers kunnen er 2 keer per jaar (per 1 januari of per 1 juli) voor kiezen om het WGA Risico van de (ex-)werknemers voor eigen rekening te nemen. De aanvraag moet minimaal 3 maanden voor de beoogde ingangsdatum bij de Belastingdienst binnen zijn, dus uiterlijk 1 april respectievelijk 1 oktober van ieder jaar.
» De premie van de verzekeraar is goedkoper, altijd overstappen dus?
Veel werkgevers ontvangen brieven en e-mails van (assurantie)tussenpersonen, waarin zij worden gewezen op de forse stijging van de gedifferentieerde premie en dat het nú gunstig is om over te stappen naar eigenrisicodragerschap voor de WGA. Het is aan te bevelen zorgvuldig af te wegen of een overstap gewenst is. Een overstap is namelijk niet altijd zonder meer gunstig.

Hieronder geven wij een aantal aandachtspunten weer.
1. Voor de vaststelling van de gedifferentieerde premie in het publieke stelsel is een aantal parameters van belang. Iedere inhoudingsplichtige zal afhankelijk van individuele omstandigheden (zoals instroom WGA en verloop loonsom in de referentieperiode) een berekening moeten (laten) maken, om vast te kunnen stellen of de overstap naar het private stelsel voordeliger is;
2. Verder is het ziekteverzuim van belang. Heeft de onderneming op het moment dat gekozen wordt voor het eigenrisicodragerschap een werknemer met een WGA-uitkering in dienst, dan komt de WGA-uitkering maximaal tien jaar voor rekening van die inhoudingsplichtige. Dit geldt ook voor een werknemer die ziek is en later in de WGA terechtkomt.
Er zijn gevallen bekend van bedrijven die in de problemen zijn gekomen omdat er geen of onvoldoende onderzoek was gedaan, met als gevolg dat eigenrisicodragerschap toch nadelige consequenties bleek te hebben. Vooral in economisch moeilijke tijden is dat niet gewenst!

Wij zijn u desgewenst graag van dienst met het maken van een weloverwogen keuze. Daarnaast kan het ook zinvol zijn om op het gebied van premies werknemersverzekeringen te kijken of u met uw onderneming in de juiste sector bent ingedeeld en of er nog premiebesparing te behalen valt met controle van de WGA-beschikkingen.

Afdrachtvermindering en premiekorting

» Wat is afdrachtvermindering?
Voor bepaalde groepen werknemers (bijvoorbeeld BOL- of BBL-leerlingen) heeft de overheid maatregelen getroffen om de loonkosten te verlagen. Dit zijn kortingen op de af te dragen loonbelasting/premie volksverzekeringen: de zogenoemde afdrachtverminderingen.

Uw werknemer merkt daar zelf niets van; u houdt namelijk het normale bedrag aan loonbelasting/premie volksverzekeringen in. Als werkgever hebt u daar het voordeel van, want u hoeft minder loonbelasting/premie volksverzekeringen af te dragen.

U kunt recht hebben op de volgende afdrachtverminderingen:
Denkt u in aanmerking te komen voor een afdrachtvermindering? Neem dan contact op met uw loonadviseur van Sigma Personeelsdiensten.
» Welke kortingen en premievrijstellingen zijn er?
Werknemers van 50 jaar of ouder:

Heeft u werknemers in dienst die ouder zijn dan 50 jaar?
Of werknemers met een belemmering om zich op de arbeidsmarkt te begeven, bijvoorbeeld omdat zij (gedeeltelijk) arbeidsongeschikt zijn? Dan hebt u misschien recht op een korting op de premies werknemersverzekeringen of op een vrijstelling.

U kunt ook recht hebben op een vrijstelling als u een uitkeringsgerechtigde voor maximaal 6 weken in dienst neemt. En sinds 1 januari 2010 geldt ook een vrijstelling voor jongeren met een kleine baan.

U kunt recht hebben op de volgende premiekortingen of -vrijstellingen:
Werknemers jonger dan 50 jaar:

Neemt u voor ten minste 1 jaar een werknemer in dienst die jonger is dan 50 jaar en die direct, voordat hij bij u gaat werken, langer dan een jaar een werkloosheidsuitkering of een arbeidsongeschiktheidsuitkering kreeg? Dan hebt u misschien recht op een loonkostensubsidie van UWV. Deze loonkostensubsidie is per jaar maximaal 50% van het minimumloon.

Denkt u in aanmerking te komen voor een korting of een vrijstelling? Neem dan contact op met uw loonadviseur van Sigma Personeelsdiensten.

Zelfstandige Zonder Personeel (ZZP'er)

» Waar moeten wij op letten als we gebruik maken van een ZZP'er?

In de administratie dient een kopie van een geldig identiteitsbewijs (geen rijbewijs) aanwezig te zijn en een kopie van de VAR-verklaring.

Lees goed voor welke werkzaamheden de VAR-verklaring is afgegeven. Vallen de werkzaamheden niet onder de werkzaamheden vermeld op de VAR-verklaring, dan dient u als opdrachtgever zelf te toetsen of er sprake is van een dienstbetrekking.
» Wat is een VAR-verklaring?
Werkt u als opdrachtgever met bijvoorbeeld een zelfstandige zonder personeel (ZZP'er, ook wel freelancer genoemd), dan kan er onduidelijkheid zijn over de vraag of je als opdrachtgever loonheffingen moet inhouden en afdragen over de overeengekomen beloning.

De Verklaring arbeidsrelatie (VAR) geeft u als opdrachtgever en de ZZP'er hierover duidelijkheid. Er zijn 4 soorten VAR-verklaringen:
- VAR wuo (winst-uit-onderneming)
- VAR loon
- VAR row (resultaat uit overige werkzaamheden)
- VAR DGA (inkomsten uit werkzaamheden voor rekening en risico van uw vennootschap)
Hier vindt u meer informatie over bovengenoemde VAR-verklaringen.

Een VAR is maximaal 1 kalenderjaar geldig. De geldigheidstermijn gaat in aan het begin van het kalenderjaar.

Staat uw vraag er niet bij? Neem dan contact op met een loonadviseur via het contactformulier.