Dubbelportret Sigma, Online-Planning en Bakker Boer

De adviseurs naast de ondernemer

“Ons doel is de klant structureel tijd besparen.” Aan het woord is Peter Kornelis van Online-Planning. Hij realiseerde de koppeling van zijn online planningspakket met Nmbrs, de HR- en salarissoftware van Sigma Personeelsdiensten. “De grootste uitdaging was het afstemmen van de wensen van drie partijen en de technische mogelijkheden van twee programma's.” 

Joris Maljaars, consultant HRM-Online van Sigma Personeelsdiensten, is enthousiast over hetgeen nu voor Bakker Boer gerealiseerd is. “Tot voor kort waren de personeelsplanning en de salarisadministratie twee losstaande systemen. Dit betekende dat de onregelmatige uren van de vaste medewerkers, de uren van de oproepkrachten en alle mutaties handmatig moesten worden ingevoerd in Nmbrs. Hiermee zorgen onze salarisspecialisten vervolgens voor de juiste salarisverwerking. Met zoveel medewerkers, zoveel ploegenuren en oproepdiensten is dit tijdrovend en foutgevoelig. Juist omdat Bakker Boer zelf ook sterk inzet op efficiency, was het logisch om na te denken over een betere oplossing. Zéker omdat vrijwel alle informatie in een ander systeem beschikbaar was, namelijk de planning. Het is fijn dat Peter dit kon realiseren.”

Efficiënt en transparant
Door de koppeling van de pakketten volstaat het één keer invullen van gegevens. “Dit vergt wel een zekere mate van discipline van Bakker Boer. Immers, de informatie in het planningspakket moet kloppen, omdat hierop de salarisadministratie en – verwerking wordt gebaseerd. Als je dat eenmaal gewend bent, is de tijdwinst enorm. Zelfs mutaties, zoals verhuizingen of de gegevens van nieuwe medewerkers worden automatisch gesynchroniseerd”, vertelt Joris. “Ook voor de medewerkers is het prettig”, vult Peter aan. “Het planningssysteem is transparant. Iedereen kan zien welke uren en toeslagen er geregistreerd staan. Eventuele fouten kunnen nog vóór de definitieve verloning worden opgemerkt en gecorrigeerd.” 

Juiste afstemming
Joris is erg te spreken over de samenwerking met Peter. “De lijnen met hem zijn zeer kort. Hij is de eigenaar van Online-Planning, maar ook de IT-er. Geen lange wachttijden dus of drie keer doorverbinden. Dat werkt buitengewoon prettig.” Peter zelf is blij met de stap die hij met deze koppeling heeft kunnen zetten. “Ik verwacht dat we in toekomst het aantal functies kunnen uitbreiden. Verder zie ik het als een belangrijke investering in mijn bedrijf. We hebben nu een koppeling gemaakt met Nmbrs, maar dit is natuurlijk met veel systemen mogelijk. Technisch gezien is dit voor een IT-specialist niet echt ingewikkeld. De moeilijkheid zit vooral in het goed afstemmen van het doel en de keuzes die je maakt om daar te komen. Daarover moet iedereen het op voorhand  eens zijn.” 


 

De ondernemer naast de adviseurs

“We maken de administratie graag zo simpel mogelijk.” Sjoerd Boer vormt de vierde generatie die actief is in het familiebedrijf Bakker Boer in Goes. Ook zijn vader is nog werkzaam in het bedrijf en zelfs zijn grootouders zijn regelmatig op de werkvloer aanwezig. Bakker Boer startte in 1929. Recent is de bakkerij verhuisd naar bedrijventerrein De Poel. “Hiermee zijn we klaar voor de toekomst.”

De samenwerking met Schipper en Sigma Personeelsdiensten gaat tientallen jaren terug. Het is een relatie die min of meer onverwoestbaar is. Dat bleek ook toen het idee ontstond dat de verwerking van de salarissen sneller en efficiënter zou kunnen. “Zo maar overstappen naar andere partners doen wij niet. Veel beter is het om er samen uit te komen.”

Gegevens koppelen
De noodzaak om gegevens te koppelen, werd voor Bakker Boer steeds urgenter. “We zijn een mkb-bedrijf met circa 70 medewerkers. Naast de bakkerij hebben we vijf eigen winkels. Een zesde gaat binnenkort open. Het kantoorwerk vergt steeds meer tijd. En het is ingewikkeld in deze branche. Werkte iedereen gewoon van negen tot vijf, dan ging het nog wel. Maar we hebben bijvoorbeeld te maken met bakkers die ’s nachts werken en weekendhulpen die af en toe in de winkels meedraaien. Tot voor kort moesten we vanuit het planningsysteem, de informatie handmatig doorgeven in Nmbrs, de salarissoftware van Sigma. Dat kostte al gauw twee uur. Bovendien was de kans op fouten groot. Een typefout is zo gemaakt.”

Secuur bijhouden
Volgens Sjoerd is het slim om technologie voor je te laten werken. En dat is precies wat hij Sigma Personeelsdiensten en Online-Planning heeft gevraagd. “Tegenwoordig kan alles gekoppeld worden. Dus dit ook, was onze gedachte. De uiteindelijke realisatie van de koppeling is vooral verzorgd door Peter en Joris. We zijn voor een belangrijk deel in de luwte gehouden. Inmiddels is het operationeel en zijn we druk met optimaliseren. Daarnaast hebben we intern een belangrijk aandachtspunt, namelijk strak inzetten op het planningssysteem. Dit is immers de basis voor de salarisverwerking. Gelukkig kunnen medewerkers meekijken en fouten signaleren. Daarnaast hamer ik er bij de filiaalhouders op dat zij de uren secuur bijhouden. Want hoe beter het in het planningsysteem staat, hoe minder we hoeven controleren en hoe beter de salarisverwerking gaat.”

Mogelijkheden Nmbrs
Over de samenwerking met Sigma Personeelsdiensten en Online-Planning is Sjoerd ronduit tevreden. “Maar we zijn er nog niet. Zo wil ik Nmbrs verder gaan uitdiepen. Er zitten nog zo veel mogelijkheden in die we nu onbenut laten, dat ik daar graag meer over wil weten. Sigma zal me daar zeker weer bij begeleiden.”

 

 

Sigma Personeelsdiensten Sigma Personeelsdiensten
ExtraNet  |  Realisatie: TiDi Media